Правительство Москвы

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ НАРУЖНОЙ РЕКЛАМЫ, ИНФОРМАЦИИ И ОФОРМЛЕНИЯ ГОРОДА

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

“ГОРОДСКАЯ РЕКЛАМА И ИНФОРМАЦИЯ”

ПРИКАЗ

.Рисунок 6. Пример оформления герба муниципального образования [2]

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Этот реквизит изображают на бланках в соответствии с уставом или положением об организации. Эмблема - это своего рода герб ведомства. Изображение эмблемы и порядок её использования устанавливаются нормативными актами [15,16].

Порядок разработки, регистрации и использования товарных знаков (знаков обслуживания) установлен Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 “О знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товара” [15].

На бланке эмблема (товарный знак, знак обслуживания) может размещаться на верхнем поле документа или слева от наименования организации (рисунок 7).

Рисунок 7. Пример оформления товарного знака (знака обслуживания) [2].

Реквизит Эмблема (товарный знак, знак обслуживания) не изображают, в случае наличия реквизитов Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Федерации (муниципального образования) [1].

Наименование организации. Этот реквизит является одним из наиболее важных реквизитов бланка. Наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением). Наименование организации должно включать [1-4]:

• сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации, если она имеется;
• указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное учреждение, муниципальное унитарное предприятие и т.д.);
• собственное индивидуальное название организации;
• сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации (сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного);
• наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне [2].

Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наряду с русским языком второй государственный язык - национальный, все реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке - справа [1].

Код организации. Реквизит представляет собой код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Коды ОКПО присваиваются в соответствии с Положением о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторов [17].

Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ).

Код по ОКПО является цифровым и состоит из восьми знаков. В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах - в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне.

Код организации используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа [1, 17].

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ “О государственной регистрации юридических лиц” налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нём сведений утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно Закону “О государственной регистрации юридических лиц” и п. 8 Правил государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером юридического лица. Основной государственный регистрационный номер указывается, в том числе, во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием [18].

ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код.

ГОСТ Р 6.30-2003 выделяет ОГРН юридического' лица в качестве реквизита, однако ОГРН в полном значении этого слова реквизитом не является, так как указывается в составе справочных данных и только в бланках писем, так же как и реквизиты 4 и 6 - код организации по ОКПО и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учёт [1, 18].

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) - это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учёт налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 5, 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н, 47, 174 “Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчётно-платежных документов” [19].

HHH состоит из последовательности цифр и содержит следующие сведения:

• код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИHH(NNNN);
• порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);
• контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой Российской Федерации (С).

Налоговый орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на налоговый учёт.

Налоговый орган указывает ИНН во всех направляемых налогоплательщику уведомлениях. Каждый налогоплательщик указывает свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.

С 1 января 2000 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учёт (КПП). ИНН/КПП и в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 указывается в бланках писем в составе справочных данных об организации [1].

Справочные данные об организации. Этот реквизит является принадлежностью бланка письма. Он включает почтовый адрес, номера телефонов организации, код организации по Общероссийскому предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) и другие сведения по усмотрению организации, например код телекса, адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете и др [1-4].

Почтовый адрес организации в справочных данных бланка указывается в такой же последовательности, как и в реквизите “Адресат” [20].

Наименование вида документа. Реквизит присутствует в бланках конкретных видов документов. Наименование вида документа в бланке печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др.

В бланках писем наименование вида и разновидности письма не указывается.

Дата документа. В бланках документов, как правило, содержатся специальные отметки, указывающие место расположения этих реквизитов:

__________№___________

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты [1]:

• цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2003;
• словесно-цифровым способом: 05 апреля 2003 г.

Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности - год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.

Датой документа в зависимости от вида документа может быть:

- дата подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);

- дата утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);

- дата наступления события (в протоколах).

Такие служебные отметки как резолюции, визы, отметки о поступлении документа в организацию, о заверении копии, об исполнении документа и направлении его в дело и др.также содержат дату их оформления.

Регистрационный номер документа. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учёта и последующего поиска. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа [1].

Дата, регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки, указывающей место расположения реквизита:

На № __________ от ___________

Конкретные сведения заполняются при составлении ответа на поступившее письмо.

Место составления или издания документа. Реквизит имеется на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите “Справочные данные об организации”.

Место составления или издания документа указывается с учётом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения (например: Москва; г. Тверь; пос. Беляево Новосибирской обл. и т.п.).

Реквизит не оформляется, когда название территории, на которой располагается организация, входит в её официальное наименование, например: “Московский завод по обработке цветных металлов” Это положение не распространяется на случай создания документа не в месте нахождения организации.

В бланке документа указывается место нахождение филиалов, отделений или представительств организаций.

При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается по середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов - под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля [1].

Адресат. Реквизит используется при оформлении деловых писем, располагается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении [1].

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае реквизит “Адресат” оформляется следующим образом:

Генеральному директору ОАО “Пульс” Иванову Л.В.

Должность лица, которому адресован документ, и фамилию указывают в дательном падеже.

При оформлении реквизита “Адресат” обычно используются сокращенные наименования организаций.

Документ может быть адресован в организацию или в структурное подразделение. В этом случае наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

ЗАО “Сервис-центр”

или

Мосэнергосбыт Отдел обслуживания клиентов

Можно направлять документ руководителю структурного подразделения или конкретному работнику, например:

Управление МЧС по ЮЗАО г. Москвы Главному специалисту Сидорову С.К.

Письмо может иметь нескольких адресатов, одно письмо направляется не более чем в четыре адреса. В этом случае адресат в письме указывается обобщенно, например:

Администрации районов Псковской области

При наличии нескольких адресатов составляется список на рассылку, в нём должны быть отражены названия организаций, которым следует направить письмо и их адреса.

В состав реквизита “Адресат” может входить почтовый адрес:

НИТУ МИСиС Ленинский просп., 4, Москва, 109542

Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725, определяют следующий порядок написания элементов почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях [20]:

• наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество физического лица);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• название области, края, автономного округа (области), республики;
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту, Правительству Российской Федерации, в Конституционный Суд Российской Федерации и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.

Адресование документа физическому лицу выглядит следующим образом:

Рогозину И.П. ул. Фруктовая, д. 7, кв. 3, г. Видное, Ленинский р-н, Московская обл., 301264

Гриф утверждения документа. Часть документов становится юридически действительной только после их утверждения. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. В инструкции по делопроизводству каждой организации должен быть установлен перечень документов, подлежащих утверждению [1-4].

Утверждение документа может осуществляется различным образом:

- непосредственно руководителем (несколькими руководителями);

- распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа [1].

Утверждение документа руководителем:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО “Спецтранспорт” А.П.Шумило 12.08.2011

Если документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.

Документ может утверждаться распорядительным документом. В этом случае в грифе утверждения отражается наименования документа, в котором зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер. Слова в грифе утверждения должны быть согласованы (в роде, числе и падеже), например в инструкции [2]:

УТВЕРЖДЕНА, общим собранием акционеров (протокол от 15.07.2011 № 5)

или положении:

УТВЕРЖДЕНО Приказом ректора университета от 30.05.2011 № 83

Реквизит “Гриф утверждения” выравнивается по левому краю или центруется относительно самой длинной строки.

Резолюция. Оформляет поручение руководителя. В резолюции обязательно указываются:

- организации, подразделения или работники, ответственные за выполнение документов;

- характер исполнения документа;

- сроки исполнения документа.

Резолюция располагается на свободном месте в заголовочной части документа. Она может быть оформлена также на специальном бланке для резолюций. Обычно руководитель собственноручно наносит её на документ [1-4].

Состав резолюции:

- фамилия (фамилии) исполнителей;

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- подпись;

- дата.

Пример оформления резолюции:

Рыжковой Р.О., Семину К.С.

Прошу подготовить график выполнения планово-предупредительных ремонтов к 20.10.2011

10.10.2011

Указанный первым в резолюции исполнитель является ответственным за исполнение задания.

Допускается оформление резолюции на специальном бланке для резолюций (формат бумаги А6), который прилагается к документу.

Пример оформления резолюции на бланке [2]:

Заголовок к тексту. В заголовке отражается краткое содержание документа. Заголовок к тексту документа должен быть лаконичным и отвечать на вопрос “О чем?” или “Чего?”: Заголовок составляется ко всем деловым письмам (кроме писем на бланках формата А5) [1]. Примеры оформления заголовков:

В деловом письме:

“О сотрудничестве”;

В приказе:

“О создании комиссии по проверке управленческой деятельности”;

План работы кафедры ПЭ на 2010 -2011 учебный год;

Акт сдачи приемки продукции.

Заголовок составляется ко всем деловым письмам (исключение оставляют письма, имеющие небольшой объём, которые оформляются на бланках формата А5). Наличие заголовка упрощает процесс обработки документов и позволяет работнику службы ДОУ правильно определить траекторию работы с документом.

Отметка о контроле. Проставляется не на всех документах. Её наличие свидетельствует, что срок исполнения документа находится на контроле. Контроль обычно осуществляется службой ДОУ. Отметку размещают на верхнем поле документа с помощью штампа “Контроль” или красным карандашом (буква “К”) [1].

Текст. Текст документа - основной элемент документа. В нём отражается его содержание. В зависимости от вида документа и цели его составления определяется структура текста, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, текста-трафарета, анкеты или таблицы [1].

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф [2].

Тексты организационно-правовых документов (уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др.) обычно делятся на разделы (подразделы, пункты и подпункты). Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Нумерация отдельных составляющих текста осуществляется арабскими цифрами [2-4].

Тексты распорядительных документов состоят обычно из двух частей. В первой, констатирующей, части приводятся причины, основания, цели составления документа, во второй части - распорядительной - поручения [2].

В информационно-справочных документах (служебные письма, докладные и служебные записки, справки и др.) текст обычно имеет две-три взаимосвязанных смысловых частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, в заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации [2-4].

При ссылке в тексте документа на другой документ или нормативный, правовой акт указываются все выходные реквизиты ссылки [2]:

- наименование документа;

кем документ издан или утвержден;

дата и регистрационный номер документа или дата утверждения.

В распорядительных документах, в которых реализуется принцип единоначалия текст излагается от первого лица единственного числа [2-4]:

- “приказываю”;

-“предлагаю”;

- “прошу”).

В распорядительных документах, издаваемых коллегиально изложение идет от третьего лица единственного числа:

- “... коллегия постановляет...”;

- “...Собрание акционеров решило:..”).

Если документ подписывается руководителями двух или более организаций, текст излагают от первого лица множественного числа:

- “приказываем”;

- “решили”;

- “постановили”.

В протоколе текст излагается от третьего лица множественного числа:

- “слушали”;

- “выступили”;

- “постановили”.

В организационных документах (положения, инструкции), а также актах, справках изложение идет от третьего лица единственного или множественного числа;

- “кафедра осуществляет.......”;

- “подразделения реализуют.......”;

- “комиссия установила”).

В служебных письмах обычно используются обращения:

• от первого лица множественного числа (“просим Вас рассмотреть...”, “направляем на утверждение...”);
• от первого лица единственного числа (“считаю целесообразным...”, “прошу установить...”);
• от третьего лица единственного числа (“министерство не возражает...”, “главное управление считает возможным,..”).

Отметка о наличии приложения. Наиболее часто этот реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзаца. Если документ, являющийся приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют следующим образом [1-4]:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении, указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Копия Устава ОАО “Сигнал” на 10 л. в 1 экз.

2. Справка об экономическом состоянии предприятия на Зс. в 1 экз.

Если документ-приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Договор от 31.10.2011 № 17 и приложения к нему, всего на 25 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров (одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет):

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Инструкция отдела ДОУ “Электронная канцелярия” в 2 экз.

Если документ направляют в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

Иначе оформляются приложения к распорядительным документам. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы - положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки:... (приложение № 1);... (приложение № 2) или: согласно приложению № 1, в соответствии с приложением № 2 [2].

На приложениях в правом верхнем углу печатается слово “Приложение” (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу (распоряжению) или отдельному пункту документа относится приложение [1-4]:

Приложение № 2 к приказу генерального директора от 12 июля 2011 г. № 373

или

Приложение № 1 к п. 3 распоряжения председателя правления от 15 апреля 2011 г. № 36

Если приложением является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка:... (прилагается), а на самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия) [1,2]:

Генеральный директор

ЗАО “Инфомед” Н.А. Федоров

или

Генеральный директор Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность в подписи не указывают.

Служебный документ может подписываться несколькими лицами В этом случае подписи располагают одна под другой. Последовательность подписей соответствует иерархии должностей. Во-первых, идет должность вышестоящего работника, например:

Коммерческий директор А. А. Медунов

Главный бухгалтер К.П. Ложникова

Подписание документа несколькими лицами равных должностей предполагает расположение подписей на одном уровне (например при подписании договора):

Генеральный директор ООО “Радуга” К.М.Степанов

Президент компании ЗАО “Спецприбор” С.П.Мартов

Протоколы заседаний коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений) подписываются обычно председателем этого органа (или председательствующим на заседании) и секретарем (если нормативными правовыми актами не установлен иной способ подписания).

Документы, составленные комиссиями подписываются председателем и членами комиссии. Следует отметить, что при этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например [1-4]:

Председатель комиссии С.И.Калашков

Члены комиссии А.К. Арутюнова

Д.Т. Моврин

О.Б. Филиппов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица:

И.о. генерального директора А.В. Таркунов

При этом не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности [2].

Гриф согласования документа - реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другой организации и её согласии с содержанием документа. Гриф согласования может удостоверяться непосредственно подписью руководителя организации, проводившей экспертизу проекта документа, или указанием документа, в котором зафиксировано согласие организации с содержанием проекта документа. В зависимости от этого гриф согласования может оформляться одним из следующих способов [1-2]:

СОГЛАСОВАНО Директор Финансовой академии С.Л. Гришина 05.12.2011

Протокол заседания правления ОАО “Сервис” от 07.12.2011 №10 СОГЛАСОВАНО Письмо Финансовой академии от 01.11.2011 №530

Если документ, проходящий стадии согласования, имеет титульный лист, грифы согласования располагаются в нижней части титульного листа с правой и левой стороны, если грифов согласования более двух. На документах, не имеющих титульного листа, грифы согласования располагают на последнем листе документа на свободном месте под текстом [1].

Если грифов согласования много и они не умещаются на самом документе, их оформляют на отдельном листе - листе согласования, а на самом документе перед подписью делается отметка: “Лист согласования прилагается” [2].

Виза согласования документа. Реквизит, свидетельствующий о согласовании документа внутри организации. Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого затрагивает содержание документа. Виза включает; должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату, например [1,2]:

Начальник юридического отдела Б. Г. Седов

15.08.2011

При наличии замечаний по проекту документа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела Б.Г. Седов

15.08.2011

Организационно-правовые, распорядительные документы визируются на первом экземпляре. Для визирования в этом случае лучше использовать оборотную сторону последнего листа документа. Деловые письма визируются на втором экземпляре (копии), остающейся в деле организации - автора документа.

Допускается оформление виз на отдельном листе согласования. В отдельных, наиболее важных случаях допускается полистное визирование документа. К такой процедуре чаще всего прибегают при визировании договоров, протоколов.

Документ визируется исполнителем, руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителями заинтересованных подразделений и ответственными лицами финансовых и экономических служб, если это необходимо, заместителем руководителя организации, курирующим подразделение, если документ подписывает руководитель, и всеми перечисленными лицами, кроме заместителя, если документ подписывается руководителем организации [1-4].

Оттиск печати. Так же как и подпись и некоторые другие реквизиты, печать относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Необходимость заверения документа печатью, как правило, устанавливается нормативными актами. Для установления определенного порядка заверения документов печатью необходимо, чтобы инструкция по делопроизводству организации содержала в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации [1-4].

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица.Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Отметка о заверении копии. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Для придания юридической силы копии она должна быть соответствующим образом заверена. Заверения требуют также выписки из документов.

Копии документов заверяются специально уполномоченным для этого работником. Отметка проставляется на свободном месте в нижней части документа и включает: надпись “Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; печать, например [1-4]:

Верно

Инспектор общего отдела Б.Г. Седов

25.08.2011 Печать

Отметка об исполнителе. Этот реквизит включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Исполнителем документа является тот работник, который составлял текст документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа служебного письма ближе к нижнему полю документа слева [1,2], например:

О.А. Новикова

8-495-954-45-73

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова “В дело”; номер дела, в котором будет храниться документ [1]].

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документами руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ, например [2]:

Отправлено письмо-предложение по факсу 01.12.2011 № 131/01-10

В дело №01-10 за 2011 г.

01.12.2011

или

Издан приказ от 10.12.2011 № 55 "О создании экспертной комиссии"

В дело №01-10 за 2011 г.

10.12.2011

Отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит проставляется на документе от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию, при необходимости - часы и минуты [1].

Если отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа, она выглядит следующим образом [2]:

Идентификатор электронной копии документа. Реквизит оформляется при изготовлении документа слева как нижний колонтитул и представляет собой адрес электронной копии документа в компьютерной базе данных [1], например [2]:

С:\Приказы\370