Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, выделяют следующие типы [2-4]:
- унифицированные;
- функциональные;
- отраслевые.
Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т.п.). УСД необходимы:
- для сокращения объёмов документов;
- снижении затрат на составление и обработку документов.
В РФ разработаны и используются следующие унифицированные системы:
- организационно- распорядительной документации;
- банковской документации;
- финансовой, учётной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций;
- отчетно-статистической документации;
- учётной и отчетной документации предприятий;
- документации по труду;
- документации Пенсионного фонда РФ.
Документы по видам деятельности
Документы, относящиеся к группе организационно- распорядительной документации делятся на [1-4]:
- организационные (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.);
- распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.);
- справочно-информационные (письма, акты, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.).
Первые две группы документов(организационные и распорядительные) обязательны к исполнению. Третья группа документов (информационно - справочные) не обязательны к исполнению, являются факультативными.