Оформление претензии

Претензию предъявляют в письменной форме. Ее подписывают: гражданин-предприниматель без образования юридического лица (в соответствии со статьей 23 ГК РФ - индивидуальный предприниматель), если он является поставщиком товара; руководитель предприятия или его заместитель, если поставщик товара - юридическое лицо.

Претензию оформляют в произвольной форме, но в ней обязательно должны содержаться следующие сведения.

1. Какие конкретно требования поставщик предъявляет к покупателю.

Например: "Просим уплатить задолженность и пени за просрочку оплаты поставленного товара".

2. Если претензия подлежит денежной оценке, то указывают сумму претензии, ее расчет. Сумма претензии состоит из суммы основного долга и неустойки (пеней или штрафа).

3. Если договор поставки не предусматривает срок, в течение которого следует рассмотреть претензию и ответить на нее, то этот срок нужно указать непосредственно в тексте претензии.

4. На каких обстоятельствах основываются требования поставщика и доказательства, подтверждающие их. Здесь нужно сделать ссылку на соответствующие нормы законодательства.

5. Перечень прилагаемых к претензии документов, а также иные сведения, необходимые для урегулирования спора.

К претензии нужно приложить копии документов, подтверждающих предъявленные требования, или выписки из них.

Поставщик может вести журнал учета претензий и исков, предъявленных предприятием. В журнале в сжатой форме излагается вся информация, касающаяся претензий и их дальнейшего рассмотрения, а также предъявленных впоследствии исков в суд.

В исковом заявлении должны содержаться сведения о соблюдении претензионного порядка урегулирования спора с ответчиком, когда такой порядок обязателен.

Доказательством служат копия претензии и документ, подтверждающий, что претензия была направлена ответчику. При этом независимо от того, была ли претензия получена покупателем, досудебный порядок будет считаться соблюденным.

Документом, подтверждающим направление претензии, может быть:

- квитанция или иной почтовый документ об отсылке заказного письма (желательно, с уведомлением о вручении);

- второй экземпляр претензии с отметкой (входящим номером, датой, печатью и подписью должностного лица) фирмы-покупателя о получении материалов.

Если покупатель в установленный срок не удовлетворит требования, заявленные в претензии, или не ответит на нее, то возникает право обратиться с иском в арбитражный суд.

Хочется еще немного остановиться на вопросе отражения в бухгалтерском и налоговом учете штрафных санкций.

Штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров в бухгалтерском учете включаются в состав прочих доходов или расходов, в соответствии с пунктом 12 ПБУ 10/99. Они относятся в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы". В налоговом учете это - внереализационные доходы или расходы, в соответствии с подпунктом 13 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

Предъявленные санкции бухгалтер отражает на дату их признания организацией либо на дату вступления в законную силу решения суда (подпункт 8 пункта 7 статьи 272 НК РФ и пункт 76 Положения по ведению бухгалтерского учета).

До тех пор, пока долг не признан либо решение суда не вступило в силу, организация доходы или расходы в учете не отражает.

В соответствии со статьей 203 ГК РФ для признания долга должник должен совершить конкретные действия, например, написать контрагенту письмо о согласии уплатить санкции, подписать двусторонний акт и тому подобное.

Пример

ООО "Антанта-М" поставило для ООО "Лагода" товары в соответствии с договором на сумму 236 000 рублей, в том числе НДС - 36 000 рублей.

По договору ООО "Лагода" должно оплатить принятые товары в течение 15 календарных дней после их поступления.

За каждый день просрочки оплаты начисляются пени в размере 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ. Ставка рефинансирования составляет 13% годовых.

ООО "Лагода" задержало оплату на 20 дней и дало согласие на выставленную поставщиком претензию уплатить пени исходя из условий договора.

В бухгалтерском учете ООО "Лагода" сделаны записи:

┌────────────────────┬────────────────┬─────────────────────────────────────┐

│ Корреспонденция │ Сумма, рублей │ Содержание операции │

│ счетов │ │ │

├────────┬───────────┤ │ │

│ Дебет │ Кредит │ │ │

├────────┼───────────┼────────────────┼─────────────────────────────────────┤

│ 41 │ 60 │ 200 000 │Приняты на учет товары │

├────────┼───────────┼────────────────┼─────────────────────────────────────┤

│ 19 │ 60 │ 36 000 │Учтен НДС │

├────────┼───────────┼────────────────┼─────────────────────────────────────┤

│ 60 │ 51 │ 236 000 │Оплачены расходы с 20-дневной│

│ │ │ │задержкой │

├────────┼───────────┼────────────────┼─────────────────────────────────────┤

│ 68 │ 19 │ 36 000 │Принят к вычету НДС │

└────────┴───────────┴────────────────┴─────────────────────────────────────┘

Поставщик выставил претензию за 20-дневную задержку оплаты на сумму 2045 рубля (236 000 рублей x 13% x 1/300 x x 20 дней) плюс НДС в размере 312 рублей.

Ссылаясь на подпункт 2 пункта 1 статьи 162 НК РФ, налоговая служба требует начислять НДС на штрафные санкции за несвоевременную оплату товаров, работ, услуг.

На сумму санкций контрагент не должен выставлять счет-фактуру потому, что согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ счет-фактура должен быть выставлен не позднее пяти дней со дня отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг.

В данном случае никакой отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг не происходит. Но даже если контрагент все же выпишет счет-фактуру, все равно организация не сможет воспользоваться вычетом.

Вычету подлежат суммы налога, уплаченные по товарам, работам, услугам и у организации нет оснований, чтобы зачесть уплаченный налог по штрафным санкциям.

Поэтому общую сумму санкций вместе с налогом в бухгалтерском учете организация относит на прочие расходы.

Учтены пени за просрочку оплаты по договору и НДС с них (на дату письма о согласии уплатить санкции по договору):

Дебет 91/2 "Прочие расходы" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- 2357 рублей.

В целях налогообложения прибыли организация учтет только 2045 рубля.

Сумму НДС - 312 рублей - налоговые органы не примут в расходах.

Их позиция такова, что все случаи, когда НДС можно учесть в расходах, перечислены в статье 170 НК РФ, а данный случай там не упомянут.