Универсальных передаточных документов

Все факты хозяйственной жизни должны оформляться первичными учетными документами, которые являются основанием для отражения этих фактов в бухгалтерском учете и отчетности (ч. 2 ст. 1, ч. 1 ст. 9, ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Некоторые операции в целях налогообложения НДС должны также оформляться специальным документом - счетом-фактурой (корректировочным счетом-фактурой) (п. п. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Таким образом, во многих случаях (например, при отгрузке товаров, сдаче-приемке выполненных работ, оказанных услуг) поставщик (исполнитель) должен оформить и первичный учетный документ, и счет-фактуру. Причем нередко содержание применяемых форм первичных учетных документов (в частности, N ТОРГ-12, товарно-транспортной накладной N 1-Т) и счетов-фактур дублируется. Это увеличивает финансовые, а главное, временные затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ необходимых документов. Кроме того, возрастает вероятность ошибки.

В то же время действующим законодательством созданы предпосылки, позволяющие сократить документооборот и трудозатраты по его обслуживанию.

Во-первых, организации, индивидуальные предприниматели вправе самостоятельно разрабатывать и применять для целей бухгалтерского учета формы первичных документов при условии, что они включают все реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Во-вторых, по действующим правилам счет-фактура, выставленный при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав), является основанием для вычета в том случае, если он соответствует требованиям п. п. 5, 6 ст. 169 НК РФ (п. п. 1, 2 ст. 169 НК РФ). При этом ни гл. 21 НК РФ, ни Постановление Правительства N 1137 не содержат запрета на включение дополнительных реквизитов в утвержденную форму счета-фактуры. Это неоднократно разъясняли контролирующие органы (см., например, Письма Минфина России от 30.10.2012 N 03-07-09/146, от 15.08.2012 N 03-07-09/118, ФНС России от 23.08.2012 N АС-4-3/13968@, от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193).

Учитывая изложенные обстоятельства, ФНС России, будучи одним из основных потребителей финансовой информации, также выразила заинтересованность в сокращении документооборота и разъяснила следующее (Письмо от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры" (далее - Письмо ФНС России N ММВ-20-3/96@)). Документ, который включает все реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры, налогоплательщик вправе применять как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС и по иным налогам. В частности, такой документ, выставленный поставщиком, у покупателя может являться основанием для вычета "входного" НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль организаций.

Налоговая служба рекомендовала налогоплательщикам к использованию в работе:

- форму универсального передаточного документа (Приложение N 1 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@), разработанную на основе формы счета-фактуры, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, а также ранее обязательных для применения форм первичных учетных документов (N ТОРГ-12, N М-15, N ОС-1, товарного раздела ТТН);

- условия применения и порядок заполнения универсального передаточного документа (Приложения N N 2 - 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@);

- порядок отражения показателей универсального передаточного документа в книге покупок и продаж, в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур и в налоговом учете по налогу на прибыль (Приложения N N 5, 6 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@).

Примечание

С 1 января 2015 г. счета-фактуры в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур регистрируют только лица, указанные в п. 3.1 ст. 169 НК РФ (п. 3 ст. 169 НК РФ, пп. "а" п. 4 ст. 1, ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 20.04.2014 N 81-ФЗ, пп. "б" п. 3 ст. 1, ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 21.07.2014 N 238-ФЗ).

Подробнее об этом читайте в разд. 12.7 "Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур".

См. образец заполнения универсального передаточного документа, используемого при реализации товаров (по форме, рекомендованной ФНС России).