И порядок его заполнения

В форме универсального передаточного документа, предложенной ФНС России, можно выделить три группы реквизитов:

- реквизиты, характерные только для формы УПД;

- реквизиты счета-фактуры;

- реквизиты первичного учетного документа.

Рассмотрим эти группы отдельно.

Примечание

Если иное прямо не оговорено, данные ниже выводы и рекомендации применимы как при составлении документов на бумажных носителях, так и при оформлении электронных документов.

1. Реквизиты, характерные для УПД.

1.1. Сведения об утверждении формы документа.

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Фрагмент формы УПД

Приложение N 1

к Письму ФНС России

от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@

Приложение N 1

к Постановлению Правительства

Российской Федерации

от 26 декабря 2011 г. N 1137

Универсальный │Счет-фактура N ______ от ___________ (1)

передаточный │Исправление N ______ от ___________ (1а)

документ │

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Сведения о нормативном правовом акте, которым утверждена форма счета-фактуры, не является обязательным реквизитом данного документа. Нормы п. п. 5, 6 ст. 169 НК РФ этого не требуют. Но на практике счета-фактуры, как правило, содержат такой реквизит. В универсальном передаточном документе, разработанном ФНС России, эта информация приведена в правом верхнем углу формы.

Если вы будете применять УПД, предложенный ФНС России, этот реквизит вам следует отражать. Мы советуем сохранить также ссылку на Приложение N 1 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@. На наш взгляд, если из документа будет видно, что он составлен в соответствии с рекомендациями ФНС России, это позволит избежать лишних вопросов как со стороны контрагентов, так и со стороны проверяющих.

См. образец заполнения универсального передаточного документа, используемого при реализации товаров (по форме, рекомендованной ФНС России).

Если вы разрабатываете форму УПД самостоятельно, то ссылку на Приложение N 1 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@ делать не следует. Это может ввести в заблуждение ваших контрагентов.

1.2. Сведения о статусе документа.

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Фрагмент формы УПД

│Продавец ____________________________________________________________________________________________ (2)

┌────┐│Адрес ____________________________________________________________________________________________ (2а)

Статус: │ ││ИНН/КПП продавца ____________________________________________________________________________________________ (2б)

└────┘│Грузоотправитель

│и его адрес ____________________________________________________________________________________________ (3)

1 - счет- │Грузополучатель

фактура и │и его адрес ____________________________________________________________________________________________ (4)

передаточный │К платежно-

документ │расчетному

(акт) │документу N ________ от ______________________________________________________________________________ (5)

2 - │Покупатель ____________________________________________________________________________________________ (6)

передаточный │Адрес ____________________________________________________________________________________________ (6а)

документ (акт)│ИНН/КПП

│покупателя ____________________________________________________________________________________________ (6б)

│Валюта:

│наименование, код ____________________________________________________________________________________________ (7)

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

ФНС России указывает, что разработанная ею форма УПД может применяться (Приложение N 2 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@):

- либо как единый документ для целей бухгалтерского и налогового учета, в том числе для целей НДС. Для этого необходимо в ячейке "Статус" проставить цифру "1" и заполнить все реквизиты документа, в том числе реквизиты счета-фактуры и передаточного документа (Приложение N 2 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@). В этом случае выставлять отдельный счет-фактуру не потребуется (Приложение N 2 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@);

- либо только как первичный учетный документ. В этом случае в ячейке "Статус" проставляется цифра "2", а показатели строки 5 ("К платежно-расчетному документу" N ____ от __________"), граф 6, 7, 10, 10а, 11 счета-фактуры вы можете заполнять (в том числе поставив прочерк) либо не заполнять по своему выбору (это следует из Приложений N N 2 и 3 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@).

Важно отметить: ФНС России разъясняет, что показатель статуса документа, проставленный в данной ячейке, носит информационный характер. Фактический статус документа определяется наличием либо отсутствием в нем всех необходимых показателей, установленных Законом N 402-ФЗ и п. п. 5, 6 ст. 169 НК РФ (Приложение N 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@).

Примечание

По нашему мнению, если вам требуется оформить отдельно первичный документ (без данных счета-фактуры), то для этого не обязательно использовать форму УПД, разработанную ФНС России. Вы можете воспользоваться стандартной формой товарно-транспортной накладной N 1-Т, товарной накладной N ТОРГ-12 или иного первичного документа в соответствии с видом совершаемой операции, если их применение предусмотрено вашей учетной политикой.

Если же форму универсального передаточного документа вы разрабатываете самостоятельно и не намерены использовать его в двух разных статусах (как единый документ для целей бухгалтерского учета и только в качестве первичного документа), то включать в форму такой показатель, как "статус документа", нет необходимости.

Данный реквизит не является обязательным ни для счета-фактуры, ни для первичного учетного документа (п. п. 5, 6 ст. 169 НК РФ, ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Однако, если вы не заполните этот показатель или заполните неправильно, у вас и у вашего контрагента могут возникнуть сложности с квалификацией данного документа, а значит, не исключены споры в отношении его применения в целях налогообложения.

1.3. Вид документа, его номер и дата составления.

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ──

Фрагмент формы УПД

Универсальный │Счет-фактура N ______ от ___________ (1)

передаточный │Исправление N ______ от ___________ (1а)

документ │

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ──

Форма универсального передаточного документа, разработанная ФНС России, фактически включает два вида документов (Приложения N N 1 и 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@):

- счет-фактуру;

- передаточный (отгрузочный) документ.

При этом форма УПД предусматривает единую нумерацию и одну дату, отражающую момент составления документа. Эти сведения указываются по строке 1 "Счет-фактура N ____ от __________".

Если данную форму вы используете как единый документ для целей бухгалтерского учета и налогообложения, в том числе для целей НДС (статус документа - "1"), в строке 1 вы проставляете очередной по хронологии номер счета-фактуры в соответствии с принятым порядком нумерации счетов-фактур и дату его составления (пп. "а" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, Приложение N 3 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@).

Примечание

О порядке заполнения строки 1 счета-фактуры читайте в разд. 12.1.3.1 "Порядок нумерации счетов-фактур. Нарушения в нумерации счетов-фактур как основание для отказа в вычете".

Если же УПД, разработанный ФНС России, вы используете только в качестве формы для первичного учетного документа (статус документа - "2"), то в целях исполнения п. 2 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ вам необходимо будет отразить дату составления документа (см. также Приложение N 3 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@). Сделать это вы можете также в строке 1 "Счет-фактура N ____ от __________".

Отметим, что помимо даты составления документа, которая отражается в строке 1, форма универсального передаточного документа включает в себя строку 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи) "__" __________ 20__ г.".

Примечание

Об особенностях заполнения реквизитов строки 1 и строки 11 формы универсального передаточного документа читайте в разделе "Ситуация: В какие сроки должен оформляться универсальный передаточный документ".

Порядковый номер не является обязательным реквизитом первичного учетного документа, ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ такого требования не содержит. По нашему мнению, если форму УПД вы используете в качестве только первичного учетного документа, номер можно не указывать (в строке 1 формы УПД в поле номера вы можете проставить прочерк).

1.4. Сведения о количестве листов в документе.

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Фрагмент формы УПД

├───┼─────────┼──────────────────┴────┴───────────┴───────┴───────┼─────────┼──────┴──────┼───────┼─────────┼──────┼───────┼────────┤

│ │ │Всего к оплате │ │ X │ │ │ │ │ │

└───┴─────────┼───────────────────────────────────────────────────┴─────────┴─────────────┴───────┴─────────┴──────┴───────┴────────┘

│

Документ │Руководитель Главный

составлен на │организации бухгалтер

______ листах│или иное или иное

│уполномоченное уполномоченное

│лицо ___________ __________ лицо ___________ __________

│ (подпись) (ф.и.о.) (подпись) (ф.и.о.)

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

В поле "Документ составлен на ___ листах" следует указать общее количество листов в документе. При больших объемах документа (например, когда табличная часть занимает несколько страниц), такая информация позволит вам (и вашему контрагенту) оперативно проверить, все ли листы имеются в наличии.

В то же время этот реквизит не является обязательным ни для счета-фактуры, ни для первичного учетного документа. Нормы п. п. 5, 6 ст. 169 НК РФ и ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ не требуют указывать сведения об объеме документа. Ошибки, допущенные при заполнении данного реквизита, нельзя считать существенными, поскольку они не помешают налоговым органам установить обстоятельства, перечисленные в абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ.

Примечание

О том, какие ошибки в счете-фактуре могут стать основанием для отказа в вычете, читайте в разд. 12.1.5 "Какие нарушения в оформлении счета-фактуры, в том числе корректировочного, являются существенными и могут повлечь отказ в вычете НДС".

Таким образом, поскольку отсутствие показателя в поле "Документ составлен на ___ листах" не нарушает требований Закона N 402-ФЗ и гл. 21 НК РФ, такой универсальный передаточный документ может быть признан как в целях бухгалтерского учета, так и в целях налогообложения (см. также Письмо ФНС России N ММВ-20-3/96@ и Приложение N 2 к нему).

Примечание

Если вы решите не заполнять данный реквизит, то рекомендуем оставить данное поле пустым. Прочерк обычно ставится, если показатель невозможно указать по объективным причинам (см., например, пп. "б" п. 2 Порядка заполнения счета-фактуры).

В форму УПД, которую вы будете разрабатывать самостоятельно, такой реквизит вы можете не включать.

2. Реквизиты, характерные для счета-фактуры.

2.1. Заполнение реквизитов счета-фактуры в документе со статусом "1".

Универсальный передаточный документ со статусом "1" применим как для целей налогообложения (в том числе в отношении НДС), так и для целей бухгалтерского учета. В таком документе реквизиты счета-фактуры следует оформлять в соответствии с требованиями ст. ст. 168, 169 НК РФ и Правилами заполнения счета-фактуры, утвержденными Постановлением Правительства РФ N 1137. На это указывает и налоговая служба (Приложение N 3 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@).

Примечание

Правила заполнения отдельных реквизитов счетов-фактур рассмотрены в разд. 12.1.3 "Форма (бланк) счета-фактуры. Обязательные реквизиты счета-фактуры и требования по их заполнению (оформлению)".

Подробную информацию о заполнении конкретных реквизитов вы можете узнать в следующих разделах:

- разд. 12.1.3.1 "Порядок нумерации счетов-фактур. Нарушения в нумерации счетов-фактур как основание для отказа в вычете";

- разд. 12.1.3.2 "Как заполнить строку счета-фактуры с данными о внесенных исправлениях";

- разд. 12.1.3.3 "Как заполнить строки счета-фактуры с данными о продавце: наименование, адрес, ИНН и КПП";

- разд. 12.1.3.4 "Как заполнить строки счета-фактуры с данными о покупателе: наименование, адрес, ИНН и КПП";

- разд. 12.1.3.5 "Как заполнить строку счета-фактуры о грузоотправителе и его адресе";

- разд. 12.1.3.6 "Как заполнить строку счета-фактуры о грузополучателе и его адресе";

- разд. 12.1.3.7 "Указание номера платежно-расчетного документа при заполнении счета-фактуры";

- разд. 12.1.3.8 "Указание наименования валюты при заполнении счета-фактуры. Выставление счета-фактуры в иностранной валюте (долларах, евро), условных единицах (у. е.)";

- разд. 12.1.3.9 "Как заполнить графы счета-фактуры";

- разд. 12.1.3.10 "Требования к подписи счета-фактуры. Право подписи счета-фактуры";

- разд. 12.1.3.11 "Проставление печати на счете-фактуре".

2.2. Заполнение реквизитов счета-фактуры в документе со статусом "2".

Если форму универсального передаточного документа вы используете только для оформления первичных учетных документов (статус документа - "2"), из реквизитов, относящихся к счету-фактуре, вы обязаны заполнить только те, которые необходимы для выполнения требований ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Какие именно реквизиты вам потребуется заполнить, будет зависеть от конкретной хозяйственной ситуации.

Например, если вы оформляете универсальный передаточный документ при сдаче-приемке консультационных услуг, то строку 3 "Грузоотправитель и его адрес", а также строку 4 "Грузополучатель и его адрес" вы можете не заполнять.

Рекомендации о том, какие реквизиты в этом случае необходимо заполнять и каким образом, представлены в Приложениях N N 3 и 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@.

3. Реквизиты, характерные для первичного учетного документа.

Универсальный передаточный документ, разработанный ФНС России, предназначен для оформления самого широкого спектра операций (Приложение N 2 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@).

Порядок заполнения данной части формы УПД будет зависеть от конкретной хозяйственной ситуации.

Например, если вы оформляете универсальный передаточный документ при оказании услуг по тестированию и сертификации программного обеспечения, то строку 9 "Данные о транспортировке и грузе" заполнять не потребуется.

Рекомендации о том, какие реквизиты в этом случае необходимо заполнять и каким образом, представлены в Приложениях N N 3 и 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@.

Примечание

Дополнительно о порядке оформления и применения УПД читайте в разд. 9.1.2.1.1 "Универсальный передаточный документ (рекомендован к использованию Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@)" и разд. 11.8 "Налоговый учет амортизируемого имущества. Применение универсального передаточного документа (образец заполнения)" Практического пособия по налогу на прибыль.