Учет нормируемых расходов для целей налогообложения

В составе общехозяйственных и общепроизводственных расходов некоторые виды затрат ограничены утвержденными в установленном порядке лимитами, нормами и нормативами для налогообложения, контроля затрат и других целей: представительские расходы; расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей; плата государственному и (или) частному нотариусу за нотариальное оформление в пределах установленных тарифов; суммы выплаченных подъемных в пределах норм, установленных законодательством РФ.

Компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 г. № 92 (в ред. Постановления Правительства РФ от 15.11.2002 г. № 282) и письмом Минфина РФ от 21.07.1992 г. № 57.

Указанным письмом установлены следующие требования для выплаты компенсации:

• по роду производственной деятельности работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника;

• наличие приказа руководителя организации, устанавливающего размер и условия выплаты;

• представление в бухгалтерию копий технического паспорта автомобиля;

• компенсация выплачивается один раз в месяц;

• компенсация не выплачивается за время, когда личный автомобиль не эксплуатировался (за время болезни работника, нахождения в отпуске и т.п.).

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 установлены следующие нормы расхода на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных автомобилей:

• с рабочим объемом двигателей до 2000 см³ включительно – 1200 руб. в месяц;

• свыше 2000 см³ – 1500 руб. в месяц;

• мотоциклов – 600 руб. в месяц.

При использовании для служебных поездок личных легковых иномарок компенсация выплачивается в размерах, установленных для отечественных машин соответствующего класса.

Суммы начисленных компенсаций отражают по дебету счетов 26 “Общехозяйственные расходы” или 44 “Расходы на продажу” и кредиту счета “Расчеты с персоналом по прочим операциям”.

Организации могут назначать компенсацию в большем размере по сравнению с нормативами. Сверхнормативные выплаты облагаются единым социальным налогом и налогом на доходы физических лиц.

Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, – это затраты организаций по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью налаживания и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации или иного руководящего органа.

К представительским расходам относят затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, буфетным обслуживанием во время переговоров и оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия, по обеспечению переводов во время проведения представительских мероприятий.

Указанные расходы признаются налоговыми органами в пределах, утвержденных советом (правлением) смет на отчетный год. Общая сумма расходов по сметам и фактические расходы не должны превышать 4% расходов на оплату труда за отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, величина расходов. Организациям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой стороне деятельности организации.

Расходы, по которым невозможно представить оправдательные документы (буфетное обслуживание и др.), принимаются к учету по актам или докладным запискам с решением администрации организации о принятии их к учету.

Представительские расходы отражаются по счету 26 “Общехозяйственные расходы” с кредита счетов 10 “Материалы”, 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”, 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” и др.