Порядок и документальное оформление приема товаров на складе оптового предприятия

Прием товаров на складе оптовой организации производится материально ответственным лицом с полной проверкой их количества и качества.

Если при приеме товаров не выявлено расхождений, то на сопроводительных документах поставщика ставится штамп об оприходовании товаров и тары. На оттиске указываются номер и дата счета, на какую сумму (прописью и цифрами) принято товаров и тары, подпись и дата приема.

В случае выявления несоответствия между фактическим количеством и качеством полученных товаров с данными поступивших документов вызывается представитель поставщика, если это предусмотрено договором.

В случае обнаружения несоответствия качества товаров данным сопроводительных документов при составлении акта в составе комиссии необходимо участие представителя Госторгинспекции по качеству.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются, о чем в конце акта делается отметка следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет»

Порядок оприходования товаров, поступивших без сопроводительных документов

В случае если в оптовую организацию поступили товары без сопроводительных документов поставщика (неотфактурованная поставка), то для приема товаров создается специальная комиссия, которая составляет «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» в двух экземплярах. В акте указываются подробные сведения о полученных товарах: наименование; количество в натуральных измерителях; цена в соответствии с принятыми условиями договора (если этот пункт в договоре имеется) или цена возможной реализации, определенная комиссией, сумма товаров. Один экземпляр акта сдается заведующим складом в бухгалтерию при товарном отчете, а второй остается у материально ответственного лица.

До момента получения счета от поставщика реализация товаров оптовой организацией может быть задержана, и они принимаются на ответственное хранение на сумму, определенную по ценам возможной реализации.

Поставщик возмещает покупателю расходы, понесенные им в связи с принятием товаров на ответственное хранение. Поставщик должен в разумные сроки предоставить покупателю необходимые документы или распорядиться о том, как поступить с прибывшими товарами. Если эти действия не были предприняты, покупатель вправе сам принять решение о реализации товара или его возврате доставщику.

В оптовой организации может быть сосредоточено большое количество тары под товаром и порожней. Порядок контроля за поступлением и оприходованием тары в основном такой же, как и товаров. Одновременно с проверкой цен на товары производится и проверка цен на тару.

Многооборотная тара используется многократно и подлежит возврату поставщику.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (с учетом изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15 марта 2001 г. № 189) покупатели и продавцы товаров (выполненных работ, оказанных услуг) обязаны при расчетах по налогу на добавленную стоимость оформлять счета-фактуры, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж.

Счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров, и скрепляются печатью организации. Составляются счета-фактуры в двух экземплярах.

Оригинал выписанного поставщиком счета-фактуры предоставляется оптовой организации. Учет полученных счетов-фактур покупатели ведут в журнале по мере их поступления от продавцов. Кроме того, на основании этого экземпляра счета-фактуры покупатель регистрирует его в книге покупок для определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке. Записи в Книге покупок производятся в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретаемых товаров (по более поздней дате наступления одного из указанных условий), т. е. при обязательном соблюдении этих двух условий.

Книга покупок должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью организации и храниться у покупателя в течение полных 5 лет с даты последней записи.

Для учета и контроля за движением и остатками товаров в организациях оптовой торговли применяется счет 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах»; тара учитывается на счете 41 «Товары», субсчет 3 «Тара под товаром и порожняя»

Дебет счетов 41, субсчет 1 «Товары на складах» — на сумму товаров по покупным ценам; 41, субсчет 3 «Тара под товаром и порожняя» — на стоимость тары, указанной в счете поставщика; 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам» — на сумму НДС, указанную в счете поставщик

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на общую сумму счета, выписанного поставщиком.

в организациях оптовой торговли товары на счете 41, субсчет 1 «Товары на складах» учитываются по покупной стоимости без учета НДС

Если в первичных документах поставщика сумма НДС не выделена отдельной строкой или не оформлена либо составлен ненадлежащим образом счет-фактура, исчисление налога на добавленную стоимость расчетным путем не производится. В этом случае стоимость приобретенных товаров, включая НДС, приходуется по счету 41, субсчет 1 «Товары на складах» с последующим списанием на счет реализации.

Транспортные расходы, включенные в счет поставщика, отражаются по дебету счета 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На сумму НДС, относящуюся к транспортным рас-дам, на счетах бухгалтерского учета делается запись по дебету счета 19, субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Если при приеме товаров выявлены расхождения в количестве или качестве товаров по вине поставщика или транспортной организации, то на основании составленных актов им предъявляются претензии. В этом случае в бухгалтерском учете на покупную стоимость недостающих товаров с учетом НДС делаются следующие записи

Если при приеме товаров установлены недостачи, порча в пределах предусмотренных в договоре величин, то на покупную стоимость товаров с учетом НДС на счетах бухгалтерского учета составляется следующая запись:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

В Дальнейшем, если установлено, что недостача, порча товаров произошла в пределах норм естественной убыли, то она списывается за счет организации и на счетах Бухгалтерского учета делается следующая запись

Дебет счета 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Если обнаружена недостача товаров сверх норм естественной убыли, то она по письменному указанию руководителя оптовой организации должна быть взыскана с виновных лиц. В этом случае на счетах бухгалтерского учета делаются следующие записи: Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; дат счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на покупную стоимость товаров с учетом НДС

При невозможности установления виновных лиц, а также недостач товаров, во взыскании которых отказано удом вследствие необоснованности исков, на счетах бухгалтерского учета делается запись:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Поступление готовой продукции от производственной организации, находящейся на одном балансе с организацией оптовой торговли, отражается в учете по учетным I (покупным) ценам согласно расходной накладной бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 41, субсчет 1 «Товары на складах»

Кредит счета 43 «Готовая продукция».