Мастер диаграмм

Перед активизацией Мастера диаграмм с помощью кнопки Мастер диаграмм в панели инструментов Стандартная необходимо выделить в рабочем листе диапазон ячеек, данные из которого должны быть пред­ставлены в диаграмме. Выделенный диапазон ячеек должен содержать ячейки с метками строк и столбцов, которые впоследствии будут исполь­зованы в качестве меток оси и для легенды диаграммы.

Для создания диаграммы можно использовать данные, расположенные в выделенном несмежном диапазоне ячеек. Это особенно полезно в том случае, если строка с заголовками столбцов не соприкаса­ется с ячейками, в которых представлены данные, т.е. если между заголовками столбцов и данными таблицы расположена пустая строка.

Чтобы с помощью Мастера диаграмм создать диаграмму на отдельном листе, следует выбрать команду Диаграмма/На новом листе из меню Вставка.

На экране появится первое диалоговое окно Мастера диаграмм, в котором можно выбрать тип диаграммы. Этот выбор не является окончательным: тип диаграммы можно будет впоследствии изменить. Для нашего примера выберем объемную гистограмму.

При выборе типа диаграммы следует учитывать назначение данной диаграммы. Некоторые типы больше подходят для сравнения отдельных значений (гистограмма, линейчатая и точечная диаграммы). Другие типы диаграмм служат для представления данных, содержащихся в таблице, с помощью интерполяции отдельных значений (график, по­верхность). Данные можно представить также как доли целого (круговая диаграмма).

Диаграммы одного и того же типа: можно по-разному отформатиро­вать. При этом следует выбирать формат, в наибольшей степени соответ­ствующий цели построения диаграммы. В дальнейшем формат диаграммы также можно изменить. Для нашего примера выберите формат диаграм­мы, в которой отдельные ряды данных расположены друг за другом.

На экране появится второе диалоговое окно Мастера диаграмм.

В данном диалоговом окне следует указать область, значения из которой будут использованы при построении диаграммы. Если Мастер диаграмм был активизирован после выделения области, содержащей данные, то в этом диалоговом окне будут автоматически представлены соответствующие адреса выделенного диапазона ячеек. Пользователь может одобрить предлагаемый программой диапазон ячеек или изменить его.

После задания диапазона ячеек таблицы можно сразу выполнить щелчок на кнопке Готово, после чего программа сама завершит создание диаграммы, используя установленный по умолчанию автоформат.

Для перехода к следующему этапу создания диаграммы следует нажать кнопку Далее.

Посредством активизации кнопки Далее Вы можете перейти в третье диалоговое окно Мастера диаграмм, в котором будет представлен пример диаграммы выбранного типа и формата. В этом окне можно задать некоторые определяющие параметры для построения диаграммы.

Даже при беглом взгляде на пример диаграммы видны недостатки выбранного формата: меньшие по высоте столбики распола­гаются за перекрывающими их большими. Этот недостаток легко устра­нить: достаточно с помощью кнопки Назад вернуться на нужное количе­ство шагов назад и выбрать другой тип и/или формат диаграммы. Для нашего примера имеет смысл выбрать формат диаграммы, в котором отдельные маркеры рядов данных расположены рядом, чтобы их легко можно было сравнивать между собой.

В третьем диалоговом окне Мастера диаграмм можно также задать количество строк, содержимое которых будет использовано в качестве меток оси Х или как текст легенды. Необходимость в этом возникает в том случае, если диаграмма создается на основе ячеек, которые содержат исключительно числовые значения. Автоматическое задание названий категорий и текста легенды возможно лишь тогда, когда в первой строке (столбце) содержится текст, в противном случае необходимо явно указать программе, где находится эта информация. Если в выделенном диапазоне ячеек нет ячеек с текстом, который можно было бы использовать в качестве имен категорий и текста легенды, то в соответствующих полях диалогового окна содержатся нулевые значения. В этом диалоговом окне Мастера диаграмм пользо­ватель может указать, должна ли быть представлена в диаграмме легенда. Легенда содержит описание данных категории, которые, как упоминалось выше, представлены различными цветами. Несмотря на то, что легенда занимает часть полезной площади диаграммы, в большинстве случаев ее применение позволяет значительно повысить информативность пред­оставления данных.

В этом же диалоговом окне можно задать текст, который будет использован в качестве названия диаграммы. Название расположено над диаграммой. Здесь можно также указать названия отдельных осей и, в случае построения объемных диаграмм с тремя осями, рядов.

Для нашего примера укажем в названии оси Z используемые единицы измерения (штук) и зададим название диаграммы (Данные о продажах компьютеров).

Закроем диалоговое окно нажатием кнопки Готово. После этого диаграмма будет вставлена в рабочий лист. В дальнейшем ее, как и любой другой объект, путем перетаскивания с помощью мыши можно будет позиционировать в любом месте листа. Можно также, перемещая марке­ры изменения размера окна, изменять размеры области диаграммы.