Работа с входящими документами

Входящий документ — документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.

Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

При первичной обработке осуществляют:

- проверку правильности доставки (адресования);

- проверку количества листов поступившего документа;

- проверку наличия приложения.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской "Ошибка в адресе").

При отсутствии листов документа или приложения:

- ставится в известность отправитель;

- делается отметка на самом документе;

- делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки (см. рис. 4):

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение (разметку);

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения и исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично" ("Рrivatе") и "Конфиденциально" ("Confidential''), если не имеет допуск к ним.

Вскрытие конвертов и проверка вложений

Предварительное рассмотрение (сортировка)

Регистрация

Передача документов в структурные подразделения

Передача документов руководителю

Рассмотрение документов руководством

Прием конвертов, проверка правильности адресования

Передача документов адресату с пометкой «Лично»

Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации

Передача документов на исполнение

Контроль исполнения документов

Исполнение документа

Рис. 4 Схема обработки входящей документации

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: на регистрируемые, нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит: входящий номер документа; дату поступления; время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения. Без разметки передаются по назначению документы: имеющие в адресе указание структурного подразделения, фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с до­кументом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен: определить исполнителя; дать конкретные указания по исполнению документа; указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.