Методические подходы к размещению заказа путем проведения за-проса котировок

Способ запроса котировок используется для приобретения стандартных (серийных) товаров, работ и услуг, для которых существует сложившийся рынок. В мировой закупочной практике запрос котировок называется также «shopping», «закупка с полки», «запрос прайс–листов».

Таким образом, речь идет о приобретении продукции, которая производится для открытой продажи, а не по специальному заказу покупателя. К этой категории могут относиться, например: компьютеры, канцелярские товары, горюче–смазочные материалы, услуги по аренде помещений и заказу билетов, некоторые виды строительных работ и т. д.

Поскольку при запросе котировок речь идет о закупках серийной продукции, имеющейся в наличии, на рынке, как правило, представлено большое количество поставщиков, ее предлагающих, поэтому котировки запрашиваются не менее чем у трех компаний.

Выбор поставщика должен осуществляется только на основании сравнения цен. Иногда некоторые специалисты по закупкам пытаются учитывать иные параметры – условия доставки, дополнительные услуги и т.п. Однако, это является методической ошибкой: для подобных случаев предусматриваются иные способы, в первую очередь – запрос предложений.

Основным достоинством способа запроса котировок является его оперативность – всю процедуру закупок в идеале можно провести за один день. В результате запроса, как правило, котировок удается достигнуть незначительного уровня экономии средств заказчика.

Во время запроса котировок заказчик, проведя исследование рынка, определяет перечень поставщиков, предлагающих интересующую его продукцию. Затем поставщикам рассылается запрос котировочной цены. Запрос, как показывает практика, должен рассылаться адресно, конкретному специалисту, отвечающему за продажи данной продукции или руководителю организации–поставщика. В противном случае, поступив к секретарю, предложение представить ценовую котировку часто просто теряется или игнорируется, приравниваясь к рекламе. Желательно контролировать его прохождение (принятие или отклонение), например, сделав контрольный телефонный звонок.

Каждому поставщику разрешается давать только одну ценовую котировку и не разрешается изменять свою котировку. Переговоры между заказчиком и поставщиком при запросе котировок не проводятся.

Иногда поставщику также направляется форма, в которой он должен подавать свою котировочную заявку. Использование стандартной формы целесообразно в первую очередь, когда одним запросом закупается большой ассортимент продукции, так как поданные в едином виде заявки в этом случае удобнее сопоставлять.

Правда к объединению в одну котировку широкого ассортимента продукции надо подходить осторожно – не у каждого поставщика бывает одновременно в наличии все предполагаемое к закупке, а сравнивать можно только эквивалентные предложения, т.е. если запрашивается единая котировка на 15 разных продуктов, то заказчик должен получить и сравнить не менее трех заявок, в которых присутст-вуют все 15 позиций. И уж тем более, в одном запросе котировок нельзя закупать продукцию разных ассортиментных групп, например, картриджи для принтеров и электрочайники.

Злоупотреблять формализацией также не стоит – некоторые весьма выгодные поставщики могут не захотеть «возиться» с заполнением форм. Хотя самому заказчику со стандартными формами работать гораздо проще.

Еще один важный момент проведения запроса котировок –сопоставимость заявок. Иногда при запросе котировок запрашивают не конкретную модель (артикул, марку и т.п.), а перечень требуемых заказчику технических характеристик, как это делается при проведении конкурсов. Бывает, что это действительно оправдано, но чаще у заказчика могут возникнуть сложности с сопоставлением заявок, так как выбирать нужно лучшее по цене.

Во время использования стандартной формы обязательность предоставления информации в таком виде должна быть четко прописана в запросе котировочной цены. Для определения победителя заказчик обычно создает котировочную комиссию, которая оценивает предложения поставщиков с точки зрения соответствия их требованиям, изложенным в запросе котировок.

Победителем признается поставщик, предложивший самую низкую котировку, отвечающую требованиям заказчика. Ему направляется уведомление о признании котировочной заявки выигравшей. Остальные претенденты извещаются об отклонении их заявок.

Поскольку в ходе запроса котировок закупается серийная продукция, процесс оценки котировочных заявок не должен затягивать-ся. Обычно он, с учетом всех согласований, не выходит за рамки 3–5 дней.

Для документирования закупки заказчик оформляет протокол запроса котировок, к которому прилагаются все котировочные заявки.

Запрос котировок чаще всего используется при приобретении серийной продукции, предложение которой на рынке уже устоялось, при относительно небольших объемах закупок, так как при крупных закупках эффективность процедуры запроса котировок снижается. Следовательно, обычно устанавливается пороговое значение, выше которого закупка даже стандартной продукции «с полки» должна проводится уже на открытом конкурсе.

Многие специалисты, ответственные за закупки, очень не любят проводить конкурсы, поэтому в нормативном документе заказчика, регламентирующем закупки, должна быть прямо прописана недопустимость разбиения их на отдельные договоры (запросы котировок) с целью избежать проведения конкурса.

Основным способом конкурентных закупок, как уже говорилось выше, является конкурс. Возникает вопрос: на основании чего мы принимаем решение о выборе между конкурсом и запросом котировок?

Среди нарушений процедур запроса котировок чаще всего встречаются:

•неверный выбор участников запроса: вместо лучших по цене и качеству недобросовестный закупщик может включить двух с высокими ценами и одного, «своего» со средними. На основании такого «запроса котировок» выбирается предложение, лучшее из трех, но далеко не лучшее на рынке;

•неверная база для сравнения: при запросе котировок следует сравнивать продукцию, одинаковую по качеству и рабочим показателям, выбирая самую дешевую. Однако некоторые закупщики выбирают не по цене, а по совокупности показателей, что правильно для конкурса, но некорректно для запроса котировок;

•иногда результаты подтасовываются: в комплект документации по запросу котировок включаются фиктивные или устаревшие котировочные заявки, для того чтобы на их фоне закупить у «нужного» поставщика. Это также иногда делается в случаях, когда организатор закупок не может привлечь достаточного числа заявок.

96. Как правило, аукционы применяются для организации продаж товаров (квот, лицензий и т.д.), однако право на заключение договора или поставку товара (работ, услуг) вполне может быть предметом аукциона. Основным критерием определения победителя любого аукциона является цена.

Как и конкурсы, аукционы бывают открытые и закрытые. Закрытые аукционы чаще всего используются для снижения рисков заказчика, в первую очередь связанных с возможным сговором участников. Однако расплачиваться за это приходится снижением их эффективности.

По времени проведения аукционы условно делятся на одновременные и последовательные. Несколько лотов (особенно если они одинаковые) могут выставляться на аукцион как одновременно, так и последовательно – один за другим. Как показывает практика, во втором случае цена каждого последовательно реализованного лота, как правило, ниже предыдущего.

Ставки на аукционе могут быть дискретными (т.е. с определенным шагом) или непрерывными. Иногда вводятся ограничения на шаг (как минимум, так и максимум). Аукцион может состоять из нескольких раундов, на каждом из которых участники имеют возможность делать новую ставку. Если по завершению раунда новые ставки не сделаны, аукцион завершается. Частота раундов варьируется, но обычно не выходит за рамки между одним раундом в 10–20 мин. и одним раундом в день.

Для подтверждения серьезности намерений участников аукциона обычно с них берется невозвратный денежный взнос, залог или иное обеспечение заявок.

Существует несколько разновидностей аукционов, наиболее известные из которых следующие:

– прямой (английский);

– аукцион первой цены;

– аукцион второй цены;

– обратный оптовый (голландский);

– редукцион (обратный аукцион);

– аукцион «платят все».

К аукционам также относится так называемый аукцион янки (своей цены), который, по сути, является уже знакомым нам тендером.