Тема 2. Документирование и документообразование

Основные вопросы темы

1. Документирование. Классификация документов по способу документирования.

2. Документы на машинном носителе.

3. Системы документации.

4. Унификация и стандартизация документов. Единые правила работы с документами.

1. Документирование (создание документа) – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией. Документирование может осуществляться на естественном или искусственном языках и с использованием разнообразных носителей информации.

При документировании на естественном языке создаются текстовые документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Средства документирования:

- простые орудия (ручки, карандаши и др.);

- механические и электромеханические (диктофоны, кино- и видео- техника и др.);

- средства автоматизации – компьютерная техника.

Текстовой документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи (письменный документ, рукопись, машинописный документ, видеограмма документа, фотодокумент).

Кино-, фотодокументы – изобразительные документы.

Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Фотографический документ (фотодокумент) – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Иконографический документ – документ, содержащий преимущественно изображение произведений искусства, специальной или художественной фотографии.

Документы – носители первичной информации, что позволяет их отличать от других источников информации – книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Фиксация, отображение информации в документе обеспечивают ее сохранение и накопление, передачу во времени и пространстве, многократное использование. Принято различать документы – носители оперативной информации и документы – носители ретроспективной информации. К первым относятся в основном документы текущего делопроизводства, ко вторым – исторические, архивные документы.

Электронный документ – информация, зафиксированная на электронном носителе и содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. Содержание электронного документа не отличает его от документов на других видах носителей. Его отличительный признак – форма (технические элементы и свойства носителя информации). Электронная форма документа создается посредством использования электронно-технических средств фиксации, обработки и передачи информации. С помощью электронных средств фиксации, обработки и передачи информации закрепляются сведения в документах, которые имеют не традиционную, а электронную форму.

В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные – бумажные документы и документы на небумажной основе – полимерные документы (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные).

Наиболее массовый тип – носители на бумажной основе. В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая информация отнесена к разряду документированной информации и представляет собой различные виды документов. Бумажные – деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, перфоленты, перфокарты и др.

Бумага соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, относительно прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги – она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги. Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски – материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге. К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).

Группу полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск – как жесткий, так и мягкий.

2.Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

По характеру связи документов с технологическими процессами в автоматизированных системах различают:

• машинно-ориентированный документ, предназначенный для записи и считывания части содержащейся в нем информации средствами вычислительной техники (заполненные специальные формы бланков, анкет и т. п.);

• машиночитаемый документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации с помощью сканера (текстовые, графические и другие виды записи, почтовый индекс);

• документ на машиночитаемом носителе, созданный средствами вычислительной техники, записанный на машиночитаемый носитель: магнитную ленту (МЛ), магнитный диск (МД), дискету, оптический диск и т. п. – и оформленный в установленном порядке;

• документ-машинограмма (распечатка), созданный на бумажном носителе с помощью средств вычислительной техники и оформленный в установленном порядке;

• документ на экране дисплея, созданный средствами вычислительной техники, отраженный на экране дисплея (монитора) и оформленный в установленном порядке;

• электронный документ, содержащий совокупность информации в памяти вычислительной машины, предназначенный для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств.

Машинный носитель информации – любое техническое устройство либо физическое поле, предназначенное для фиксации, хранения, накопления, преобразования и передачи компьютерной информации.

Виды современных (машинных) носителей информации:

• внутренний накопитель на жестком магнитном или магнито- оптическом диске (винчестер);

• внешний накопитель на жестком магнитном диске (ЗИП- драйвер);

• внешнее устройство накопления информации (стриммер);

• накопитель на магнитной ленте или специальной металлической нити (на кассетах или бобинах);

• гибкий магнитный диск (дискета);

• оптический или магнитооптический диск (компакт – диск);

• бумага, полимерная (пластиковая) пленка или тонколистовой металл (в виде карты или ленты);

• интегральная микросхема памяти – микроэлектронное изделие окончательной или промежуточной формы, предназначенное для выполнения функций электронной схемы памяти ЭВМ и других компьютерных устройств, элементы и связи которого неразрывно сформированы в объеме и (или) на поверхности материала, на основе которого изготовлено изделие;

• физическое поле – материальный носитель физических взаимодействий искусственного происхождения.

Форматы компьютерной информации на машинном носителе в следующих формах, доступные восприятию ЭВМ:

• электромагнитные сигналы;

• электрические сигналы;

• магнитные метки (магнитные домены);

• оптические метки (питы);

• штрих-код;

• сквозные отверстия (перфокарты, перфоленты).

Основной реквизит, позволяющий ЭВМ идентифицировать форму компьютерной информации – стандарт передачи информации в канале электросвязи или формат ее записи на машинный носитель.

В связи с тем, что информация находится в машиночитаемой форме, которая непосредственно не доступна восприятию человеком (за исключением видимых форм записи), используются дополнительные идентификационные реквизиты. Они позволяют определить вид документа на машинном носителе и конкретное средство электронно– вычислительной техники (компьютерное устройство или программу для ЭВМ), которое необходимо использовать для перевода его содержания в человекочитаемую форму. Как правило, ими являются атрибуты файла.

Файл – поименованная область записей на материальном носителе информации, где в закодированном виде хранится строго определенная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

При создании файла или изменении его содержания компьютерной системой либо программой для ЭВМ автоматически регистрируется дата и время, когда эти действия были совершены.

Каталог файлов (директорий, «папка») – идентификационный ре- квизит, содержащий информацию о группе файлов, хранимых совместно на одном машинном носителе. Директорий имеет имя (название) и, в свою очередь, может быть зарегистрирован в другом директории (одна «папка» может быть вложена в другую). В этом случае он становится подчиненным или «поддиректорием». Так образуется иерархическая файловая система: на каждом машинном носителе всегда имеется корневой директорий – тот, в котором начинают регистрироваться обычные файлы («главная папка») и поддиректории первого уровня («папки», вложенные в нее); в них, в свою очередь, могут регистрироваться файлы и поддиректории второго уровня («папки» вложенные в «папки» первого уровня) и т.д.

Реквизиты, идентифицирующие содержание документа на машин- ном носителе, определяются после его перевода в человекочитаемую форму либо из сопроводительной документации на него, представленной на обычных бумажных носителях. Эти реквизиты устанавливаются для каждого отдельного вида документа рассматриваемой категории и определяются соответствующими стандартами и иными нормативными актами. Группы документов на машинном носителе:

- программы для ЭВМ – объективная форма представления совокупности данных и команд, предназначенных для функционирования ЭВМ и других компьютерных устройств с целью получения определенного результата, а также подготовленные и зафиксированные на физическом носителе материалы, полученные в ходе ее разработки, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения;

- базы данных – объективная форма представления и организации совокупности данных (например: статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработа- ны с помощью ЭВМ.

Пластиковая карта – документ, выполненный на основе металла, бумаги или полимерного (синтетического) материала – пластика стандартной прямоугольной формы, хотя бы один из реквизитов которого находится в форме, доступной восприятию средствами электронно- вычислительной техники и электросвязи. В соответствии с российским стандартом ГОСТ Р 50809 «Нумерация и метрологическое обеспечение идентификационных карт для финансовых расчетов» эти документы должны иметь геометрические параметры: 85,595´53,975´0,76´3,18 мм (ширина´высота´толщина´радиус окружности в углах).

3. Каждый документ представляет собой элемент соответствующей системы документации.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Системы документации:

• организационно-распорядительная;

• плановая;

• отчетная;

• информационно-справочная и справочно-аналитическая;

• финансовая;

• договорная;

• по личному составу;

• по материально-техническому снабжению;

• отражающие основную деятельность организации.

Системы документации, отражающие основную деятельность организации:

• на производственном предприятии – производственная документация;

• в лечебном учреждении – система медицинской документации;

• в вузе – система документации по высшему образованию; и т.д.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке. К системе официальной документации относятся научные, технические (конструк- торские), технологические, производственные, управленческие документы.

Управленческие документы – комплекс документации, обеспечивающей управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.

Документы по личному составу – система документации по обеспечению кадрами.

Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Использование термина «личный документ» применительно к этой системе документации неправомерно.

Вид документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Например, к основным видам организационно-правовых документов относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, правила, памятки и т.д. В свою очередь вид документа подразделяется на разновидности. Например, разновидности приказов – приказы по основной деятельности, по личному составу, распоряжения. Состав видов и разновидностей управленческих документов регламентируется законодательством, государственными стандартами, общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации, нормативными документами и инструкциями государственной архивной службы.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность, и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы – правовые акты: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

К распорядительным документам относятся:

- правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации – республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

- правовые акты организаций.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти – ведомственные нормативные акты.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

Группы распорядительных документов с точки зрения порядка разрешения вопроса (принятия решений):

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

4. Унифицированная система документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Унификация обеспечивает установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Среди действующих в настоящее время УСД центральное место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Основные требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов установлены стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М: Госстандарт России. 2003.

На основе международных стандартов в России разработан ГОСТ Р ИСО 15489.1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».

Этот стандарт регулирует процессы управления документами государственных и коммерческих организаций. Он был подготовлен Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Наименование его уточнено по отношению к русскоязычному переводу международного стандарта ИСО 15489-1-2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие требования» в части употребления термина «записи». Англоязычные термины «records» и «document» в настоящем стандарте объединены в русскоязычный термин «документ».

Стандарт регулирует процессы управления документами в государственных, коммерческих и общественных организациях. В нем четко прописана процедура определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций. Закреплены принципы ответственности: «ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всех сотрудников организации с тем, чтобы было предельно ясно, кто конкретно несет ответственность за работу с конкретными документами». Впервые указано, что ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, с учетом занимаемой должности и степени сложности работы с документами, а также то, что эта ответственность должна быть установлена должностными инструкциями и организационно- распорядительными документами, утвержденными руководителем организации. Таким образом, руководитель также вовлекается в процесс управления документами организации и несет за него ответственность.

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 представлен набор терминов, употребляемых при ведении электронного документооборота: «метаданные», «конвертирование», «миграция» и др. Это тем более важно в свете того, что основной терминологический стандарт, регулирующий сферу ДОУ (ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), уже не охватывает терминологию, присущую новому «электронно-цифровому» направлению в ДОУ.

Стандарт регулирует вопросы методологии проектирования и внедрения систем управления документами, а также прекращения их применения. Приведены и раскрыты характеристики систем управления документами: надежность, целостность, комплексность и т.д. Один из разделов стандарта посвящен процессам управления документами и контролю за ними. Функции контроля делятся здесь на контроль за действиями, совершаемые с документом, и контроль его местонахождения, что подчеркивает тесную связь стандарта с системами электронного документооборота.

Стандарт стал основным в сфере ДОУ и распространяется на систему менеджмента качества, выстраиваемую по международным стандартам ИСО.

Со 2 июля 2009 г. вступили в действие Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. 0ни внесли изменение в постановление Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполни- тельной власти» и Постановление Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».

Правилами установлен единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти теперь осуществляется в соответствии с этими Правилами, за исключением работы с документами, содержащими государственную тайну. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

Ha основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.

Однако этот документ не отменил Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536), которая в отличие от Правил содержит подробные рекомендации по всем направлениям работы с документами. Государственная архивная служба РФ предприняла попытку конкретизировать некоторые положения Правил, подготовив Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).

Правила дают определения таким понятиям как «документирование» (фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке), «делопроизводство», «документ», «документооборот», «реквизит документа», «подлинник документа» и «копия документа» и т.п.

Особое значение имеет раздел VI Правил «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» и Приложение «Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

В современной России на основе действующих стандартов и правил разрабатываются ведомственные инструкции по работе с документацией. Например, приказом Минфина РФ от 15 мая 2008 г. утверждена инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации, приказом МВД РФ от 4 мая 2010 г. № 333 утверждена «Инструкция о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел РФ заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях». Данный документ пошагово описывает порядок документирования и устанавливает правила регистрации обращений в органы МВД