Тема 1. Документ и его функции

Основные вопросы темы:

1. Документ как средство информации.

2. Свойства документированной информации.

3. Функции документа.

1. Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления; процесс обмена сведениями между людьми, человеком и машиной. Определение понятия «информация» и ее производных, содержащееся в ст. 2 Федерального закона РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», демонстрирует отказ законодателя от закрытого перечня сведений, относимых к «информации в правовом смысле» (такой перечень содержался в прежней редакции закона). В определение информации введена инвариантность ее правового регулирования независимо от формы представления, в том числе в форме сведений, передаваемых в устном виде, т.е. законодатель различает информацию, связанную с материальным носителем, и информацию как нематериальный объект.

В рамках развития информационного законодательства осуществляется конкретизация видов и форм представления информации и информационных объектов при регулировании конкретных информационных отношений. Закон определяет сущность структуры информации взаимодействием двух форм ее проявления (выражения) – сведений и сообщений, которые хотя и дополняют друг друга, обладают принципиально разными свойствами. Сведения характеризуются идеальностью (относительной независимостью от материального носителя, информационной неуничтожаемостью, динамичностью (возможностью модификации) и способностью накапливаться.

Сведения – эффективный инструмент познания, характеризующий его идеальную сторону, т.е. оставляющий за пределами рассмотрения процесс его закрепления. Передача сведений между субъектами информационного обмена осуществляется посредством сообщений (сигналов), т.е. сообщение – материализованная информация. Сообщения обладают свойством материальности – способностью быть зафиксированными, в том числе и на материальном носителе, и используются законодателем неотрывно от терминов «документ» и «материалы». Поэтому ставить знак равенства между «сведениями» и «материалами» нельзя.

Документ – массовое, наиболее распространенное средство информации. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В юридических справочниках под документом также понимают письменное свидетельство, доказательство; акт, удостоверяющий юридический факт (рождение, вступление в брак) или предоставляющий право на что-либо (диплом, завещание); любой письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий личный характер; паспорт, удостоверение личности.

Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Понятие «документ» ввел известный бельгийский ученый, основоположник документоведения как науки и практики П. Отле (1868-1944). В дальнейшем специалисты в области документоведения и информатики ограничили содержание документа обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г. Воробьев). В 1960-х гг. А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский определили документ через его функциональный признак. По их мнению, документ – это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

В начале 1990-х гг., уточняя смысл понятия «документ», О.П. Коршунов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров предложили трактовать его как материальный объект – носитель социальной информации.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Основные признаки документа:

- наличие материального носителя информации;

- идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений (достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись); реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения;

- возможность изменения форм закрепления информации (информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов, т.е. по существу, это возможность копирования информации).

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. В результате документирования происходит материализация и овеществление сведений. Информация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем самым обособляется от создателя информации.

Документированная информация – объект материальный, при определенных условиях ее можно относить к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности. Но это вещь особого рода. Главное отличие от других вещей – двуединство информации и материального носителя, на котором она зафиксирована, из-за чего предъявляются особые требования к правовому режиму такой информации.

Научно-технический прогресс привел к появлению электронной документации. Специфика – человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе. Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

Информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

Документы подразделяются:

- по средствам фиксации – на письменные (рукописные, машинописные, изданные типографским способом); графические (чертежи, схемы, планы, графики, рисунки и т.п.); фотокинодокументы; фонодокументы (фонограммы);

- по видам деятельности – на организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, финансовые, бухгалтерские, расчетно-денежные, по материально-техническому снабжению и сбыту, по внешней торговле и т.д.;

- по месту составления – на внутренние (составленные работниками данной организации) и внешние (поступающие от других организаций и физических лиц);

- по форме – на индивидуальные и типовые; - по срокам исполнения – на срочные (требующие исполнения в срок, установленный законом, инструкцией, приказом) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

- по происхождению – на служебные (затрагивающие интересы организации, подразделения, группы работников) и личные (касающиеся конкретного лица);

- по срокам хранения – на документы постоянного, долговременно- го и временного сроков хранения.

2. Свойства документированной информации – качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями, а также с требованиями к документированной информации.

Обобщенная характеристика, свидетельствующая о степени полезности информации для потребителя – ее качество. Важнейшие показатели качества и одновременно свойства документированной информации: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищенность, ценность, эргономичность.

Релевантность (от англ. relevant- уместный, относящийся к делу) информации – способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

Ценность информации – потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. Ценность информации может быть реализована только в рамках определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими ее структурными элементами и блоками. Может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.

Результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для ее источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределенность, уменьшает вероятность достижения цели.

Полнота информации – оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основе управленческих или иных решений. Документированная информация никогда не бывает полной, поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Избыточная информация – это повторяющаяся, дублирующая информация. Избыточная (в информатике – «информационный шум») – часть информации, играющая несущественную, второстепенную роль, представленная вместе с достаточной документной информацией или в дополнение к ней.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность – ценность информации в конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

Достоверность документной информации – степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. Достоверная информация – сведения, не вызывающие сомнений. Связана с полнотой (но не сверхизбыточностью) информации. Достоверность зависит от источника ин- формации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создается человеком, постольку содержащаяся в нем информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя степень субъективности.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным ее искажением – дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искаженной интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Любая информация со временем информация устаревает. Поэтому важнейшим ее свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника. С новизной связана своевременность информации, ее способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Защищенность – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения ее со стороны других лиц.

Одно из свойств документированной информации – ее доступность, возможность получения потребителем.

Эргономичность – оптимальность формы или объема информации для конкретного потребителя.

Адекватность (определенность), т.е. соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределенности, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят свое выражение в объеме информации, ее внутренней организации, структуре.

Общие свойства, характеризующие информацию как правовую категорию: физическая неотчуждаемость информации от ее обладателя, содержательность и независимость форм предоставления сведений. Особые свойства гражданско-правового характера информации: обособляемость, тиражируемость, организационная форма (сюда же добавляют релевантность, указанную нами выше).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 указывает и на такую характеристику документа как целостность, которая определяется его полнотой и неизменностью.

Основные требования к документной информации – юридическая сила, объективность, достоверность, своевременность.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическую силу придают документу необходимые реквизиты: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Объективная информация – непредвзятые, беспристрастные сведения.

Своевременность информации – фиксация информации в свое время, в нужный момент. Документ фиксирует информацию о фактах, явлениях и событиях в момент их происхождения или непосредственно после завершения.

Достаточная документная информация – строго необходимый (минимальный, исчерпывающий) объем сведений, максимально полно обеспечивающий конкретное использование содержащейся в них информации.

Юридическая сила электронному документу придается электронной цифровой подписью (ЭЦП) – аналогом собственноручной подписи. ЭЦП – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП (пин-кода) и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Условия, при одновременном соблюдении которых признается юридическая сила электронного документа:

• сертификат ключа ЭЦП не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент его подписания;

• подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;

• ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ее ключа.

Отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в иных случаях, когда ЭЦП с юридической точки зрения признается равнозначной собственноручной подписи в традиционном документе, регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом РФ от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Так, Гражданский кодекс разрешает применять для удостоверения прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронные средства платежа и другие документы с использованием в них аналогов собственноручной подписи, кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом (ч. 2 ст. 160; ч. 3 ст. 434; ч. 3 ст. 847).

Информация подразделяется в зависимости от возможности свободного доступа к ней третьих лиц на общедоступную и необщедоступную (информацию ограниченного доступа). Критерием подобной классификации выступают мера важности и мера доступности тех или иных сведений. Причем следует иметь в виду, что абсолютно доступных сведений, в отношении которых установлен тот либо иной режим, не существует. Всегда есть фактические или юридические препятствия, затрудняющие доступ к определенным блокам сведений.

С развитием информационного общества все большее значение приобретают проблемы, связанные с защитой конфиденциальной информации. Понятие тайны в правовой науке не совпадает с понятием конфиденциальной информации, так как тайна одновременно означает и правовой режим информации. Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

По мнению некоторых специалистов, к конфиденциальной информации должна быть отнесена вся информация с ограниченным доступом, составляющая любой вид тайны (А. И. Алескенцев). Статья 16 Таможенного кодекса РФ выделяет информацию, составляющую государственную, коммерческую, банковскую или иную охраняемую законом тайну, а также конфиденциальную информацию (информацию, не являющуюся общедоступной и могущую нанести ущерб правам и охраняемым законом интересам предоставившего ее лица).

Виды конфиденциальной информации: государственная, коммерческая, личная и семейная, служебная и профессиональная тайна, которая, в свою очередь, имеет ряд разновидностей. Правовой режим большинства из указанных видов конфиденциальной информации полностью не разработан.

Владельцами защищаемой информации могут быть органы государственной власти и образуемые ими структуры (государственная тайна, служебная тайна, в определенных случаях коммерческая и банковская тайны); юридические лица (коммерческая, банковская служебная, адвокатская, врачебная, аудиторская тайны и т.п.); граждане (физические лица) – в отношении личной и семейной тайны, нотариальной, адвокатской, врачебной. По мнению некоторых юристов, использование в со- временном российском законодательстве понятий «владелец», «собственник» в отношении информации, а также признание информации в качестве объекта вещных прав и, в том числе права собственности, неправомерно и противоречит Гражданскому кодексу, так как согласно ст. 128 ГК, информация не относится к вещам.

По степени конфиденциальности (степени ограничения доступа) в настоящее время можно классифицировать только информацию, составляющую государственную тайну. Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Согласно ст.8 Закона РФ «О государственной тайне», устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно». Для остальных видов тайн соответствующие классификации пока не разработаны, при этом согласно той же ст. 8 За- кона РФ «О государственной тайне», использование указанных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.

Помимо содержания, документ должен иметь метаданные, отражающие операции деловой деятельности, или быть постоянно связанным или объединенным с ними. При этом:

• структура документа, т.е. его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами, должна оставаться неизменной;

• в документе должен быть отражен контекст его создания, по- лучения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники);

• должны быть представлены связи между отдельными записями, составляющими в совокупности документ.

3. Социальная природа документа тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. functio – исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью обще- научного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций.

Функции документа можно разделить на общие и специфические, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные).

Особые функции документа:

• информационная (фиксация и сохранение информации);

• социальная (обеспечение социальных потребностей, выполнение важных общественных задач);

• культурная (закрепление и передача культурных традиций);

• коммуникативная (обеспечение связи между отдельными элементами общественной структуры, людьми).

Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных ее подсистем. Она может быть интерактивной, т.е. вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в одном направлении: сверху – вниз или снизу – вверх. Соответственно возникают и различные категории документов:

• двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.);

• многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего общества (например, Всеобщая декларация прав человека);

• документы, ориентированные сверху вниз, т.е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.д.); документы, ориентированные снизу вверх – от исполнителя и подчинённого к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки, рапорты и т.д.).

Возникновение и широкое распространение в последние десятилетия компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации резко увеличили скорость и объемы передачи информации и, как следствие, коммуникативные возможности документа.

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций – архивов, информационных центров, музеев, библиотек и др. Специфические функции документа:

• управленческая (обеспечение организации системы и процессов управления);

• правовая (закрепление и изменение правовых норм и правоотношений в обществе);

• функция исторического источника (отражение исторических сведений о развитии общества).