Тема 4. Методы и способы документирования

Цель: Ознакомить студентов с методами и способами документирования информации, в т.ч. в медицинских организациях.

Из истории создания документа. Человечество в процессе эволюции вначале научилось общаться при помощи мимики и жестов, потом освоили фонетические звуки и изобрели устную речь. Что такое человеческая речь? Просто люди договорились при помощи сочетания определенных звуков обозначать определенные предметы или действия (понятно, что у народностей, проживающих на разных территориях, оказались свои сочетания звуков. Поэтому и появились разные языки: английский, казахский, русский и т.д.). Создание устной речи значительно облегчило общение людей, появилась возможность обмениваться опытом, накапливать знания. Со временем знаний стало так много, что их стало трудно удерживать в памяти. Появилась необходимость в письменности: нужно было зафиксировать полученные знания. Так возникла письменность.

Эволюция письменности такова: Вначале это было рисунчатое письмо (т.е. пиктография). Пиктография была у народов всех континентов, наскальные рисунки сохранились всюду – это и есть первые созданные документы. И они несут информацию. Причем эта информация кодированная. На древних наскальных рисунках, обнаруженных в Казахстане, мы можем увидеть сцены охоты, сцены жертвоприношений. Для прочтения пиктограмм нет никаких правил. Поэтому читающий эти пиктограммы не связан, с какими либо условиями. Нужно лишь узнать и правильно распознать изображения, «прочитать» их.

Пиктография (лат. pictus — рисованный, живописный, греч. grapho — пишу) — древнейший вид письма, это письмо руками. Условными рисунками изображали не только пред­меты, но и действия, события, т. е. целое сообщение. Для пик­тографии не нужен алфавит, т. е. набор определенных зна­ков. Необходимо только изображать предметы и ситуации так, чтобы их узнал читающий (на­пример, человека, лодку, сцену охоты, детей и т. д.).

Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.

Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

Языковые системы - это системы грам­матических правил, при помощи которых строятся осмысленные предложения.

Виды языков. За время существования цивилизации человечество вы­работало множество языков, которые принято делить на ес­тественные (или натуральные) и искусственные (машинные). Соответственно различают коды и знаки как для есте­ственных, так и для искусственных языков.

Естественные языки исторически возникли в процессе развития человеческого общества. Самым древним был языкмимики и жестов, доставшийся человеку в наслед­ство от животных и базирующийся на первой сигнальной системе. На основе второй сигнальной системы была созда­на и используется осмысленная членораздельная речь. Развиваясь обособленно, группами, люди исторически выработалинациональные языки — основной способ кодирования информации.

Естественные языки обладают достоинствами и недостатками. Например, выразительная сторонаречи помогает передать чувства и отношения говорящего к предмету сообще­ния.

Именно экспрессивность естественных языков относится к недостаткам в работе офисов. К недостаткам также относятся наличие символов и сино­нимов в естественных языках. Отсюда следует необхо­димость разработки искусственных языков, лишенных не­достатков естественных.

Искусственные языки — это специально разработанные коды для передачи специаль­ных сообщений. Они создаются людьми для ка­ких-то узких потребностей, регулируются на основе согла­сованных принципов и никогда не допускают разных толкований. Примерами могут служить языки математической симво­лики, различного рода шифры, азбука Морзе, азбука флажков на флоте, междуна­родные языки идо и эсперанто, языки машинного

програм­мирования и т. д.

Каждый искусственный язык создается для какой-либо цели. Например, устранить многозначность естественного языка, ограничить доступ лиц к информации, упростить грамматические и синтаксичес­кие правила естественного языка, свести все многообразие знаков, применяемых в естественных языках, к двум сиг­налам — точка — тире, вследствие чего информация может быть передана радиоволнами на большие расстояния и т.д. Однако искусственные языки неудобны в общении и применяют­ся только тогда, когда естественные языки использовать затруднительно.