Документация и инвентаризация

Первичное наблюдение – это целенаправленное восприятие фактов, являющееся начальным звеном в цепочке функционирования предпринимательской деятельности. От качества проведения первичного наблюдения зависят полнота и достоверность учетной информации.

По результатам первичного наблюдения составляются первичные бухгалтерские документы – это бухгалтерские документы, составленные в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их завершения и являющиеся первым свидетельством их совершения.

Первичные бухгалтерские документы необходимы для: обоснования учетных записей; передачи указаний от распорядителей до исполнителей; контроля за правильностью совершенных фактов предприниматель­ской деятельности организации; фиксации причин хозяйственных нарушений, имеющих место в предпринимательской деятельности.

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами.

Если в первичном документе допущена ошибка, то ее можно исправить:

- способом сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартным цветом - синий, черный с заключением ее в прямоугольную рамку. Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делается правильная запись;

- способом корректировки, или корректурным, т.е. зачеркивается неправильно написанная сумма одной чертой. Над зачеркнутой суммой делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера. При необходимости составляется справка, раскрывающая исправление и причину ошибки;

- способом дополнительной проводки. Недостающая сумма показывается той же бухгалтерской проводкой стандартным цветом.

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

Для полного и точного отражения содержания хозяйственной операции применяются документы,разработанные самостоятельно организациями.

Документы бухгалтерского оформления составляются сотрудниками бухгалтерии организации с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: расчетно-платежные ведомости, ведомости начисления амортизации, бухгалтерские справки, расчеты бухгалтерии, накопительные ведомости.

Первичные документы содержат первоначальную исходную информацию о конкретных хозяйственных фактах – накладные, кассовые ордера, акты на списание основных средств, чеки.

Первичные документы группируют по видам документов и по видам учетных работ.

По видам документов – первичные документы группируют следующим образом:

1. Акты: приема (передачи) основных средств, списания основных средств, приема-сдачи отремонтированных объектов, приема материалов (оборудования), о выявленных дефектах, на замену;

2. Требования: акт- требование на замену материалов, накладная, требование на отпуск материалов, платежное требование, требование-поручение;

3. Накладные: накладная (требование) на внутреннее перемещение, накладная на отпуск на сторону;

4. Наряды: на выполненную работу, на сдельную работу;

5. Приказы: приказ (распоряжение) о приеме, о переводе, о прекращении договора, о предоставлении отпуска, приказ (накладная) на отгрузку;

6. Ордера: приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер;

7. Карты (карточки): лимитные карточки, заборная карта;

8. Заявления: на открытие счета, об отказе от акцепта;

9. Поручения: платежное поручение, сводное платежное поручение, платежное требование-поручение;

10. Счета: счет-фактура, счет (поставщика), лицевой счет;

11. Доверенность;

12. Отчеты: авансовый отчет, материальный отчет;

13. Реестры (списки, описи): реестр чеков, реестр невыданной зарплаты, реестр платежных требований, реестр приходных и расходных ордеров, инвентарный список, инвентаризационная опись.

Под документооборотом понимают движение документов от момента их составления или получения извне до сдачи в архив после обработки и отражения в учете.

Процесс документооборота регулируется его графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель.

После совершения хозяйственных операций документы в соответствии с разработанным графиком документооборота представляются в бухгалтерию организации, где их проверяют и обрабатывают, а затем используют для отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей их обработке, которая состоит из следующих этапов: группировки, таксировки, контировки и гашения.

Группировка – это подготовка сводных данных по движению видов имущества и обязательств за отчетный период.

Таксировка – это перевод натуральных показателей в стоимостное выражение. Таксировка документов заключается в умножении натуральных показателей (кг, т, штуки) на цену за одну единицу натурального измерителя.

Контировка – это указание номера счета, дебетуемого или кредитуемого, по суммам, подлежащим отражению на счетах бухгалтерского учета. Этот этап обработки связан с отражением хозяйственных фактов данных в документе на счетах бухгалтерского учета путем двойной записи.

Гашение – это проставление на документах, относящихся к кассовым операциям, штампов или надписи от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

После бухгалтерской обработки первичных документов их данные должны быть зарегистрированы в специальных учетных таблицах и отражены в определенной последовательности.

Завершающим этапом документооборота является хранение первичных документов.