На судне ведутся журналы, которые отражают работу судна и его механизмов, а также операции с веществами, представляющими угрозу для окружающей среды

Судовой журнал (Log Book) является официальным судовым документом, в который вносятся сведения, касающиеся повседневной жизни судна, в том числе сведения навигационного характера, которые позволяют вместе с прокладкой на навигационных картах и информацией технических средств регистрации восстановить маршрут плавания судна. Судовой журнал ведется на каждом судне, имеющем право плавания под Государственным флагом Российской Федерации, независимо от формы собственности, в течение всего периода эксплуатации. Судовой журнал заполняется в процессе вахты в момент совершения события или после него вахтенным помощником капитана. Капитан контролирует записи в судовом журнале и удостоверяет их подписью в конце каждой страницы.

Все листы в судовом журнале должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены на последней странице печатью капитана морского порта Российской Федерации. [ ]

Судовой журнал хранится на судне в течение 2-х лет со дня внесения в него последней записи, после чего сдается на хранение в орган, в котором зарегистрировано судно. [ ]

Машинный журнал (Engine Log Book) является дополнением к Судовому журналу и отражает работу силовых и вспомогательных установок, скорости хода, наличие и расход топлива и т.п. В журнале непрерывно фиксируется работа судовых двигателей. Журнал ведет вахтенный механик, а старший механик ежесуточно проверяет эти записи и удостоверяет своей подписью. Машинный журнал вляется одним из основных документов при анализе действий машинной команды, выявления причин поломок и т.п.[ ]

В соответствии с требованиями МАРПОЛ-73/78 на каждом судне, предназначенном для перевозки 15 человек и более, и на каждом судне валовой вместимостью 400 единиц валовой вместимости и более ведутся:
Журнал операций со сточными водами (Sewage Record Book), Журнал операций с мусором (Garbage Record Book) и Журнал нефтяных операций (Oil Record Book). [ ]

Каждый нефтяной танкер валовой вместимостью 150 тонн и более и каждое судно, не являющееся нефтяным танкером, валовой вместимостью 400 тонн и более должно иметь на борту Журнал нефтяных операций – часть 1 (Операции в машинных помещениях). Каждый нефтяной танкер валовой вместимостью 150 тонн и более должен иметь Журнал нефтяных операций – часть II (Балластно-грузовые операции). Журнал нефтяных операций заполняется по форме, установленной в Дополнении Ш Приложения 1 к Конвенции МАРПОЛ -73/78, и может быть либо частью Судового журнала, либо отдельным журналом. Конвенция МАРПОЛ – 73/78 содержит перечень операций, которые подлежат регистрации в Журнале (Правило 20 Приложения 1). Каждая завершенная операция должна быть подписана и датирована лицом командного состава, ответственным за операцию. Каждая заполненная страница Журнала подписывается капитаном судна. Все листы в Журнале должны быть пронумерованы и прошнурованы и скреплены на последней странице печатью капитана морского порта РФ. Журнал вносится в реестр судовых документов и заверяется капитаном порта, в котором он получен. [ ]

Санитарный журнал ведется на судне в соответствии с п. 1 статьи 32 Кодекса торгового мореплавания РФ. В журнал вносятся сведения, касающиеся результатов санитарных проверок судна. Журнал заполняется лицами командного состава, ответственными за санитарное состояние судна. Журнал заполняется во время или сразу после окончания санитарной проверки. Каждая запись по результатам санитарных проверок подписывается капитаном судна или старшим помощником капитана. [ ]

Судовое санитарное свидетельство на право плавания выдается органами санэпиднадзора в соответствии с Санитарными правилами для морских судов РФ. [ ]

Свидетельство об освобождении судна от санитарного контроля/ Свидетельство о прохождении судном санитарного контроля (Ship Sanitation Control Examination Certificate) выдается органами санэпидемнадзора на основании Международных медико-санитарных правил 2005 г. Этот документ содержит информацию, отражающую общее санитарно-эпидемиологическое состояние судна, его помещений и систем, в том числе наличие переносчиков на всех стадиях развития, животных – резервуаров переносчиков болезни, грызунов или других видов животных, которые могут являться переносчиками болезней человека.

Максимальный срок действия Свидетельства составляет 6 месяцев. Этот срок может быть продлён на один месяц, если требуемая инспекция или меры контроля не могут быть выполнены в порту. Свидетельство об освобождении судна от санитарного контроля обычно выдаётся только в том случае, если инспекция судна проводилась на порожнем судне и порожних трюмах или трюмах заполненных только балластом или другими материалами, характер и размещение которых позволили провести тщательную инспекцию трюмов. [ ]

Морская медико-санитарная декларация (Maritime Declaration of Health) предоставляется капитаном или судовым врачом, если он имеется на борту, по требованию компетентного органа. Содержит, кроме обычных сведений о судне, порте, пассажирах и экипаже, ряд медико-санитарных вопросов. Например, заходило ли судно на зараженную территорию, определенную ВОЗ; имел ли на борту в течение рейса случай заболевания с подозрением на инфекцию необычного характера идр. [ ]

Дополнительные требования предъявляются к определенным типам судов. Танкерам-химовозам, в соответствии с Международным кодексом постройки и оборудования судов, перевозящих опасные химические грузы (Кодекс МКХ) после освидетельствования выдается Свидетельство о пригодности судна к перевозке опасных химических грузов наливом (List of Products allowed to be carried according IBC Code) или Международное свидетельство о пригодности судна к перевозке опасных химических грузов наливом.

Танкерам-газовозам, в соответствии с Международным кодексом постройки и оборудования судов, перевозящих сжиженные газы наливом, Свидетельство о пригодности судна к перевозке сжиженных газов наливом (Certificate of Fitness for the Carriage of Liquefied Gases) или Международное свидетельство о пригодности судна к перевозке сжиженных газов наливом.

Судну, удовлетворяющему требования Кодекса высокоскоростных судов, выдается Свидетельство по безопасности высокоскоростного судна (High-speed Ship Safety Certificate).

Суда с ядерной энергетической установкой в соответствии с Кодексом по безопасности ядерных торговых судов должны иметь Свидетельство о безопасности ядерного грузового судна (Nuclear Cargo Ship Safety Certificate).

Все судовые документы, за исключением Свидетельства о праве собственности (Судового билета) и Документа о соответствии должны находиться на судне в подлинниках.

Так как многие курсанты будут работать на судах под иностранными флагами, в приложении приводятся судовые документы, выданные иностранными органами, осуществляющими освидетельствование и классификацию, а также регистрацию судов в судовых реестрах.