Поиск по атрибутам документов

Использование этого вида поиска позволяет искать документы по их атрибутам (формату, отправителям, получателям и т.д.). Это позволяет узнавать в оповещениях о совпадении атрибутов перехваченной информации с заданными в алерте атрибутами. Так, например, можно отслеживать активность отдельных доменных пользователей, IP адреса, определенные адреса электронной почты, документы и т.д.

При помощи такого вида поиска также можно отслеживать копирование или пересылку файлов определенных форматов. Например, для проектных организаций таким форматом являются файлы, созданные в программе AutoCad, и такая возможность позволит им избежать утечки информации с предприятия.

\ Атрибутивный поиск - поиск документа по атрибутам (реквизитам, полям) регистрационно-контрольной карточки документа.

К атрибутам могут относить такие поля, как наименование документа, вид документа, организацию (для холдинговой структуры), проект(для проектной организации) т.д. При сохранении документа в архив поля для ввода реквизитов документа заполняются определенными значениями, в дальнейшем при атрибутивном поиске проверяется совпадение значений этих полей запросу.

Атрибутивный поиск более пригоден для поиска известного документа, тогда как полнотекстовый поиск используется для поиска неизвестных документов.

Раздел №2 Документационные процессы. Электронный документ.

Тема 2. Документационные процессы. Электронный документ.

Переход к обработке электронного документа позволяет прежде всего повысить эффективность анализа, доступа и работы сотруд­ников с информацией, уменьшает временные затраты на передачу документов, упрощает решение вопросов, связанных с обработ­кой связанных документов, аннотацией документа несколькими сотрудниками с последующим анализом сделанных замечаний и предложений, и др.

Электронно-цифровая форма документа позволяет разраба­тывать, внедрять и использовать прогрессивные средства элект­ронной вычислительной техники.

Объем электронного документооборота постоянно увеличи­вается, особенно в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена документами по электронной почте, а также с растущей популярностью Интернет-торговли.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документооборот, т.е. процесс движения, обра­ботки, хранения и обмена электронными документами, регули­руется различными нормативными актами - государственными; межотраслевыми; отраслевыми и локальными актами предпри­ятия.

Работа с электронными документами в службе делопроизвод­ства аналогична работе с традиционными (бумажными) докумен­тами. При рассылке по электронной почте адресат получает документ практически моментально после его отправки. Затем электронный документ может быть воспроизведен в любых необ­ходимых виде и форме: открыт на экране компьютера, перенесен на бумажный носитель, перенесен или скопирован на различные материальные носители информации (СД-диски, плен­ки и т.д.).

Использование электронной почты предоставляет пользовате­лям возможности:

• оперативной доставки электронных документов адресатам;

• одновременной рассылки любому количеству адресатов;

• получения подтверждения о доставке документов по назначе­нию;

• редактирования полученных документов, их хранения и пере­сылки;

• вывода на печать полученных документов.

После получения электронных документов их необходимо зарегистрировать и установить подлинность. Установка подлин­ности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной цифровой подписи устанавливается неизменность всех реквизитов.

Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для его зашиты от подделки, полученный в результате криптографического преоб­разования информации с использованием закрытого ключа элек­тронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить от­сутствие искажения информации в электронном документе.

Затем руководитель организации проставляет на документах резолюцию, и по внутренней сети предприятия они рассылаются на рабочие места исполнителей. Процесс исполнения электрон­ных документов аналогичен исполнению документов па бумаж­ных носителях.

Правовое регулирование в сфере обращения электронных до­кументов направлено:

• на реализацию единой государственной политики в сфере об­ращения электронных документов;

• обеспечение безопасности и защиты информации при ее со­здании, обработке, хранении, передаче и приеме;

• обеспечение прав и законных интересов пользователей элек­тронных документов;

• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хра­нения, передачи и приема электронных документов.

Срок хранения электронных документов такой же, как и бу­мажных. И так как долговременное хранение большого количест­ва документов (работа с которыми, к тому же не ведется) в памяти ПК составляет некоторую сложность, целесообразно формиро­вать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При создании электронных архивов должны выполняться сле­дующие требования:

• электронные документы должны быть защищены от несанк­ционированного доступа и внесения изменений;

• организация доступа к документам должна производиться в порядке, предусмотренном соответствующими нормативными актами;

пользователи должны иметь возможность получить электрон­ные документы в виде копии на бумажном носителе;

• пользователям должна быть предоставлена возможность под­тверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения.