Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов

Раздел 4. Организация и технологии документационного обеспечения управления (ДОУ)

ТЕМА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФОРМЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Существует три формы организации работы с документами в управленческом аппарате – централизованная, децентрализованная и смешанная.

Службой ДОУ называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.).

При создании службы ДОУ нужно учитывать технический, юридический и организационный аспекты.

1. ТИПОВЫЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ ДОУ

Основные положения ГС ДОУ регламентируют названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организации к определенным группам и уровням управления

Службы ДОУ: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь учреждения.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате управления и в отрасли.

1. Управление делами включает:

• Секретариат

ü приемная

ü руководитель

ü зам. руководителя

ü коллегии

ü протокольные бюро

• Инспекция
• Канцелярия

ü отдел по правительственной переписке

ü экспедиция

ü машинописное бюро

• Отдел защиты информации
• Отдел совершенствование работы с документами
• Отдел писем или отдел жалоб
• Центральный архив

2. Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях и в ВУЗах. Она включает:

• Отдел по приему и обработке поступающих и отправляемых документов
• Отдел по учету и регистрации документов
• Отдел по контролю за сроками исполнения документов
• Группа по работе с обращениями граждан
• Отдел по созданию документов
• Копировально-множительное бюро
• Архив
• Канцелярия

3. Общий отдел – служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах.

• Общий отдел включает:
• Протокольный отдел
• Группа писем
• Копировально-множительная служба
• Группа контроля
• Машинописное бюро
• Архив

4. Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших организациях, не имеющих внутренние организационные структуры.

1. ЦЕЛИ. ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

Цели

- руководство документопотоком;

- координация видов работ с документами;

- контроль за работой с документами;

- организация работ по ДОУ.

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- обеспечение единого порядка работ с документами;

- контроль за исполнением документов;

- хранение документов;

- унификация форм документов;

- сокращение по возможности документооборота;

- методическая работа по совершенствованию ДОУ;

- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

- разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации;

- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись;

- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные строки;

- изготовление и размножение документов;

- разработка номенклатуры дел, хранение дел;

- организация работы архива;

- повышение классификации работников службы ДОУ;

- контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

Нормативные документы, регламентирующие работу службы ДОУ:

- положение о службе ДОУ;

- должностные инструкции работников службы ДОУ;

- инструкция по делопроизводству;

Должностной и численный состав службы ДОУ:

Руководители: заведующие службой и структурными подразделениями.

Специалисты: документовед, референт, редактор, секретарь.

Технические исполнители: машинистка, оператор организационной техники, технический секретарь, стенографистка.

Численность работников службы ДОУ зависит от объема документооборота.

ТЕМА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота – правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Принципы организации документооборота:

- оперативность;

- единообразие;

- однократность;

- исключение лишних инстанций;

Главное правило документооборота – оперативное движение по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документопоток - организованное в пределах управленческой системы движение документов в определенном направлении, при условии, что у этих документов общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

- горизонтальные (связывают организации одного уровня управления);

- вертикальные (восходящие и нисходящие).

По отношению к управленческому объекту:

- входящие (документы, поступившие на предприятие, в учреждение, в организацию);

- исходящие (официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия);

- внутренние (документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы).

Объем документооборота – общее количество документов за определенный промежуток времени.

Учет внутреннего годового документооборота позволяет:

· Определить загрузку организации в целом;

· Определить соответствие маршрутов движения документов задачам структурных подразделений или должностных лиц;

· Установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для работы аппарата управления;

· Разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов;

· Рассчитать численность службы ДОУ;

· Определить потребность в организационной и вычислительной технике.

1. РАБОТА С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Прием и первичная обработка проводится централизованно (экспедиция или участок по приему и отправке документов). Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьером, с помощью компьютерных систем, электронной почты, через командированных сотрудников.

На этом этапе проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату). Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствие приложений, несоответственных приложений и документов сообщается отправителю.

Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда на документе отсутствует обратный адрес (конверт подкалывается к документу). Конверты с пометкой «лично» не вскрываются, а сразу передаются адресату.

На документе ставят штамп о получении (отметка о поступлении), регистрируют в учетной форме.

Документы сортируют по структурным подразделениям, направляют на рассмотрение руководителю, который проставляет резолюцию.

Затем документы направляются на исполнение, после чего подшиваются в дело.

1. РАБОТА С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Документы, отправляемые организацией должны пройти сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными. На этом этапе проверяется правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров, даты подписания, регистрации и отправки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Отправляются в тот же день.

1. РАБОТА С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Исполнителем составляется проект документа, проверяется правильность оформления. Затем проект документа согласовывается, подписывается, регистрируется, передается исполнителю. После исполнения ставится отметка об исполнении и документ подшивается в дело.

ТЕМА 3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА

Регистрация документа – запись данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в учетную форму. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима:

– для обеспечения сохранности документов;

– для удобства поиска документов;

– для учета и контроля исполнения документов.

Форма регистрации документов:

– централизованная;

– децентрализованная;

– смешанная.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы;

контракты (договоры) коммерческие;

документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из: порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72\1 – 5 включает:

72 – порядковый номер документа по журналу регистрации;

1 - 5 – номер дела по номенклатуре.

Виды регистрации:

· журнальная;

· карточная;

· компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток – медленный поиск, особенно при больших объемах документов.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому, и т.п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток – возможны потери карточек.

Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток – возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.

Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Система регистрации на ПК может быть создана:

• в среде систем управления базами данных (Access);

• с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);

• в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы;

• другими программными средствами.

Поиск документов ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа

(«Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и др.), определяется специальными инструкциями.

- приглашения;

- рекламные письма, прайс-листы, каталоги;

- печатные издания (журналы, брошюры);

- извещения, сообщения о встречах, переговорах;

- письма с пометкой «лично»;

- программы конференций, совещаний и т.п.

Постановка на контроль обеспечивает своевременное исполнение наиболее важных и срочных документов.

Содержание контроля исполнения:

• занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы; установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям; извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения; фиксация промежуточных результатов исполнения документов;
• информирование руководства о результатах контроля;
• снятие документов с контроля по указанию руководителя;
• подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют:

• руководители;
• заместители руководителя;
• специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
• работники службы делопроизводства;
• секретари-референты.

Сроки исполнения документов делятся на:

• типовые;
• индивидуальные.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.

Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.

Изменение сроков исполнения проводится:

типовых – введением нового нормативного акта;

индивидуальных – руководителем, поставившим документ на контроль.

Сроки исполнения считаются:

для входящих документов – с даты поступления;

для внутренних и исходящих – с даты подписания или утверждения.

Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах:

«…исполнить до 01.09.2004» или «… исполнить к 01.09.2004».

Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:

• журналы регистрации;
• персональный компьютер;
• органайзер (планировщик).

Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе «Примечание».

Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).

В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства).

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и др.).

Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме.

При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.

Тема 4. Особенности работы с делами, содержащими коммерческую тайну

Документированная информация с ограниченным доступом подразделяется на:

• Информацию, отнесенную к государственной тайне
• Конфиденциальную информацию.

Эти понятия регламентируются законом РФ от 21.07.93 № 5485-1 «О государственной тайне».

Государственная тайна — защищаемые государством сведения, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ в области его деятельности: военной, экономики, науки, техники, внешней политики и экономики, разведывательной деятельности, контрразведывательной деятельности, оперативно-розыскной деятельности.

Гриф секретности — это реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе или в сопроводительной документации на него.

Устанавливаются три степени секретности и соответствующие им грифы секретности:

• Особой важности
• Совершенно секретно
• Секретно.

Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства о государственной тайне, несут уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность.

Сведения, не подлежащие засекречиванию:

v О чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан;

v О стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;

v О состоянии экологии, здравоохранении, санитарии, демографии, образовании, культуре, сельском хозяйстве;

v О состоянии преступности;

v О привилегиях, компенсации и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностных лицам, организация, учреждениям и предприятиям;

v О фактах нарушения прав и свобод гражданина;

v О размерах золотого запаса и государственных валютных резервах РФ;

v О состоянии здоровья высших должностных лиц РФ;

v О фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами.

Сведения конфиденциального характера:

· Информация о гражданах (персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, ТК РФ ст. 85)

· Информация конфиденциальная — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.