Требования к оформлению заявки на участие в конкурсе

Обычно в этой части инструкции приводят:

· Рекомендуемые формы для представления сведений (например):

· Форма сопроводительного письма к заявке на участие в конкурсе;

· Сводные данные об организации;

· Конкурсное предложение,

· Формы предложения участника

– Конкурсное предложение:

– Характеристики продукции;

– Календарный график выполнения работ, поставок, разработанный участником размещения заказа;

· Сведения о квалификации (если квалификация – критерий) или информация для прогнозирования качества работ:

– квалификационный состав (руководители и ответственные лица, рабочие);

– материальные ресурсы;

– опыт;

– сведения о привлекаемых субподрядчиках и поставщиках;

· Другие формы (банковские гарантии и т.д.);

· Правила оформления материалов заявки:

· Правила брошюрования заявки и количество экземпляров;

· Требования к оформлению представляемых в заявке материалов и документации, для которых не представлены специальные формы;

· Оформление Сметы – Расчета стоимости работ (оказания услуг, поставки товаров) по контракту;

· Порядок внесения исправлений, технические и юридические требования к подписанию;

· Язык (языки), на которых составляются заявки;

· Правила оформления конвертов с заявками (упаковка, надписывание).

Рекомендуемые формы для представления сведений приводятся обычно в виде приложений к конкурсной документации. Эта часть конкурсной документации должна быть четко увязана с перечнем требуемых от участника конкурса документов и сведений. Формы документов для заполнения участниками размещения заказа разрабатывают с целью унифицировать поступающие от различных участников конкурса сведения и упростить процесс сопоставления конкурсных заявок.

В правила оформления материалов заявки включают указания о составе, форме и способу заверения документов, представляемых участником размещения заказа. При разработке этих правил нужно учитывать, что наилучшей формой представления документов являются подлинники или нотариально заверенные копии. Однако такие копии достаточно дороги, так что при закупке на небольшую сумму эти расходы являются значительными для участника размещения заказа. Поэтому можно ограничиться требованием представления оригинала или нотариальной копии только для выписки из государственного реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), что прямо предусмотрено законом. Остальные документы можно разрешить представлять в виде ксерокопий, оставляя за заказчиком (уполномоченным органом) право при необходимости в сомнительных случаях сверить копию с подлинником или нотариально заверенной копией документа на стадии рассмотрения конкурсных заявок. Это положение не касается тех документов, которые заказчик (уполномоченный орган) имеют право затребовать от государственных учреждений. Эти документы заказчик не имеет право требовать от участников размещения заказа. К таким документам Закон относит документы, подтверждающие:

· непроведение ликвидации участника размещения заказа - юридического лица;

· непроведение в отношении участника размещения заказа - юридического лица, индивидуального предпринимателя процедуры банкротства;

· неприостановление деятельности участника размещения заказа в порядке, предусмотренном Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, на день рассмотрения заявки;

· отсутствие (или допускаемое Законом наличие) у участника размещения заказа задолженности по начисленным налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджеты любого уровня или государственные внебюджетные фонды за прошедший календарный год;

· отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков сведений об участнике размещения заказа.

Количество экземпляров заявки, представляемое на конкурс, зависит от сложности предмета конкурса (чем сложнее предмет контракта, тем больше привлекается экспертов, которых нужно снабдить копиями заявок), от срочности получения результатов конкурса (чем быстрее необходимо провести оценку, тем больше требуется копий для параллельной работы экспертов), от порядка хранения документов, принятого у заказчика. Обычно достаточно 1-3 копий (не считая оригинала), хотя для сложных дорогостоящих проектов это количество может возрастать до 5 и более.

Как правило, наличие исправлений в документах конкурсной заявки допускается при условии, что исправления заверены подписью лица, подписавшего документ. Целесообразно потребовать, чтобы каждый лист конкурсной заявки - оригинала имел надпись «оригинал»; копии - надпись «копия». Если установлено требование прошнуровать заявку и скрепить печатью на последнем листе, то достаточно надписей «оригинал» и «копия» только на первых (титульных) листах заявки. Листы конкурсной заявки должны быть пронумерованы; все оригинальные документы должны быть подписаны руководителем исполнительного органа претендента или действующим по его доверенности лицом. Обычно устанавливается требование скрепить подпись печатью организации.

В правила оформления сметы включают, если требуется, указания на применяемые системы расчетов цен и определения цены контракта, использование текущих цен, базисных цен и расценок, порядок учета инфляции, используемые индексы и дефляторы, расчетные коэффициенты, тарифы, обязательные платежи, разбивку цен на составляющие (стоимость ресурсов, в т.ч. отпускные цены, транспортные, складские расходы, таможенные платежи и т.п.), учет налогов и проч.

Конкурсная документация составляется на русском языке. В случае, если заказчик (уполномоченный орган) заинтересован во всемерном привлечении к конкурсу иностранных участников, может быть изготовлен перевод конкурсной документации на английский язык. Однако в таком переводе должно быть указано, что юридически значимым является русский текст. При размещении заказа для нужд субъекта федерации или муниципальных возможно использование дополнительного языка, распространенного в данном субъекте федерации.

В связи с тем, что иностранным участникам не запрещено участвовать в торгах в Российской Федерации, в конкурсной документации следует указать, что языком, на котором составляются конкурсные заявки, является русский.

Учитывая неопределенность требований Закона от 21.07.05 № 94-ФЗ в отношении оформления заявок, а также исходя из духа Закона, конкурсным комиссиям при принятии решений о допуске к торгам можно рекомендовать относиться к небольшим недочетам в оформлении заявок как к несущественным отклонениям, если такие недочеты прямо не предусмотрены упомянутым Законом, все требуемые в соответствии с Законом документы и сведения представлены, а признание недочетов несущественными не влечет нарушения справедливой конкуренции для других участников размещения заказа, которые представили заявки без нарушений. При этом к несущественным ни в коем случае не могут быть отнесены недочеты в ситуации, когда эти недочеты являются нарушением действующих нормативных правовых актов, например, отсутствует смета, определяющая предложенную цену выполнения работ, что нарушает пункт 1 ст. 743 Гражданского кодекса РФ. Конечно, конкурсная комиссия вправе стоять на букве конкурсной документации и считать любое отклонение основанием для недопуска участника размещения заказа к торгам.

Конкурсная документация должна содержать подробную инструкцию по упаковке конкурсной заявки. Здесь важно указать, что конкурсная заявка, составленная в письменном виде, должна быть запечатана в конверт (пакет).

Обычно конкурсную заявку просят запечатать в два конверта. Во внешний конверт кладут отдельные конверты с оригиналом и копией (копиями) заявки. На этих внутренних конвертах целесообразно указать наименование конкурса, адресата (заказчика или организатора конкурса), наименование и адрес участника размещения заказа, а также соответствующие надписи «оригинал» или «копия».

Закон предусматривает, что заявка должна подаваться в конверте, на котором указывается наименование открытого конкурса, на участие в котором подается данная заявка. Внешний конверт должен содержать надпись с наименованием конкурса и указание «не вскрывать до…» с указанием даты и времени вскрытия конкурсных заявок, установленные в извещении о проведении торгов. Это должно предотвратить вскрытие конверта в секретариате заказчика (уполномоченного органа) раньше времени. Обычно на конверте указывают также наименование и адрес участника размещения заказа.