Оперативный учет личного состава

Достоверному учету заработной платы способствует грамотно поставленный на предприятии учет численности и использования рабочего времени.

Основными направлениями движения рабочей силы являются: прием на работу, перевод с должности на должность или из разряда в разряд, перевод из цеха в цех или из отдела в отдел, уход в отпуск, увольнение. Каждый из этих случаев оформляется соответствующими документами.

Основанием для приема на работу является заключение договора между работником и организацией или заключение контракта. Эти документы предусматривают условия труда, отдыха и особые факторы, которые зависят от специфики работы (например, вредное производство, скользящий график выхода на работу). Затем составляется приказ о приеме на работу (форма N Т-1), в котором указывается фамилия, имя отчество, участок работы, разряд, характер, вид работы, размер тарифной ставки, оклад, режим работы и т.п. В отделе кадров производиться регистрация в книге учета списочного состава предприятия, заводиться личная карточка (формы № Т-2), в которой отражены все сведения о работнике, как личного характера, так и общего. На основании личной карточки открывается лицевой счет работника (формы № Т-54), а в условиях автоматизированного учета – ф. Т – 54а. в них по каждому месяцу накапливается информация об отработанном рабочем времени работника, начисленной заработной плате по всем видам начислений, удержаниям, льготам и т. п.

При этом используются так же данные страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет работника в налоговом органе по месту жительства, паспорта.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не оговорен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу. Если он этого не сделал без уважительной причины в течение недели, то трудовой договор аннулируется (ст. 61 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме, в двух экземплярах, и подписывается обеими сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ст.67 ТК РФ) Приказ (распоряжение) издается на основании письменного трудового договора (контракта).

Согласно ст. 66 ТК РФ основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. В трудовой книжке вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Каждому работнику предприятия, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который является шифром аналитического учета и проставляется во всех документах по учету расчетов с персоналом. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и под соответствующим табельным номером табельщики заносят работника в табель учета использования рабочего времени (форма № Т-12), (форма № Т-13- при автоматизированном учете), при этом в разрезе каждого работающего указывается:

- время работы - урочное, сверх урочное;

- время работы в ночные часы (с 22 до 6 часов утра);

- время работы в выходные и праздничные дни;

-неотработанное время в связи с нахождением работника в очередном или учебном отпуске, в связи с выполнением государственных обязанностей;

- отсутствие с разрешения администрации, по болезни, прогулы и др.

В случае увольнения или переводе на другую работу его табельный номер не может присваиваться другому работнику в течение одного-двух лет.

Табель утверждается руководителем, подписывается исполнителем.

Значение табеля:

- контрольное – с помощью табеля ведется контроль за выходом работников на работу со стороны администрации;

- статистическое – по табелю определяется среднемесячная численность и количество отработанных часов. (человеко-дни, человеко-часы);

- бухгалтерское – с помощью табеля начисляется заработная плата.

Увольнение работников оформляется приказом руководителя предприятия: Т-8 – «Приказ о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». Этот приказ подписывается руководителем предприятия или уполномоченным на это лицом и согласовываются с профсоюзным органом предприятия (если таковой имеется).

Форма № Т- 8 служит основанием для внесения записи об увольнении в трудовую книжку, личную карточку, лицевой счет работника. Производится расчет с работником по форме № 61- Т «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».