Редактирование документа Word 2003

Редактирование документа состоит в изменении (обработке) введенной в него информации. Операции, связанные с редактированием документа:

· поиск и замена символов, фрагментов текста и параметров форматирования;

· нахождение синонимов, антонимов и связанных слов;

· запись, просмотр и внесение исправлений;

· вставка, изменение и удаление примечаний.

Оптимизация параметров правки

Рассмотрим назначение некоторых флажков на вкладке, позволяющих ускорить редактирование текста:

· заменять выделенный фрагмент (Typing replaces selection) — обеспечивает замену выделенного текста на текст, вводимый с клавиатуры;

· использовать перетаскивание текста (Drag and drop text editing) — позволяет указать на выделенный фрагмент и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместить фрагмент на другое место;

· использовать клавишу Ins для вставки (Use the INS key for paste) — обеспечивает ввод содержимого буфера обмена в документ при нажатии клавиши Insert;

· автоматически выделять слова (When selecting, automatically select entire word) — обеспечивает автоматическое выделение целого слова и последующего пробела при попытке выделения части слова;

· учитывать пробелы (Smart cut and paste) — позволяет автоматизировать создание пробелов при вырезании и вставке. Если слово вставляется перед точкой или запятой, то пробел между ними удаляется.

Поиск фрагментов текста и параметров форматирования

При работе с документом может возникнуть необходимость найти в нем группу символов, какое-нибудь слово, фрагмент текста, определенные параметры форматирования и т.д. Чтобы автоматизировать поиск и не просматривать весь документ или выделенный фрагмент, выполните следующие действия:

· установите курсор на то место, с которого начнете поиск;

· выберите в меню Правка (Edit) команду Найти (Find) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная (Standard). Команду дублируют клавиши Ctrl+A (Ctrl+F). На экране отобразится диалоговое окно Найти и заменить (Find and Replace);

· откройте вкладку Найти (Find);

· в текстовое поле Найти (Find what) введите образец, по которому будет производиться поиск, длиной до 255 символов. Нажав кнопку раскрытия списка в правой стороне поля, вы можете выбрать один из критериев, использованных в четырех предыдущих операциях поиска;

· нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Найденная группа символов будет выделена. Если окно диалога закрывает нужный текст, передвиньте окно, установив указатель на заголовке окна;

· для продолжения поиска повторно нажмите кнопку Найти далее.

Поиск файлов

Для поиска файлов, веб-страниц или объектов Outlook, расположенных на автономном компьютере, в локальной сети, на веб-сервере можно использовать области задач Обычный поиск файлов или Расширенный поиск файлов. Область задач Обычный поиск файлов (Basic File Search) позволяет найти файлы, содержащие в заголовке или в тексте определенные слова. Расширенный поиск используется при поиске документов по определенным свойствам

Рис. 2.6 Область задач Обычный поиск файлов или условиям. Переключение между ними выполняется с помощью гиперссылки внизу области задач

Замена символов

Рис. 2.7 Диалоговое окно, позволяющее провести замену в документе указанных символов

Работа с диалоговым окном:

· В текстовое поле Найти (Find what) введите фрагмент текста или символы, которые должны быть найдены и заменены. Нажав в правой части поля кнопку раскрытия списка, можете выбрать одно из слов, использованных в четырех последних операциях поиска. Вы можете выделить элемент списка и ввести вместо него новый фрагмент.

· В поле Заменить на (Replace with) введите текст или сочетание символов, которые заменят сочетание, указанное в поле Найти (Find what). Нажав в правой части поля кнопку раскрытия списка, вы можете выбрать фрагмент, использованный в одной из четырех последних операциях замены. Для удаления из документа текста, указанного в поле Найти, поле Заменить на оставьте незаполненным.

· Для начала поиска искомой строки символов нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Найденная строка будет выделена. Если замену не следует производить, нажмите эту кнопку еще раз.

· Для замены данных нажмите кнопку Заменить (Replace with). После того как замена будет произведена, в окне Word будет выделен следующий фрагмент.

· Кнопку Заменить все (Replace All) используйте для автоматической замены всех вхождений искомых символов в документе, если нет необходимости подтверждать каждую замену нажатием кнопки Заменить. После выполнения операции появится окно с сообщением о количестве произведенных замен.

· Кнопка Больше (More) позволяет дополнить окно диалога элементами, рассмотренными на вкладке Поиск (Find). Используя эти элементы, можно произвести замену формата, не меняя текст, или изменить и текст и формат. Например, вы можете заменить курсив на полужирный шрифт.

Диалоговое окно Найти и заменить можно закрыть, нажав кнопку Отмена (Cancel) или клавишу Esc, или клавиши Alt+F4. Если в документе выделить фрагмент текста, то поиск и замена символов будет производиться только в этом фрагменте.

Поиск и замена параметров форматирования

Word позволяет найти и заменить не только текст, но и параметры форматирования. Нажав кнопку Формат в диалоговом окне Найти и заменить, вы откроете список, в котором можно выбрать нужный элемент для поиска: Шрифт (Font), Абзац (Paragraph), Табуляция (Tabs), Язык (Language), Рамка (Frame), Стиль (Style), Выделение цветом (Highlight). После выбора элемента появится соответствующее диалоговое окно, в котором выберите параметры форматирования. Например, выберем элемент Шрифт, появится окно Найти шрифт (Find Font). Укажем, что в документе ищем шрифт Times New Roman обычный (Regular) размер 12, нажмем кнопку ОК. Вдоль нижней границы поля Найти (Find what) появится надпись: Формат: Шрифт: Times New Roman обычный 12 пт, не полужирный, не курсив. Если необходимо не только найти, но и заменить параметры форматирования аналогичным образом заполните поле Заменить на. Для начала поиска параметров форматирования нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Для замены данных нажмите кнопку Заменить (Replace with). Кнопка Снять форматирование (No Formatting) позволяет отменить поиск всех ранее заданных параметров форматирования

Форматирование текстового документа

Форматирование текста заключается в изменении, его внешнего вида для лучшего оформления и более легкого чтения:

· форматирование шрифта и абзаца, использование табуляции;

· создание маркированных, нумерованных и многоуровневых списков;

· добавление границы и заливка для более наглядного оформления документа;

· создание фона.

Форматирование абзацев

В число параметров форматирования абзацев входят: значения отступов, позиций табуляции, выравнивания текста и межстрочного интервала.

Для применения форматирования достаточно установить курсор в любом месте абзаца, который подлежит форматированию или выделить несколько абзацев.

Использование линейки

Линейка, расположенная в верхней части страницы, делится на две области: белая - соответствует области текста документа, серая - обозначает поля страницы. Четыре маркера отступов позволяют задавать отступы для абзаца. Для установки отступа достаточно перетащить соответствующий маркер в нужное место. Маркер правого отступа определяет расстояние от всего текста абзаца до правого поля. Маркер левого отступа задает расстояние от края текста абзаца до левого поля.

Эту же операцию можно осуществить с помощью маркера выступа. Для этого надо переместить этот маркер правее маркера отступа первой строки абзаца. Однако результат, казалось бы одного действия, может получиться разным. В чем же разница между выступом и левым отступом?

При перемещении маркера левого отступа маркер отступа первой строки перемещается вместе с ним, за счет чего выдерживается разница между отступом первой строки и отступом остальных строк абзаца.

При перемещении маркера выступа маркер отступа первой строки остается неподвижным, вследствие чего разница между отступом первой строки и отступом остального текста абзаца изменяется.

С помощью линейки можно управлять позициями табуляции. Что такое табуляция? При нажатии на клавишу Tab, курсор перемещается в определенную позицию. По умолчанию, обычно, это расстояние, кратное 1,25 см. Позиции табуляции по умолчанию отмечены чуть ниже линейки серыми засечками. В левом углу строки верхней линейки расположена кнопка для задания различных режимов табуляции.

Всего режимов табуляции пять:

1. Выравнивание по левому краю

2. Выравнивание по центру

3. Выравнивание по правому краю

4. Выравнивание по десятичной точке

5. Вертикальная черта

Для выбора нужной табуляции надо щелкать на кнопке типа табуляции, при этом способы выравнивания будут циклически меняться. Когда нужная табуляция выбрана, надо щелкнуть левой кнопкой мыши в нужном месте верхней линейки. При этом будет установлена новая позиция табуляции и удалены все позиции табуляции по умолчанию, расположенные левее. Если возникнет необходимость в перемещении позиции табуляции, то надо подвигать мышью соответствующий маркер табуляции. Для удаления табуляции надо переместить нужный маркер табуляции в область документа. Для удаления всех позиций табуляции можно использовать сочетание клавиш Strl+Shift+N.

Для быстрого применения к абзацу параметров отступа, межстрочного интервала и выравнивания можно воспользоваться кнопками на панели Форматирование.

Редактирование текста

При помощи таких операций как вставка, удаление, перемещение текста выделенный фрагмент можно видоизменять.

Замена выделенной области

Для того, чтобы сделать замену текста, надо после выделения фрагмента набрать новый текст вместо старого. По умолчанию Word заменяет выделение. Но в пункте меню "Сервис"-"Параметры" на вкладке "Правка" есть флажок "Заменять выделенный фрагмент", сняв который данный режим можно отключить. Теперь, перед вводом нового текста, выделенный фрагмент надо предварительно удалить.

Удаление текста

Для удаления текста используются клавиши Delete и Backspace (крайняя правая клавиша в цифровом ряду клавиатуры с изображением стрелочки).

Разница между ними состоит в том, что Delete удаляет символ, находящийся справа от курсора, а Backspace - слева. Для удаления всего слова пользуются сочетанием Ctrl+Backspace. Для удаления большого фрагмента текста надо сначала его выделить, а затем удалить, нажав одну из вышеуказанных клавиш.

Метод перетаскивания

Простейшим способом перемещения текста в документе является перетаскивание - выделение и перемещение при помощи мыши. Для этого необходимо выделить небольшой фрагмент текста, поместить указатель мыши в любой части выделенного фрагмента и нажмить левую кнопку мыши; не отпуская кнопку, перетащить фрагмент в нужное место (предполагаемое место вставки фрагмента будет подсвечиваться); отпустить кнопку мыши.

Буфер обмена

Перетаскивание текста с помощью мыши удобно для перемещения текста лишь на небольшие расстояния (в пределах экрана монитора). Для того, чтобы переместить фрагмент текста в любое место документа, используются функции вырезания, копирования и вставки выделенного фрагмента. С помощью этих функций можно перемещать также графику, примечания, гиперссылки.

Вырезать выделенный фрагмент можно тремя способами:

1. Выбрать команду Правка-Вырезать.

2. Нажать сочетание клавиш Ctrl+X.

3. Щелкнуть по кнопке Вырезать (изображение с ножницами) на панели инструментов Стандартная.

Этими же тремя способами можно проделать копирование и вставку.

Куда же девается вырезанный или скопированный фрагмент? Он помещается в так называемый буфер обмена - специальную область памяти Word. В последних версиях Word может хранить в буфере обмена 24 объекта одновременно. Вставка происходит, также из буфера обмена.

Чтобы посмотреть, что у вас находится в буфере обмена, надо отобразить панель Буфер обмена. Для этого надо щелкнуть правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и в контекстном меню выбрать команду Буфер обмена.

Чтобы вставить элемент, установите курсор в место, куда требуется выполнить вставку, а затем щелкните на соответствующем элементе в буфере.

Использование специальной вставки

Команда вставки из буфера обмена позволяет сделать вставку в документ точной копии вырезанного/скопированного ранее объекта в точку документа, куда установлен курсор. Для вставки в документ текста с указанием способа форматирования служит команда Специальная вставка. Кроме того, можно вставить информацию из другого документа в виде ярлыка или гиперссылки, по которым осуществляется автоматический переход к другому документу.

Окно диалога Специальная вставка позволяет определить формат вставляемой в документ информации.

Поместите в буфер обмена текст или графику. Переместите курсор в позицию, в которую следует вставить элемент из буфера обмена. Выберите команду Правка -Специальная вставка. Появится следующее окно (рис. 2.8).

В списке Как выберите нужный формат для вставки. В области "Результат" приводятся пояснения относительно результата вставки элемента с использованием выбранного формата.

Рис.2.8. – Окно Специальная вставка

Использование фрагментов

Копировать и вставлять элементы можно с помощью фрагментов. В отличие от содержимого буфера обмена фрагменты представляют собой отдельные документы, содержащие скопированные объекты. Фрагмент может быть создан путем перетаскивания выделенной области на рабочий стол и вставлен путем перетаскивания фрагмента с рабочего стола в требуемое место документа. Т.к. фрагменты являются документами, можно их открывать, просматривать и редактировать средствами Word.

Лабораторная работа № 3.

Средства набора и редактирования текста

Цель работы: научиться пользоваться средствами набора, редактирования текста, имеющимися в Word.

Перед выполнением лабораторной работы необходимо изучить следующие разделы:

- поиск, замена и сортировка текста;

- проверка правописания;

- создание буквиц;

- работа со словарями;

- тезаурус;

- расстановка переносов;

- статистика документа;

- создание списков, выбор маркеров;