Рецензирование документа

Коллективная работа над документом означает, что некоторый исходный документ редактируется несколькими пользователями. Для выполнения такой работы каждый пользователь должен использовать вкладку Рецензирование. Перед началом работы пользователь должен настроить параметры исправлений. Соответствующее окно диалога открывается командой из списка Исправления в группе Запись исправлений. Команда Сменить пользователя используется для того, чтобы данные в полях Фамилия и Инициалы однозначно идентифицировали рецензента. Если над исходным документом работают несколько рецензентов, то для каждого из них цвет внесенных исправлений будет различаться, если на вкладке Исправления для каждого типа исправлений будет выбран цвет Авторский.

Для отслеживания всех изменений, внесенных в документ, включая вставку, удаление текста, форматирование включается режим записи исправлений. Для этого нажимается кнопка Исправления. В строке состояния может появиться кнопка Исправления Вкл. В режиме записи исправлений в документе сохраняются и добавляемые и удаляемые фрагменты текста, изменения форматирования, сделанные всеми рецензентами. При редактировании документа рецензент обычным образом вставляет и удаляет текст, выполняет команды форматирования, работает с колонтитулами и сносками. По умолчанию, Word отображает исправления целыми словами. Например, если слово «кошка» было заменено словом «кошки», то в качестве внесенного исправления будет показано все слово, а не буква «и».

К выделенному фрагменту текста рецензент может добавить примечание, используя кнопку Создать примечание. При этом текст документа не изменяется, комментарий появляется на странице документа в области примечаний. В группе Примечание на вкладке Рецензирование находятся кнопки для последовательного перемещения по примечаниям в документе и удаления выделенного примечания.

Кнопка Область проверки в группе Запись исправлений отображает исправления в отдельном окне (вертикальном или горизонтальном), в котором формируется сводка всех изменений по видам изменений. Кнопка Показать исправления служит для выбора видов исправлений, отображаемых в документе. Например, можно показать или скрыть примечания, вставки или удаления текста.

Выбор режимов просмотра предложенных изменений в документе выполняется командами из списка Измененный документ: показать исправления. В режиме просмотра Исходный документ отображается документ без изменений. В режиме просмотра Измененный документ отображается документ, в который включены все предложенные изменения.

Для завершения коллективной работы над исходным документом используются команды в группе Изменения. Команды позволяют последовательно просмотреть каждое изменение, принять или отказаться от текущего изменения. Кроме того, можно сразу принять все предложенные изменения, или отклонить сразу все предложенные изменения.

Если в обработке документа участвовало несколько рецензентов, то эти документы можно попарно комбинировать друг с другом, пока все исправления не будут сведены в единый документ. Для этого на вкладке Рецензирование в группе Сравнение раскрывается список Сравнить, в котором выбирается команда Объединить (объединение исправлений от нескольких авторов в одном документе).

При сохранении документа надо учесть, что хранить можно только один набор изменений форматирования, поэтому при слиянии нескольких документов может появиться запрос, хранить ли форматирование исходного документа или использовать форматирование измененного документа. Если нет необходимости отслеживать изменения форматирования, то в диалоговом окне Сравнить и объединить исправления надо снять флажок Форматирование.

На вкладке Рецензирование в группе Защита находится кнопка Ограничить редактирование. Эта кнопка открывает окно с разделами: Ограничение на форматирование и Ограничение на редактирование. Настройки параметров в этом окне необходимо выполнить в том случае, если при передаче документа на редактирование другим пользователям необходимо предотвратить изменение формата или текста документа, позволив при этом некоторые исключения. Применить настройки можно, включив защиту документа, с паролем или без пароля.