Создание отчетов

Цель работы: изучение приемов создания отчетов.

Перед выполнением лабораторной работы необходимо изучить следующие разделы:

- способы создания отчетов;

- создание автоотчетов на основе запросов, их виды;

- внесение изменений в готовый отчет;

- создание вычисляемых полей;

- виды кнопочных форм;

- создание, форматирование, добавление объектов на кнопочную форму

Задание 1. Создание табличного отчета, используя запрос на выборку, подготовленный в задании 1 лабораторной работы 2, которому было присвоено имя Выборка 1. Отчет должен включать следующие столбцы:

Наименование факультета;

Наименование специальности;

№ группы;

ФИО.

1. В окне базы данных выберите объект Отчеты и щелкните по кнопке Создать.

2. В окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и в качестве источника данных – запрос Выборка 1. Щелкните по кнопке Ok.

3. В окне Создание отчетов выполните следующие действия: выберите поля запроса в заданной по условию последовательности; выберите вид представления данных по факультету; добавьте уровень группировки по наименованию специальности; выберите порядок сортировки по полю ФИО; выберите макет ступенчатый; выберите стиль строгий; задайте имя отчета Отчет табличный.

4. Нажмите кнопку Готово. Просмотрите отчет. Уменьшите масштаб отображения.

5. Перейдите в режим конструктора. Выполните редактирование заголовка отчета. Выведите названия первых двух столбцов в 2 строки, отцентрировав их и увеличив соответственно высоту области верхнего колонтитула.

6. Измените заголовок отчета, введя текст: Список студентов по факультетам и специальностям.

7. Введите текст в нижний колонтитул: Ведомость составил:

8. Закройте и сохраните отчет.

Задание 2. Создание связанного отчета, состоящего из главного и подчиненного отчетов. В качестве главного отчета создать отчет на базе запроса по связанным таблицам Факультет-группа. В качестве подчиненного отчета использовать табличный отчет по таблице Группа с нумерацией студентов по порядку в пределах каждой группы.

1. Создайте с помощью мастера ступенчатый подчиненный отчет по таблице Студент, упорядоченный по номерам групп и фамилиям студентов, включив в него поля: № группы; ФИО; № зачетной книжки.

2. Добавьте в левую часть отчета порядковый номер студента в группе. Для этого в режиме конструктора вставьте в соответствующее место области данных отчета поле. Введите в качестве значения свойства Данные =1, а для свойства Сумма с накоплением выберите из списка значение - Для всего.

3. Сохраните отчет, присвоив ему имя Подчиненный. Отредактируйте отчет. Уменьшите ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

4. Создайте с помощью мастера ступенчатый главный отчет по предварительно созданному запросу-выборке Факультет-Специальность-Группа, упорядоченный по факультетам и номерам групп, включив в него поля: наименование факультета; № группы; № специальности.

5. Сохраните отчет, присвоив ему имя Главный. Отредактируйте отчет в режиме конструктора. Уменьшите ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

6. Включите режим конструктора для главного отчета. Щелкните по кнопке Подчиненная форма/отчет и в области данных главного отчета очертите указателем мышки прямоугольный контур. В окне Мастера подчиненных отчетов выберите Подчиненный отчет. На следующем шаге сохраните предложенную мастером связь главного и подчиненного отчетов.

7. Добавьте в область примечаний главного отчета сведения о составителе отчета, фамилия которого должна вводиться в диалоговом окне. Для этого увеличьте высоту этой области и поместите в нее поле. В надпись поля введите текст: Отчет составлен:, а внутрь самого поля - [Введите фамилию составителя отчета:]

Рис.4. Связанный отчет

Просмотрите получившийся связанный отчет. Вернитесь в режим конструктора и окончательно отредактируйте отчет. Примерный вид страницы отчета приведен на рис. 4.