2015-04-17
1188
Основные этапы:
1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа)
Проекты распорядительных документов готовятся для исполнения принятых нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих органов, на плановой основе, по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений, подведомственных организаций или отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме.
2. Сбор и анализ информации по вопросу
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект затрагивает интересы различных подразделений, создается временная комиссия или назначается группа работников для его подготовки. Проекты составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения. Используемая информация должна быть объективной, достаточной и своевременной. Источниками информации может быть нормативно-правовая и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Содержащиеся в проектах поручения должны быть конкретными и реальными, соответствовать действующему законодательству, обеспечиваться достаточными материально-техническими и финансовыми средствами.
|
|
|
3. Подготовка проекта распорядительного документа
Оформление проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект».
4. Согласование проекта документа
Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на листе согласования.
Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами, профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.
|
|
|
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».
Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.
5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям
Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.
6. Принятие решения (подписание документа)
Подпись руководителя превращает проект документа в документ, обладающий юридической силой.
7. Регистрация, тиражирование и доведение распорядительного документа до исполнителей
Доведение распорядительного документа до исполнителей включает тиражирование документа, и его рассылку (в возможно сжатые сроки) или передачу исполнителям. Контрольный экземпляр распорядительного документа помещается в дело.
