Деловая этика и этикет секретаря и руководителя фирмы

Этика и этикет в работе секретаря означают тоже самое, что и в поведении людей других профессий. Это совокупность правил поведения, касающихся внешнего проявления отношения к людям.

Этика поведения секретаря проявляется в обладании профессиональными знаниями и навыками, в высоком уровне квалификации. Главная роль секретаря состоит в знании существа деятельности руководителя и умении значительную часть его работы брать на себя.

Высокий уровень профессиональной этики секретаря проявляется в том, чтобы обеспечить процесс прохождения документов, осуществлять в строго определённые сроки регистрацию почты, подавать во время перерывов чай и кофе.

Обстановка приёмной должна вызывать у посетителей положительные эмоции. Секретарь во многом будет способствовать эффективности деловых переговоров, если проявит радушие, любезность и таксичность по отношению к гостям.

Директор записывает всё, что ему необходимо. Секретарь дублирует эти записи: делает предварительные пометки карандашом, согласовывает с директором сроки приёма посетителей, затем записывает всё ручкой в строгой последовательности со временем и местом приёма.

Вступая в деловое общение с секретарём фирмы, посетитель, попавший на приём, стремится получить информацию, которая ему необходима для достижения определённых целей.

При входе в кабинет директора фирмы в рабочие часы стучать не нужно, достаточно приоткрыть дверь и спросить разрешения. В нерабочее время (до работы. После работы. Во время обеденного перерыва) стучать обязательно.

Руководитель фирмы, встречая в своём кабинете посетителя, предлагает ему самому выбрать место.

Искусный собеседник всегда найдёт возможность высказаться своему собеседнику, короткими репликами направляя разговор в нужное русло.

Считается бестактным во время встречи смотреть на часы.

Во всём мире в рамках корпоративной культуры принято указывать должность и статус.

В отечественных фирмах сам руководитель устанавливает форму обращения к нему со стороны секретаря: по имени, имени отчеству или совеем официально.

Телефонный этикет – составная часть человеческой культуры.

Уже по одному разговору с секретарём фирмы можно убедиться в мнение о данной фирме и её деловом образе.

Культура телефонного разговора начинается с хорошо продуманного сценария: куда звонить и с какой целью, в чём необходимо убедить своего собеседника и как это сделать.

Звонящий обязан назвать себя, если он не застал нужного ему человека. Он может передать лицу снявшему трубку сообщение для своего адресата.

Во время разговора главное не раздражаться, суметь понять собеседника и причину звонка.

Подняв телефонную трубку, секретарь называет свою фирму, отдел и фамилию.

Ответ на звонок должен быть таким, чтобы не пострадал имидж фирмы, и в то же время, чтобы не было ущемлено человеческое достоинство абонента.

Правила телефонного этикета предписывают поднимать трубку до 4 звонка телефона.