Требования к реквизитам документов ОРД

При заполнении реквизитов необходимо соблюдать следующие правила:

Количество реквизитов на конкретном документе зависит от вида документа, никакой документ не содержит все 30 реквизитов, так как реквизиты противоречат друг другу. Например, документ не может быть одновременно оригиналом и копией. Каждый вид документа имеет свой набор реквизитов: у приказа, протокола, акта различный набор реквизитов.

Каждый отдельный реквизит необходимо начинать печатать с большой буквы. Исключение составляют реквизиты 16 (гриф утверждения) и 23 (гриф согласования), которые печатаются заглавными буквами.

Межстрочные расстояния между отдельными реквизитами делаются увеличенными (2 –3 интервала стандартной пишущей машинки или одна пустая строчка), а межстрочные расстояния внутри реквизитов составляют 1-1,5 интервала.

В реквизитах нельзя использовать знак переноса.

При расположении реквизитов на листе следует придерживаться схемы рабочих полей, указанной в формуляре-образце. Границы рабочих полей обозначаются на схеме сплошными линиями и пунктирами. Пунктирами обозначаются поля, которые можно передвигать в указанных пределах. Левое поле может передвигаться от 2-х до 3, 5 см. Левое поле, равное 3,5 см, обязательно соблюдать на документах постоянного и длительного срока хранения; на тех документах, которые отправляются в архив и будут храниться в папках. Максимальный объем папки (дела) составляет 250 листов.

Рабочее пространство организационно-распорядительного документа формата А4 условно делится по горизонтали на три примерно равные части: верхнюю - заголовочную («шапка документа»), среднюю - текстовую (содержательную), нижнюю - оформительскую (заключительную). Схема расположения реквизитов на формуляре-образце в средней и нижней частях всегда одинакова. Схема расположения реквизитов на формуляре-образце в верхней части документа имеет два варианта: угловое расположение реквизитов и продольное. Оба варианта считаются равноценными, их выбор зависит от вида документа. Считается, что угловое расположение реквизитов экономит рабочее пространство на письме и на документах, имеющих гриф утверждения.

Внутри рабочей зоны реквизиты размещают одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).