Первичная обработка входящей документации

Вся корреспонденция, поступающая на предприятие из почтового отделения, принимается в канцелярии (службе ДОУ), при этом проверяется правильность адресования и целостность упаковки. Заказная и ценная корреспонденция фиксируется в журнале регистрации входной документации. Телеграммы, а также документы, доставляемые курьерами из других организаций принимаются в течение всего рабочего дня.

На телеграммах и пакетах с отметкой “срочно” при приеме указывается число и время их получения. Эти же сведения указываются в расписках о получении. Телеграммы и срочные документы обрабатываются в первую очередь. Текст срочной телеграммы при необходимости немедленной доставки передается по телефону сразу же по получении.

Все конверты вскрываются, за исключением:

· присланных в адрес общественных организаций,

· с пометкой “лично”,

· международной корреспонденции, адресованной сотрудникам отдела международных связей,

· корреспонденции, адресованной отдельным структурным подразделениям, действующим на правах юридического лица.

Проверяется наличие вложенных документов и приложений к ним, наличие обратного адреса на документах.

При отсутствии необходимых вложений, проставляется надпись на документе, в журнале регистрации и об этом сообщается отправителю. В случае отсутствия важных документов составляется акт об отсутствии вложений. Неправильно адресованные документы возвращаются обратно на почту или курьеру. Возвращаются также, с указанием причин, неправильно оформленные документы, не имеющие юридической силы из-за отсутствия основных реквизитов (без печати, подписи и т.п.).

Конверты, как правило, уничтожаются.

Не уничтожаются конверты, если дата получения имеет юридическое значение (претензии, протоколы согласования разногласий), когда только по конверту можно установить адресат, дату отправки и получения документа. Не уничтожаются конверты (упаковки) с пометкой “Конфиденциально”, “Срочно”, присланные наложенным платежем и содержащие доплатные документы.

При поступлении документов на машинных носителях в канцелярию обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению.

Если поступает повторный документ, то на нем карандашом делается соответствующая отметка в правом верхнем углу верхнего поля на лицевой стороне первого листа.

На документах, подлежащих возврату, проставляется штамп “Подлежит возврату”.

На всех поступающих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный номер (реквизит 28).