Предварительное рассмотрение входящей корреспонденции

Предварительное рассмотрение входящей корреспонденции - эторазделение еена регистрируемую и нерегистрируемую.

Нерегистрируемые в канцелярии документы передаются в структурные подразделения по назначению и там могут быть зарегистрированы.

Документы, подлежащие регистрации в канцелярии, регистрируются в журнале регистрации, затем проходят этап предварительного рассмотрения работником канцелярии или помощником руководителя. Затем, самые важные, решение вопросов по которым входит в компетенцию исключительно руководителя, передаются ему на рассмотрение. Документы с резолюцией руководителя возвращаются в канцелярию, чтобы вписать в журнал регистрации резолюцию и передать по назначению.

Документы, адресованные конкретным лицам, передаются непосредственно им.

Передавать документы исполнителям, минуя канцелярию, запрещается.

Вся корреспонденция в структурные подразделения передается через работников, назначенных ответственными за делопроизводство в этих подразделениях под расписку.

Руководителю направляются документы из вышестоящих организаций, редакций газет, радио, телевидения, от народных депутатов и другие документы, содержащие информацию по основным вопросам деятельности и требующие решения исключительно руководителя, а также повторные письма. Не следует загружать руководителя информацией по вопросам, входящим в компетенцию его заместителей и специалистов Если исполнение документов возможно без решения руководителя, входит в компетенцию структурных подразделений и соответствует их функциям, то эти документы могут быть направлены прямо в структурные подразделения, минуя руководство.

В экстренных случаях (например, при длительном отсутствии руководителя) структурные подразделения могут быть ознакомлены с документами до их передачи руководству.

Дальнейшие этапы обработки входящей корреспонденции аналогичны обработке внутренней корреспонденции.

Обработка исходящей документации

Порядок прохождения исходящей корреспонденции включает в себя:

· подготовку проекта документа,

· печатание,

· визирование,

· согласование,

· подписание,

· регистрацию,

· проверку правильности вложения,

· отправку,

· подшивку второго экземпляра (копии) в дело.

Обработка исходящей документации с момента подготовки проекта до момента регистрации аналогична обработке внутренней документации, описанной в предыдущем разделе.