В практике работы предприятий сложились три основные формы организации службы ДОУ:
· централизованная (все операции выполняются в одном структурном подразделении или в одном центре, обслуживающим несколько фирм);
· децентрализованная (для территориально - разобщенных предприятий);
· смешанная (одни операции выполняются в общем отделе, секретариате, а другие операции - в структурных подразделениях);
Тип организационной структуры может быть представлен также следующим образом:
· линейная
· функциональная
· линейно - функциональная
· матричная
При определении структуры службы ДОУ рекомендуется учитывать следующие факторы:
1). Объем документооборота в год.
Документооборот - это движение документов с момента их создания до момента уничтожения или отправления. При подсчете документооборота учитываются все документы, циркулирующие на предприятии: входящие, исходящие и внутренние. При этом документ с приложениями учитывается как одна единица.
По величине документооборота в год предприятия делятся на четыре категории:
|
|
1 категория - документооборот более 100 000 документов в год
2 категория - документооборот от 100 000 до 25 000 -“-
3 категория - документооборот от 25 000 до 10 000 - “ -
4 категория - документооборот менее 10 000 -“-
В советское время разработаны типовые схемы службы документации в зависимости от величины документооборота и определена структура службы ДОУ для предприятий каждой категории.
2). При определении структуры службы ДОУ учитывается специфика предприятия.
3).Учитывается территориальное размещение.
4). Учитывается структура предприятия и организация вертикальных и горизонтальных взаимосвязей.
5). Учитывается техническая оснащенность
6). Финансовые возможности
7). Учитывается квалификация руководителей, специалистов и технических исполнителей.
После выбора рациональной структуры, эта структура закрепляется в общей структурной схеме предприятия в документе “Структура и штатная численность”, а также в “Положении о службе ДОУ».