Оптимальное разграничение функций между отделами и участками службы ДОУ

Целью разграничения делопроизводственных функций между отделами и участками является обеспечение бесперебойности, качества и быстроты документооборота.

Учитывается специфика работы предприятия и объем делопроизводственных операций. Выполняемая нагрузка равномерно распределяется между отделениями службы ДОУ. Рассчитывается экономическая эффективность работы каждого отдела (с учетом социальной значимости) и прикидывается доля (или влияние) отдела в общей прибыли предприятия.

Оценивается величина риска, материальные и нематериальные потери при нарушении бесперебойной работы отдельных участков службы ДОУ. Затем рассчитывается необходимое финансовое обеспечение (финансовый план) по каждому отделу, участку.

Разграничение функций между отделами и участками юридически закрепляется в “Положении о службе ДОУ”, в “Инструкции по ДОУ”

Распределение должностных обязанностей между исполнителями

На основании “Положения о службе ДОУ” и “Инструкции по ДОУ” составляются должностные инструкции на каждую штатную единицу.

Должностные инструкции могут быть примерные (по ГОСТам и т.п., содержащие общие требования для всех специальностей), типовые (для конкретной специальности) и индивидуальные (конкретно для данного работника). Должностные инструкции определяют правовой статус работника и ограничивают сферу его действия. Типовые должностные инструкции должны соответствовать трудовым договорам, заключаемым администрацией с сотрудниками. Условия труда и оплаты, определяемые должностными инструкциями, должны соответствовать Кодексу законов о труде (КЗоТ).

При распределении обязанностей между исполнителями необходимо предусмотреть равномерную загрузку работников, отсутствие простоев и перегрузок.

При составлении индивидуальных должностных инструкций учитывается взаимозаменяемость сотрудников и соответствие их квалификации выполняемой работе, способности и личные качества.

При расчете численности исполнителей можно использовать методические рекомендации НИИ Труда по нормированию труда.

При нормировании документационных операций исчисляются:

· нормативы времени на выполнение операций;

· нормативы численности персонала;

· нормативы управляемости и соотношения численности.

Эти нормы учитывают подготовительную работу, организационно- техническое обслуживание рабочего места, отдых и физкультурные паузы, личные надобности.