VIII. Сущность, структура и порядок подготовки пресс-кита

Пресс-кит является одним из главных документов по PR, так как он аккумулирует в себе несколько видов PR-материалов и широко используется во время пресс-конференций, презентаций, выставок, годовых собраний акционеров, специальных мероприятий.

Основная задача пресс-кита — предоставить СМИ исчерпывающую информацию о происходящем событии и его основных действующих лицах. Минимальный набор документов для пресс-кита включает:

■ пресс-релиз;

■ информационное письмо или фактическую справку;

■ один или несколько из следующих материалов:

1) брошюра,

2) корпоративное издание,

3) годовой отчет,

4) биография с фотографиями.

Наиболее подробный пресс-кит помимо перечисленных материалов может также включать:

■ программу мероприятия,

■ список почетных гостей,

■ заявление для прессы,

■ вырезки из газет,

■ интервью с основными действующими лицами,

■ занимательную статью (feature),

■ историю из жизни (case story).

Содержание пресс-кита во многом зависит от того мероприятия, для которого он готовится.

Если речь идет о выставке, акции или другом специальном событии, то для журналистов обязательно готовится программа мероприятия и карта-схема основных объектов.

В том случае если пресс-кит распространяется на годовом собрании акционеров, одним из включенных документов становится годовой отчет.

Если пресс-кит предназначен для распространения во время пресс-конференции, он включает в себя:

■ оглавление;

■ пресс-релиз;

■ информационное письмо о теме пресс-конференции, истории ее развития, современном состоянии и прогнозах на будущее;

■ фактические справки о предмете пресс-конференции, включающие необходимую числовую и графическую информацию;

■ заявления для прессы (тексты выступлений основных действующих лиц пресс-конференции);

■ фотографии и другие визуальные материалы по теме пресс-конференции;

■ биографии основных участников с их фотографиями.

В процессе подготовки пресс-кита выбирается один из двух основных способов его оформления.

Первый способ — подбор всех необходимых материалов в папку.

Второй — объединение в одной сброшюрованной «книжке».

Преимущество первого способа состоит в том, что в папку всегда можно вложить уже имеющиеся информационные материалы (брошюру, годовой отчет, биографии руководителей и др.). Такое оформление пресс-китов характерно для годовых собраний акционеров, выставок, презентаций.

Если же речь идет о пресс-конференции или специально подготовленной акции, то более распространено использование второго способа оформления. Книга-брошюра строится таким образом, чтобы каждая ее часть дополняла другую в описании основной темы. Здесь практически никогда не бывает лишней информации. Одним из преимуществ книги-брошюры является то, что журналисты могут сохранить красиво подготовленный пресс-кит и он в любое время сможет стать важным источником информации об организации и проведенном мероприятии. Из папки же всегда может что-то выпасть и потеряться.

Вне зависимости от способа оформления пресс-кита, первичным всегда будет оставаться информация и форма ее подачи.