Протокол

Протокол — управленческий документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений несколькими лицами. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: коллегий ми­нистерств, ведомств, собрания трудового коллектива, общего со­брания, собрания акционеров, заседания Совета директоров (учре­дителей).

Протокол ведется непосредственно во время заседания. Содер­жание выступлений конспектируется, стенографируется или запи­сывается на диктофон. Протокол, как и другие внутренние доку­менты, оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть пол­ными и краткими по степени отражения хода за­седания.

Каждый из видов имеет свои особенности оформления, но правила придания им юридической силы одинаковы. Для придания документу юридической силы должны быть указаны: вид докумен­та, дата, номер, гриф утверждения (если протокол подлежит утвер­ждению), наименование мероприятия в качестве его заголовка, со­став присутствующих в том числе и для подтверждения правомоч­ности его проведения, заголовок мероприятия (повестка дня), текст, подписи председателя и секретаря или всех присутствую­щих, например на учредительных протоколах.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательно­го оформления и подписания протокола. Если мероприятие длится несколько дней, то ставятся даты его начала и окончания через тире. Номер протокола обычно является порядковым номером за­седания коллегиального органа в течение года.

Таким образом, структура протокола состоит из трех частей: первая — заголовочная (вводная), содержит информацию о пред­седателе, секретаре, присутствующих, приглашенных и повестку

дня; вторая — основная, фиксирует ход заседания; третья — оформляющая, подписи участников.

Основная часть текста полного протокола строится по разде­лам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раз­дела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Словом «СЛУШАЛИ:» начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Перед ним ставится номер вопроса повестки дня. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, пос­ле них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбива­ют текст на самостоятельные логические части.

После двоеточия указывают фамилию и инициалы выступавших и через тире — краткое изложение текста выступления. Содержа­ние выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы докладов, выступлений, они не записываются в протокол, а после фамилии выступившего указы­вается: «Текст (доклада, выступления) прилагается».

Если в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в полном протоколе вместе с ответами. Записи делаются в лаконичной форме в части «ВЫСТУПИЛИ:».

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня «РЕШИЛИ:» — запись принятого по обсуждаемому вопросу ре­шения (постановления). Эта часть текста указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Реше­ния, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указыва­ются и результаты голосования по каждой кандидатуре.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Содержание особого мнения за­писывается в протокол после записи соответствующего решения. В протоколе может быть пункт об утверждении обсуждавшегося документа, который прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные воп­росы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые реше­ния. Однако, по усмотрению собрания или его председателя, особые мнения или важные выступления могут быть внесены полностью и в краткий протокол. Краткий протокол допустим только при нали­чии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилага­ются. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Решения коллегиальных органов, принятые на заседании, дово­дятся до сведения исполнителей и сотрудников предприятия в виде распорядительных документов—решений (постановлений), со­ставленных на его основании, в виде копии самого протокола либо в виде выписки из протокола или из пунктов решений.

Акт.

Акт — документ, составленный коллегиаль­но комиссией, постоянно действующей или специально создавае­мой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации, несколькими лицами — для подтверж­дения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безо­пасности); испытаний (образцов, систем, технологий); инвентари­зации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации; коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).

В акте отражаются только те факты, которые точно установле­ны лицами, подписывающими документ.

Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом организации. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы, его составив­шей.

В вводной части указывается основание для его составления. Это может быть ссылка на документ (договор, распорядительный документ), на какие-либо факты, события. Далее указывается со­став комиссии: инициалы и фамилии председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходи­мости указываются и их должности.

В констатирующей части излагается сущность, характер, ме­тоды и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы (выводы и рекомендации). Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представ­ленный в виде таблицы.

В конце текста может указываться количество составленных экземпляров и их местонахождение, например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен ЗАО «Колобок»;

2-й экз. в дело 05-09.

Количество экземпляров определяется количеством заинтере­сованных в нем сторон или нормативными документами.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается" в акте.

Акт считается принятым и вступает в силу после его подписа­ния председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

В необходимых случаях акты утверждаются руководителем дан­ной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда актов: по материальным, финансовым и другим важным воп­росам — необходимо также заверение печатью.

Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафа­ретные формы, например, унифицированные формы актов о ликви­дации учреждения, о выделении документов к уничтожению и др.