Организация движения информации в местной администрации

Информация, поступающая в органы местного самоуправления по различным каналам, к должностным лицам, требует создания продуманной системы ее приема, хранения, обработки и использования. Вся поступающая в органы местного самоуправления информация фиксирует­ся на определенном носителе в виде документа. Особенностью систем докумен­тированной информации является наличие операций по составлению, приему, передаче, регистрации, визированию, подписанию, копированию, хранению, уничтожению документов. Совокупность всех операций, выполняемых с доку­ментами, называется делопроизводством. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату представляет собой документооборот. Рациональная организация документо­оборота в органах местного самоуправления обеспечивает оперативное прохож­дение документов.

Документооборот представляет собой потоки документов, движущихся между пунктами обработки информации (руководители и специалисты органа

управления) и пунктами технической обработки документов (экспедиция, маши­нописное бюро, копировально - множительная служба и т. п.). Он
разделяется на входящие, исходящие и внутренние потоки документов. К основным параметрам потоков документов относятся: направление, определяемое пунктами отправления и назначения; объем, характеризующийся количеством документов, проходящих в единицу времени; структуру, характеризующаяся разновидностью документов; авторством и другими признаками; режим, определяемый периодичностью движения информации через пункты обработки.

Порядок работы с документами в органах муниципального управления регла­ментируют такие нормативные акты, как «Общие требования к документам и служ­бам информационного обеспечения Государственной системы документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), «Унифицированная система организационно - распорядительной документации» (УСОРД), государственный стандарт УСОРД, а также инструкции по делопроизводству, издаваемые на основе этих актов органами муниципального управления.

Инструкция по делопроизводству – муниципальный правовой акт, устанавливающий общие требования и единый порядок документирования и организации работы с документами в администрации муниципального образования.

В соответствии с инструкцией, ответственность за состояние делопроизводства и сохранность документов возлагается на управление делами администрации, а ответственность за сохранность документов находящихся на исполнении в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

Номенклатура дел – утвержденный в установленном порядке, систематизированный перечень наименований дел, образуемых в органе муниципального управления, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для распределения и группировки исполненных документов в дела, указателя, индексации документов и дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел, постоянного хранения (свыше 10 лет), а также для учета временного срока хранения (до 10 лет).

Номенклатуры дел используются для создания справочной картотеки, которая позволяет осуществлять поиск документов по их видам и содержанию.

При использовании информации для принятия управленческих решений не­обходимо учитывать следующие особенности исходной информации:

- исходная информация не всегда достоверна – если это статистическая или отчетная информация, то погрешности возникают в результате неправильных расчетов, ошибок исполнителей или искажения отчетных данных, если это экспертная информация, ошибки могут возникать из-за некомпетентно­сти экспертов и неправильных методов обработки;

- информацию не всегда возможно получить к необходимому моменту време­ни из-за срывов сроков отчетности или несоответствия их установленным срокам анализа, длительности сбора и обработки информации;

- в связи с тем, что каждое решение должно основываться на учете будущих условии его реализации, а прогнозная информация носит вероятностный ха­рактер, принимаемые на ее основе решения также будут подвержены влия­нию случайных ошибок;

- большинство принимаемых решений на стадии подготовки носит многовариантный, альтернативный характер, причем чаще всего трудность состо­ит в отсутствии обобщенного критерия, позволяющего выбрать вариант ре­шения.