Ввод начальных остатков

Операции и проводки

Движение средств предприятия учитывается в виде проводок и операций. Операция может содержать несколько проводок. Проводка не существует отдельно от операции. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции. Операция может содержать много проводок.

Информация о хозяйственных операциях на предприятии отражается в документах. Чтобы внести информацию о хозяйственных операциях в " 1С:Предприятие ", можно использовать встроенные документы или вводить операции вручную. Документы в программе имеют экранную форму, в которую вносится информация из реального документа, некоторые документы можно распечатать. Большинство документов автоматически формируют проводки (рис. 5). Информация из операций и документов используется при получении отчетов по текущей деятельности организации.

Таким образом, информация о хозяйственных операциях предприятия может быть введена в программу двумя способами:

1. операциями, введенными вручную;

2. с использованием документов, предусмотренных в программе.

Первый способ используется в том случае, когда хозяйственной операции не сопоставлен никакой документ в программе. Все операции, введенные вручную группируются в журнале, который можно открыть командой Операции ® Операции, введенные вручную. В открывшемся списке можно добавить новую операцию, изменить существующую, пометить операцию на удаление.

При вводе новой операции нужно заполнить дату, содержание операции. Для ввода проводок в окне используется табличная часть. Табличная часть состоит из двух закладок: Бухгалтерский учет и Налоговый учет. Проводки вводятся на закладке Бухгалтерский учет. Каждая строка соответствует одной проводке. Для отражения информации на закладке Налоговый учет нужно щелкнуть по кнопке Заполнить в панели инструментов табличной части. Для сохранения операции используется кнопка ОК.

Ввод начальных остатков

Ввод начальных остатков производится с использованием вспомогательного счета 000 на начало отчетного периода. Датой ввода начальных остатков является последний день предыдущего отчетного периода. Например, если текущий отчетный период – первый квартал тг., то дата ввода начальных остатков – 31.12.пг.

Если на счете кредитовый остаток, то в дебете проводки по вводу остатков будет счет 000, а в кредите – счет остатка.

Если на счете дебетовый остаток, то в кредите проводки по вводу остатков будет счет 000, а в дебете – счет остатка.

При заполнении табличной части в проводках по вводу начальных остатков нужно указывать субконто, если на счете ведется аналитический учет.

В " 1С:Предприятии " для ввода остатков по основным средствам и по НДС предусмотрены документы Ввод начальных остатков по ОС и Ввод начальных остатков по НДС. Документы автоматически формируют проводки в корреспонденции со счетом 000 и проводки по налоговому учету. Остатки по остальным счетам вводятся проводками вручную.

Проверить правильность ввода начальных остатков можно с помощью оборотно-сальдовой ведомости за период, включающий дату ввода остатков. Например, остатки вводились 31.12.2007 г., тогда период в оборотно-сальдовой ведомости укажем с 31.12.07 по 31.12.07. Если остатки введены правильно, то кредитовый оборот по счету 000 будет равен дебетовому обороту. На начало отчетного периода по счету 000 остатков быть не должно.

Работа с документами

Документы позволяют вводить информацию о совершенной хозяйственной операции, формировать печатную форму первичного учетного документа и на основе введенной информации автоматически формировать необходимые бухгалтерские и налоговые проводки.

Для ввода нового документа можно использовать панель функций или команды меню, где выбрать соответствующий раздел.

Например, для ввода нового платежного поручения нужно выбрать команду Банк ® Платежное поручение исходящее или в панели функций открыть закладку Банк и щелкнуть на документ Платежное поручение исходящее.

После выбора нужного вида документа откроется список ранее введенных документов. В этом списке можно добавить документ, исправить существующий, удалить ненужные документы.

Создание нового документа осуществляется клавишей Insert или командой Действия ® Добавить. Будет открыта экранная форма документа, в которой нужно заполнить необходимые реквизиты. В некоторых документах реквизиты могут меняться в зависимости от выбранной хозяйственной операции. После заполнения формы документа, его нужно сохранить, щёлкнув по кнопке Записать. При этом документ сохраняется, но проводки по нему не формируются. Если проводки нужно сформировать при сохранении документа, то используется кнопка ОК. При этом документ сохраняется, формируются проводки по бухгалтерскому и налоговому учету, форма документа закрывается. Документ, по которому сформированы проводки, называется проведенным, а процесс формирования проводок – проведением. Если документ проведен, то он помечен галочкой в журнале документов. Информация из проведенного документа попадает в соответствующие отчеты. Непроведенный документ не имеет проводок, но попадает в журналы и может быть распечатан. Непроведенные документы не отмечены галочкой в журналах и не дают информации в отчеты.

Новые документы можно создавать копированием существующих. Для копирования нужно выделить документ, выбрать команду Действия ® Копировать или нажать клавишу F9.

Для изменения данных хозяйственной операции, введенной документом, нужно открыть документ, внести изменения, а затем сохранить его кнопками Записать или ОК. При проведении документа старые проводки удаляются и заменяются новыми.

Для удаления документа нужно нажать клавишу Delete или выбрать команду Действия ® Установить пометку на удаление. Снятие пометки выполняется при повторном нажатии на клавишу Delete или при выборе команды Действия ® Снять пометку на удаление.

Просмотреть сформированные по выделенному документу проводки можно командой Действия ® Результат проведения документа.

Проведенный документ можно сделать непроведенным. Для этого выделить документ в списке и выбрать пункт меню Действия ® Отмена проведения. При этом все проводки удаляются, а со значка документа удаляется пометка о проведении.

Как правило, проводки документа не редактируются, но в программе предусмотрена возможность корректировки движений документа. Для этого в окне просмотра проводок по документу нужно установить флажок Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа) и внести изменения.

Некоторые документы не формируют проводок вообще. Например, документ Счет,выставленный покупателям для оплаты.

Таким образом, основное отличие документа от операции в том, что документ имеет экранную форму и при сохранении может автоматически формировать проводки. Исправлять проводки, сформированные документом, не рекомендуется. Ввод операций используется в случае, когда нет подходящего документа. Проводки в операции можно редактировать.

Отчеты

Все виды отчетов, которые можно получить в 1С: Бухгалтерии находятся в команде Отчеты. Период, за который формируется отчет указывается в форме отчета. Можно получать отчеты за квартал, месяц, день, несколько кварталов, месяцев, дней, произвольный период.

Отчеты делятся на несколько видов:

Стандартные (используются для анализа итогов на уровне счетов, субсчетов, объектов аналитики и т.д. как в бухгалтерском так и в налоговом учете);

Отчеты по регистрам налогового учета (создаются для получения специфической информации для расчета налога на прибыль);

Регламентированные (предназначены для передачи в контролирующие инстанции и в фонды);

Для анализа отчета, поиска и исправления ошибок удобно пользоваться детализацией (расшифровкой) данных отчета. Детализация в 1С: Бухгалтерии – это построение новых отчетов, раскрывающих какой-либо параметр текущего отчета. Если данные отчета можно детализировать, то при наведении на них указателя мыши, он изменить форму на крестик с лупой. Двойной щелчок позволяет либо получить более детальную информацию сразу, либо выбрать способ детализации. Например, при построении оборотно-сальдовой ведомости можно детализировать обороты по счетам, используя Карточку счета, Ведомость по счету, Анализ счета и т.д.

Кнопка Настройка панели инструментов отчета позволяет задать другие параметры формирования отчета (выбрать детализацию, установить отбор и т.д.).

Кнопка Сформировать используется для формирования отчета. Готовые отчеты можно сохранять и распечатывать. Для сохранения отчета в другом формате (например MS Excel) нужно выбрать команду Файл ® Сохранить копию. В диалоговом окне выбрать соответствующий формат и указать имя.