Учет расчетов с персоналом по оплате труда

В программе 1С: Бухгалтерия 8 можно вести минимальный кадровый учет, учет начисленной заработной платы, удерживаемого НДФЛ, учет выплаченных сумм и депонентов, формировать основные регламентированные формы по труду и выполнять подготовку сведений для сдачи отчетов по НДФЛ и ПФР. Такой набор функций обычно достаточен для организаций, которые применяют упрощенные схемы оплаты труда, имеют небольшой штат работников, удерживают из начисленной зарплаты только НДФЛ.

Кадровый учет

Для кадрового учета в программе 1С: Бухгалтерия 8 предназначены документы Прием на работу в организацию, Кадровое перемещение организаций и Увольнение из организации.

Документ Прием на работу в организацию предназначен для отражения в информационной базе факта приема на работу физического лица. Создается командой Зарплата ® Кадровый учет ® Прием на работу в организацию. В экранной форме заполняются реквизиты шапки документа, в табличной части перечисляются принимаемые на работу физические лица, выбираемые из справочника Физические лица. На закладке Начисления для каждого принимаемого на работу физического лица указываются вид расчета и размер оплаты. Виды расчета выбираются из плана видов расчета Начисления организации. Для каждого работника, указанного в табличной части, в справочнике Физические лица вводится информация для целей налогообложения доходов работника НДФЛ. После заполнения экранной формы документ Прием на работу в организацию сохраняется, распечатывается и проводится. При проведении документа производятся движения в регистрах сведений Работники организаций и Начисления работников организаций.

Документ Кадровое перемещение предназначен для регистрации изменения должностного оклада или перевода работника в другое подразделение или на другую должность. Создается документ командой Зарплата ® Кадровый учет ® Кадровое перемещение. После заполнения экранной формы и табличной части документ сохраняется, распечатывается и проводится. При проведении формируются записи регистров Работники организаций и Начисления работников организации.

Документ Увольнение из организации предназначен для регистрации факта расторжения с работником трудовых отношений. Документ создается командой Зарплата ® Кадровый учет ® Увольнение из организации. В экранной форме документа заполняются номер и дата. В табличной части для каждого увольняемого работника нужно указать дату прекращения трудовых отношений и основание расторжения трудового договора. Основание увольнения выбирается из справочника Основания увольнения из организации. Документ сохраняется, распечатывается и проводится. При проведении документа вносятся записи в регистр сведений Работники организации и Начисления работников организации.

Учет заработной платы

Начисление зарплаты

Для начисления заработной платы и иных выплат предназначен документ Начисление заработной платы. Документы этого вида регистрируются в журнале Начисление зарплаты, который открывается из меню Зарплата.

В экранной форме указывается дата документа (последний день месяца), месяц начисления зарплаты (первый день месяца, за который начисляется зарплата). Заполнение разделов Начисление и НДФЛ возможно автоматически по кнопке Заполнить. При этом заполнение возможно плановыми начислениями или списком работников. В первом случае в табличной части Начисления выводятся суммы плановых начислений работникам, а на закладке НДФЛ – суммы рассчитанного налога. Во втором случае табличная часть заполняется только списком работников, а суммы начислений нужно ввести вручную. Если работник отработал неполный месяц, то суммы на закладке Начисления корректируются вручную, а НДФЛ может быть рассчитан при щелчке по кнопке Рассчитать НДФЛ.

После заполнения экранной формы документ сохраняется и проводится. Печатной формы документ не имеет. При проведении документа формируются записи в регистрах накопления Взаиморасчеты с работниками организации, НДФЛ: расчеты с бюджетом по работникам организации и Сведения о доходах работников.

После ввода документа можно сформировать расчетную ведомость, расчетные листки. для этого используются соответствующие команды меню Зарплата.

Выплата зарплаты

Для подготовки платежных ведомостей по форме Т-53 и регистрации произведенных по ней выплат в программе предназначен документ Зарплата к выплате организаций. Документы регистрируются в одноименном журнале.

В экранной форме указывается дата составления платежной ведомости, месяц начисления зарплаты и способ ее выплаты. В табличной части приводится список работников, включаемых в платежную ведомость, и проставляется сумма к выплате. Для автоматического заполнения табличной части рекомендуется использовать кнопку Заполнить. В случае составления платежной ведомости на аванс, выплату пособий выбирается заполнение списком работников. При выплате зарплаты - по задолженности на конец месяца. Для заполнения табличной части суммами к выплате используется кнопка Рассчитать.

Заполненный и проверенный документ сохраняется, распечатывается платежная ведомость.

Регистрация выплаченных по ведомости сумм после ее закрытия в зависимости от способа выплаты производится документом Расходный кассовый ордер с операцией Выплата зарплаты или документом Платежное поручение исходящее с операцией Перечисление заработной платы.

Регистрация не полученной работником заработной платы в установленные сроки по платежной ведомости производится документом Депонирование организаций.

Проводки и движения в регистрах производятся документами Расходный кассовый ордер и Платежное поручение исходящее.

При выплате через кассу в документе Зарплата к выплате после закрытия ведомости, но до формирования РКО следует в графе Отметка указать выплачена ли работнику зарплата или депонирована. Для удобства внесения в форму документа этих данных можно использовать кнопку Заменить на… командной панели.

Отчисления на социальные нужды

Кроме НДФЛ, начисленная работнику заработная плата облагается единым социальным налогом, взносами на обязательное пенсионное страхование и взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Ставки налогов приведены в регистрах сведений Сведения о ставках ЕСН и ПФР и Ставка взноса на страхование от несчастных случаев.

Расчет ЕСН и страховых взносов в ПФР производится при помощи документа Расчет ЕСН. Новый документ вводится в журнале Расчет ЕСН меню Зарплата. В экранной форме указывается дата выполнения расчета (последний день месяца расчета зарплаты), месяц начисления зарплаты. В табличной части на закладке Начисления приводятся данные о начислениях работникам, а на закладке Расчет ЕСН выполняется расчет ЕСН и взносов в ПФР. Для заполнения табличных частей используется кнопка Заполнить и рассчитать.

При проведении документа формируются записи в регистрах ЕСН Сведения о доходах и ЕСН исчисленный.

Отражение результатов расчета в учете

Для отражения результатов расчета зарплаты в учете предназначен документ Отражение зарплаты в регламентированном учете. Новый документ вводится в журнале Отражение зарплаты в учете (меню Зарплата).

При ручном заполнении формы в табличной части перечисляются проводки, которые необходимо сформировать при проведении документа. Кнопка Заполнить командной панели позволяет автоматически заполнить табличную часть данными уже выполненного расчета зарплаты и налогов в указанном периоде.

При проведении документа по каждой строке табличной части формируется запись в соответствующем регистре бухгалтерии. Записи отражаются в журнале проводок бухгалтерского и налогового учета.