Бухгалтерские информационные системы, их особенности и возможности использования в управлении

В современной системе управления предприятием, организацией ведущую роль играет бухгалтерская информационная система (БУИС), в которой формируется достоверная и полная информация об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях объекта управления. По оценкам специалистов, в общей совокупности информации, циркулирующей в экономической информационной системе предприятия, более половины всего ее объема составляют данные бухгалтерского учета [7].

БУИС служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения. В ней осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии, их обработка, хранение, передача пользователям для анализа и принятия решений. Информационная база бухгалтерского учета является основой для информационно -аналитических систем и систем внутреннего и внешнего аудита.

Главная цель функционирования БУИС на предприятии – обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов [7].

Некоторые предприятия также используют нефинансовую информацию. В этом случае на предприятии создается экономическая информационная система, которая состоит из взаимосвязанных подсистем, обеспечивающих управленческий аппарат необходимой информацией. При этом бухгалтерская подсистема является наиболее важной, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации о состоянии объекта управления и направлении ее во все подразделения предприятия, а также всем заинтересованным лицам. БУИС предоставляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности предприятия. В настоящее время в условиях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основным пользователем были органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация является основой для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне его. Прежде всего, она предоставляет количественные данные, необходимые для выполнения таких функций управления производственной и коммерческой деятельностью предприятия, как планирование, контроль и анализ.

Для этапа планирования бухгалтер должен предоставить информацию о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель или нет. Если нет, то по каким причинам это произошло. По результатам анализа принимаются решения относительно совершенствования системы управления предприятием.

Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она должна быть достоверной и значимой. Достоверность показывает, что информация полностью отражает хозяйственные процессы на предприятии, легко проверяема и не выражает интересы какого-либо конкретного лица. Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть полезной при составлении планов, основанной на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, насколько верными оказались предыдущие ожидания. Необходимо учитывать, что выгоды, полученные от использования учетной информации, должны быть больше произведенных на нее затрат,

Чтобы бухгалтерская информация однозначно воспринималась теми, кто участвовал в ее подготовке на предприятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять определенным требованиям [7]:

1. Требование сравнения и постоянства, т.е.нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета, иначе пропадает возможность сравнения данных.

2. Бухгалтерская информация должна быть существенной, т.е. не следует терять время на учет незначительных факторов. Если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, учет необходимо упростить. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам (ОС), а в другом − к малоценным и быстроизнашивающимся предметам (МБП) и сразу списан на затраты.

3. бухгалтерская информация должна быть консервативной. Так как отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична, т. е. следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Это обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины прибыли.

4. Бухгалтерская информация должна быть полной, содержать максимум сведений, которые необходимы пользователю.