Для управления хозяйственными процессами организации необходима информация не только о состоянии хозяйственных средств и их источников на определенную дату, но и об их движении.
Для отражения изменений в составе средств и источников используется бухгалтерские счета, которые представляют собой части баланса.
Поскольку статьи в балансе сгруппированы по экономическому принципу, то и на счетах группировка средств и источников производится по этому же принципу. Например, на основание статьи баланса «Основные средства» открывается счет «Основные средства» для отражения изменений по статье «Основные средства» и на нем ведется учет всех операций, связанных с изменением только основных средств.
Счет бухгалтерского учета представляет собой способ группировки, текущего отражения и контроля объектов бухгалтерского учета, т.е. средств, источников и хозяйственных процессов (имущества, капитала, резервов и обязательств).
Изменения в составе средств и источников происходят в результате их движения, т.е. увеличения или уменьшения. Поэтому для удобства отражения изменений отделяют записи увеличения от записей уменьшения. Это дает возможность получать необходимые сведения по каждому виду изменений.
В связи с этим построение счетов производится по двухсторонней форме и графически изображается в следующем виде:
Дебет (должен) Счет Кредит (верит)
Дебет и Кредит являются условными техническими терминами для обозначения взаимно-противоположных направлений в движении хозяйственных средств и источников, отражаемых на счетах.
На основании каждой статьи баланса можно открыть счет. При этом на основании актива баланса открываются активные счета, предназначенные для учета отдельных видов средств (имущества организации), а на основании пассива баланса открываются пассивные счета, предназначенные для учета отдельных источников (капитала, резервов и обязательств). Счета могут быть и активно-пассивными, контрактивными, контрпассивными.
При открытии счетов первоначальная запись остатков производится в активных счетах – на левой стороне, т.е. по дебету счета, а в пассивных счетах – на правой стороне, т.е. по кредиту счета. Для обозначения остатков существует специальный термин «сальдо», которое может быть начальным, т.е. на начало отчетного периода (месяца, квартала, года) и конечным, т.е. на конец отчетного периода.
Схема записей на счетах бухгалтерского учета
Счет Счет
Дебет активный Кредит Дебет пассивный Кредит
Сальдо начальное | Записи уменьшения (-) | Записи уменьшения (-) | Сальдо начальное | |
Записи увеличения (+) | Записи увеличения (+) | |||
Оборот (+) | Оборот (-) | Оборот (-) | Оборот (+) | |
Сальдо конечное | Сальдо конечное |
В дальнейшем записи увеличения средств и источников производятся на той стороне счета, на которой произведена запись начального сальдо («Сн»), а записи уменьшения – на противоположной стороне. Следовательно, записи увеличений и уменьшений в активных и пассивных счетах производятся на противоположных сторонах, при этом записи увеличений отделяются от записи сальдо начального специальной чертой.
Периодически (в конце отчетного периода) подсчитывается итог записей увеличений и уменьшений по Дебету и Кредиту счетов. Сумма записей увеличения и уменьшения средств и источников называется оборотами (см. схемы счетов).
При этом при подсчете оборотов во внимание не принимается начальное состояние средств или источников, т.е. «Сальдо начальное».
На основании начального сальдо, оборотов по дебету и кредиту определяется новое сальдо или «сальдо конечное» (Ск), которое должно быть только дебетовым в активных счетах и только кредитовым в пассивных счетах.
Для подсчета конечного сальдо в активных счетах: к сальдо начальному по дебету прибавляются обороты дебета и вычитаются обороты кредита, т.е. прибавляются обороты увеличивающие счет и вычитаются обороты уменьшающие счет, что можно записать в виде формул:
СнД + ОбД – ОбК = СкД
При отсутствии «Сн» от ОбД – ОбК = СкД
При отсутствии ОбД от СнД – ОбК = СкД
При отсутствии оборотов по дебету и кредиту счета СнД = СкД
Если стороны счета, с учетом сальдо начального, равны, счет сальдо не имеет, то есть закрывается.
Для подсчета конечного сальдо в пассивных счетах:
СнК + ОбК – ОбД = СкК и все варианты, которые рассмотрены на примере активного счета.
Например:
Счет «Касса»
Д К
Сн 200000 | Выданы из кассы денежные средства 500000 |
Поступили в кассу денежные средства 700000 | |
Об 700000 | Об 500000 |
Ск 400000 |