Разбор корреспонденции («баскетметод»)

Важное место среди технологий обучения руководителей и спе­циалистов занимает и такая разновидность метода АКС, как метод разбора деловой корреспонденции, или метод «папки с входящими документами».

В профессиональной литературе этот метод называют «инфор­мационным лабиринтом» («In» tray exercises; «In» basket exercises), или «баскетметодом». Он основан на работе с документами и бу­магами, относящимися к повседневной деятельности сотрудника той или иной компании.

Слушатели получают папки с одинаковым набором докумен­тов, относящихся к деятельности определенного предприятия, уч­реждения или его подразделения. Сам слушатель выступает в роли лица, принимающего решение (в этом амплуа может выступить так­же малая группа).

Цель упражнения для участника - занять позицию человека, от­ветственного за работу с «входящими документами», и справиться со всеми задачами, которые она подразумевает.

В папке находятся: письма от сторонних организаций, служеб­ные записки от руководителей смежных или подчиненных подраз-

делений, от специалистов; исходящие письма, подготовленные на подпись; докладные и даже документы частного характера, не от­носящиеся к делу или выходящие за пределы компетенции данного руководителя.

Метод «папки с входящими документами» обычно используется в двух случаях. Во-первых, он применяется в качестве диагностического инструмента для определения того, как член группы справляется с подобной работой. Во-вторых, это метод оценки того, как участники на практике используют навыки, приобретенные на тренинге.

Методика обучения таким методом включает два этапа:

Первая часть задания: каждый слушатель (или группа) разбира­ется в документах, адресует их соответствующему исполнителю, на­кладывает необходимую резолюцию там, где полагает нужным дать ход документу, то есть предпринимает те действия, которые счита­ет необходимыми.

Вторая часть задания: на основании разрозненной информации в отдельных документах составить представление о ситуации, сло­жившейся на управляемом объекте, сделать выводы и принять ряд решений, то есть найти выход из «информационного лабиринта».

Перед постановкой задачи участники получают совет относи­тельно наилучшего способа решения проблем, возникающих в свя­зи с «папкой». Успех участника определяется его способностью использовать в работе полученные знания и информацию.

Важно подчеркнуть, что существенной составной частью про­цесса обучения является обратная связь, которую необходимо пре­доставлять участникам после завершения упражнения.

После осуществления необходимых действий участники соби­раются вместе и делают обзор вариантов решения или предприня­тых действий и оценивают их эффективность, проводят обсужде­ние приобретенного опыта.