Организация документационного обеспечения управления

Неуклонное возрастание потребности управления в документационном обеспечении привело к созданию единой в масштабе государства системы документационного обеспечения, в рамках которой должно быть организовано и документационное обеспечение деятельности органов управления в различных организациях. При этом организацию документационного обеспечения управления необходимо рассматривать в двух аспектах – функциональном и структурном.

Организация документационного обеспечения управления как функции строится в рамках Государственной системы документационного обеспечения управления и на основе её положений, устанавливающих цель, правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления и требования, с учётом которых оно должно осуществляться, состав управленческих документов, правила унификации и стандартизации документов и их оформления, а также организацию работы с документами при их разработке, в процессе их движения и заканчивая подготовкой к передаче в архив.

Рассматривая организацию документационного обеспечения управления в функциональном аспекте, необходимо выделить следующие её составляющие, являющиеся прерогативой соответствующих высших или вышестоящих организаций:

упорядочение создания документов с установлением соответствующих полномочий организаций различного уровня;

систематизацию документов и их унификацию;

установление и закрепление единых форм документов и единых требований к их реквизитам;

организацию экспедиции документов с целью своевременной их доставки по назначению.

Кроме того, организация документационного обеспечения управления в каждой организации, независимо от её уровня, предполагает:

упорядочение обработки поступающих или создаваемых в организации документов и их движения до завершения исполнения или сдачи в дело;

создание информационно-поисковой системы по документам организации;

организацию контроля исполнения документов;

организацию подготовки документов к передаче в архив;

совершенствование работы с документами, в том числе путём применения средств механизации и автоматизации.

Структурную организацию документационного обеспечения управления отражает так называемая служба документационного обеспечения управления, представляемая в различных организациях соответствующими структурами, выполняющими функции этого вида информационного обеспечения, которые будут рассмотрены в отдельной главе.

Такова функциональная и структурная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. Вместе с тем немаловажный интерес представляет изучение процесса его осуществления.