Функции. Для выполнения своей основной задачи секретарь выполняет следующие функции

Для выполнения своей основной задачи секретарь выполняет следующие функции:

2.1. Проведение первичной обработки поступивших в адрес подразделения документов (проверка правильности доставки и комплектности вложений, вскрытие конвертов, проставление отметки о поступлении).

2.2. Прием и отправка документов по факсимильной и компьютерной связи.

2.3. Ввод в компьютер регистрационных данных о поступивших, внутренних и отправляемых документах.

2.4. Доставка документов в отдел из канцелярии в установленные сроки.

2.5. Обеспечение своевременного рассмотрения поступивших документов руководителем подразделения.

2.6. Изготовление текстов служебных документов, их редактирование и распечатка, выполнение машинописных и копировальных работ.

2.7. Контроль за правильностью оформления документов, отправляемых из подразделения, отправка документов по почте.

2.8. Ежедневный контроль сроков исполнения документов в отделе.

2.9. Подшивка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения, обеспечение сохранности документов.

2.10.Получение в канцелярии приказов и распоряжений Генерального директора и своевременное доведение их до сведения руководства подразделения и сотрудников.

2.11.Прием и передача по телефону информации для руководителя и сотрудников подразделения.

2.12.Ведение протоколов заседаний и совещаний, их оформление и организация хранения.

2.13.Обеспечение сотрудников подразделения канцелярскими принадлежностями, а также рабочего места руководителя всеми необходимыми для работы принадлежностями.

2.14.Бездокументное обслуживание руководителя подразделения (телефонные переговоры, распорядок деловых встреч и переговоров), выполнение его указаний и поручений.