2015-04-01
1857
Учебное пособие подготовлено для студентов, изучающих дисциплину "Основы документационного обеспечения управления". Содержание пособия определилось составом знаний, которые в соответствии с ГОС ВПО необходимы для формирования профессиональных знаний и умений в области делопроизводства.
Учебное пособие обеспечивает получение теоретических знаний о современном состоянии вопросов ДОУ, истории зарождения и развития этой деятельности, роли документа и информации в управленческом процессе, его развитии, системах документации, организации службы делопроизводства, технологии работы с документами, хранении документов и подготовке их к сдаче в архив, а также формирование навыков составления и оформления основных управленческих документов.
Пособие содержит практические примеры оформления документов и приложения, призванные помочь сформировать у студента навыки, необходимые в профессиональной деятельности.
Необходимо признать, что нормативные правовые и нормативно-методические положения о документационном обеспечении управления в современной России оказались рассеянными по многочисленным правовым и нормативным актам. При этом действующие акты подчас дублируют, противоречат друг другу, а иногда содержат устаревшие требования. Существуют неоправданные параллельные «бумажные» и «электронные» системы документирования, наблюдается многообразие несовместимых между собой программных, технологических и технических средств.
Концепция дальнейшего пути развития делопроизводства в Российской Федерации исходит из того, что управленческие функции и документация, их обслуживающая, находятся во взаимной зависимости: речь идет об идее перехода от традиционного представления о роли делопроизводства в управлении к управлению массивами документации, понимая документацию как важнейшую составную часть информационных ресурсов организаций.
В настоящее время находится на рассмотрении проект закона о документационном обеспечении управленческой деятельности, который определяет основные направления государственного регулирования работы с документами в сфере управления.
Кроме предложенного закона в стране должны действовать различные подзаконные нормативные акты, устанавливающие единые требования к управленческой документации. Например, в их состав следует включить:
типовые инструкции по ДОУ в различных видах организаций и отраслях деятельности;
типовое положение о службе ДОУ;
типовые положения о порядке документирования информации;
типовые положения о порядке доступа к документам и использования документированной информации;
типовые перечни документов постоянного срока хранения;
перечни документов с указанием сроков хранения;
регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
правила работы архивов организаций;
государственные национальные стандарты, общероссийские классификаторы документов и др.
Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации.
Список использованной литературы
1. Барчан Н.Н., Кириллов Ю.Ф., Орловский Ю.Б. Управленческая деятельность и её организация. Мн. М.: ЦИПК, 2004.
2. Барчан Н.Н., Орловский Ю.Б. Организация управленческой деятельности: Учебник/ Под ред. Ю.Ф. Кириллова. М.: ЦИПК, 2007.
3. Барчан Н.Н., Орловский Ю.Б. Организация работы с документами: Учебное пособие. / Под ред. Ю.Ф. Кириллова. М.: ЦИПК, 2008.
4. Баскаков М.И. Современное делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д: Феникс, 2007.
5. Быкова Т.Л., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. М.: МЦФЭР, 2006. 560 с.
6. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. М.: "ТК Велби", Проспект, 2006. 456с.
7. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. М.: Инфра-М, 1999.
8. Кузнецов С.М. Делопроизводство на компьютере. М.: ЗАО «Бизнес-школа "Интел-Синтез"», 2000. 232 с.
9. Кузнецова Т.В., Санкина Л. В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. М.: МЦФЭР, 2007. 432 с.
10. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере: Практич. пособие. М.: Приор, 1996.
11. Чуковенков А.Ю., Янковая В.И. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. М.: Проспект, 2004.
12. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Деловая корреспонденция: Справочник. М.: МЦФЭР, 2004. 576 с.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Примерное положение о службе документационногообеспечения управления (структура текста)1. Общие положения 1.1. Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях[15] осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. 1.3. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.1.4. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:в министерствах и ведомствах - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив; в муниципальных органах управления и в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производятся в соответствии с установленными нормами времени.1.6. Организация рабочего места и условия труда работников службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами, государственными и отраслевыми стандартами.1.7. Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о службе ДОУ, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. 1.9. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется:законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления;распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.1.10. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования. 2. Цели и задачи службы ДОУ 2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей служба ДОУ решает следующие задачи.2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами.2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов и документов.2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации. 3. Функции службы ДОУ 3.1. В соответствии с предназначением служба ДОУ осуществляет следующие функции.3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.3.1.11. Организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы.3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ.3.1.13. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ. 4. Права и ответственность службы ДОУ 4.1. При решении задач документационного обеспечения служба ДОУ в лице её руководителя наделяется следующими правами:4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему).4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации.4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ.4.1.4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам.4.1.10. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.4.2. При выполнении возложенных функций руководитель службы ДОУ несет ответственность:4.2.1. За обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.4.2.2. За выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ. 5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями 5.1. Служба ДОУ взаимодействует со структурными подразделениями и службами организации по следующим вопросам.5.1.1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления.5.1.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.5.1.3. Со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации, совершенствования стиля и методов работы с документами.5.1.4. Со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы.5.1.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и стандартов.Приложение 2
Пример должностной инструкции
работника службы ДОУ
| ЗАО «СТРЕЛА» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Москва | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО ___________ ___________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) ____________ (ДАТА) |
Секретарю структурного подразделения
