Этапы процесса контроля

В процедуре контроля процесса производства обычно вы­деляют три этапа: выработку стандартов и критериев, сопостав­ление с ними результатов и утверждение некоторых корректи­рующих воздействий. Каждый этап заканчивается утверждени­ем определенных управленческих решений.

Установление стандартов. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерение. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. Менеджер определяет насколько результаты соответствуют его ожиданиям, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Деятельность менеджера на этом этапе заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации, ее оценке. При этом важно определить масштаб отклонений. При большом масштабе, возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. При маленьком масштабе, организация будет реагировать на небольшие отклонения, что потребует дополнительное время.

Измерение результатов, позволяет определять, удалось ли соблюсти стандарты. Измерение должно соответствовать том виду деятельности, который подвергается контролю.

Заключительная стадия этапа сопоставления результатов заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер принимает решение о важности той или иной информации.

При вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер выбирает одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарт.

Ничего не предпринимать. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

Устранить отклонение. Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения, бессмысленна. Стадия измерения показывает масштаб отклонения от стандарта и точно указать его причину. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий. Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения внутренних переменных факторов организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов.

Пересмотр стандартов. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, так как они не основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.