Процесс принятия решений включает целый ряд стадий и операций. Но прежде чем приступить к отработке процесса принятия решения, необходимо ответить на следующие вопросы: что делать, как делать, кому поручить работу, для кого делать, где делать, что это даст.
Вопрос о том, сколько и какие стадии должен пройти процесс принятия решений и какие указанные из вопросов взять к первоочередному исполнению и каково конкретное содержание каждого из них – вопросы спорные и неодинаково решаются менеджерами. Но общим требованием для всех принимаемых решений является то, что все они должны основываться на достоверной текущей и прогнозируемой информации и анализе всех факторов, влияющих на достоверность полученной информации.
Поэтому менеджер-руководитель обязан постоянно и всесторонне изучать поступающую информацию для подготовки и принятия решений с учетом сложившихся требований на предприятии (в организации).
Требования к технологии должны сводиться к следующему:
- Во-первых, формирование проблем, разработка и выработка решений должны быть сконцентрированы на том уровне иерархии управления, где для этого имеется соответствующая информация.
- Во-вторых, информация должна поступать от подразделений фирмы, находящихся на разных уровнях управления и выполняющих разные функции.
- В-третьих, выбор и принятие решений должны отражать интересы и возможности тех уровней, на которые будет возложено выполнение решений.
- В-четвертых, при принятии решений должна строго соблюдаться соподчиненность в иерархии, высокая дисциплина выполнения заданий и требований.
После изучения указанных требований, переходят к технологии принятия решения, которая сводится к следующим четырем этапам:
1. постановка задачи;
2. формирование решения;
3. выбор решения;
4. организация и контроль за исполнением решения.
Постановка задачи включает выявление и описание проблемной ситуации, оценку времени определения ресурсов. Постановка задачи служит основанием для последующей выработки и принятия решений. Задачу формирует руководитель или специалист, который контролирует управление, по которому принимается решение.
Формирование решения включает:
- анализ проблемной ситуации;
- формирование целей и ограничений;
- формирование альтернативных вариантов.
При анализе проблемной ситуации определяют объективность проблемы. Анализ проблемы и ее определенность позволяют в последующем определить цели и стратегическое направление их решения, а также установить причины возникновения проблемы и связь ее с другими проблемами.
После анализа проблемы необходимо:
· сформировать намеченную цель. Это, во-первых, в конкретной проблеме определить четко конкретные цели; во-вторых, установить, по необходимости, промежуточные цели в зависимости от ресурсов. В-третьих, глубокое изучение, поиск и анализ целей даст возможность принять многоцелевое решение, а это экономит ресурсы. В-четвертых, приобретение опыта позволяет перейти от ситуационного управления к программно-целевому, к перспективному и социально-экономическому планированию развития предприятия.
· формирование альтернативных вариантов решений и возможности их реализации – это единый процесс. Альтернативность предусматривает варианты: во-первых, решений должно быть столько, сколько позволяет их составить время и ресурсы; во-вторых, в реальных условиях практики обычно рассматривают 2-3 варианта. В этом случае меньше трудоемкости, поиска, затрат на принятие решений.
При наборе вариантов появляется гарантия, что в их числе есть наилучший вариант. Но во всех случаях альтернативности необходимо сопоставить ожидаемый эффект от выбранного решения с затратами на его поиск.
Для определения эффективности решения возможны два подхода:
· формальный
· неформальный
Формальный применяется в случае, если имеется возможность количественно измерить предпочтения решений на множестве показателей достижения целей. Назначение этой операции в том, чтобы отобрать эффективные варианты решений и не пропустить неэффективные решения.
Эффективным считается тот вариант решения, который является предпочтительным и не противоречит другим целям и критериям.
Если выбор решения формальным путем не получается, то проводят неформальный анализ эффективности решений. При этом учитываются как положительные, так и отрицательные пожелания принятия решений. При принятии такого решения всегда имеется риск.