Места регистрации документов

Регистрация документов может производиться централизованно и децентрализованно.

Централизованная регистрация документов, т.е. их регистрация в едином для учреждения пункте - канцелярии, в условиях традиционных (ручных) методов обработки документной информации применяется, как правило, в некрупных учреждениях, аппаратах управления предприятий и организаций. В министерствах, ведомствах, городских, областных и районных администрациях и других крупных учреждениях с большим объемом документооборота централизованная регистрация документов может быть организована только на основе применения ЭВМ или копировально-множительной техники выборочного копирования. При этом необходимо помнить, что письма граждан всегда регистрируются централизованно в канцелярии учреждения.

Предпочтительность централизованной регистрации документов обусловлена тем, что она резко сокращает трудоемкость обработки документов в документационной службе структурных подразделений и формирует в условиях функционирования АСДОУ единую справочно-информационную систему по документам, позволяющую управлять информационными ресурсами учреждения.

Технология и пункты регистрации документов регламентируются в инструкции по документационному обеспечению деятельности учреждения или в Табеле документов.

К инструкции прилагаются:

Ø перечень документов, не подлежащих регистрации (поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты и т.д.);

Ø классификаторы информации, предназначенные для регистрации документов,

Ø номенклатура дел,

Ø классификатор корреспондентов,

Ø классификатор структурных подразделений учреждения,

Ø классификатор руководителей и специалистов,

Ø классификатор видов документов,

Ø классификатор вопросов деятельности учреждения,

Ø классификатор вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан. В конкретных учреждениях состав классификаторов может быть дополнен.

Децентрализованная регистрация документов характерна для крупных учреждений сложной, часто территориально разобщенной структуры и предполагает наличие множества пунктов регистрации.

Децентрализованная регистрация производится по группам документов, например:

Ø документы, передаваемые руководству учреждения - в канцелярии (в группе регистрации или в бюро правительственной переписки),

Ø приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ;

Ø приказы по кадрам - в отделе кадров;

Ø бухгалтерская документация - в бухгалтерии;

Ø учебная документация - в учебной части;

Ø переписка - в структурных подразделениях и (или) в службе ДОУ,

Ø предложения, заявления и жалобы граждан - в группе (бюро, отделе) писем,

В структурных подразделениях документы, поступившие из экспедиции, регистрируются секретарем.

Вместе с тем децентрализация должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.