Журнал регистрации договоров

Во всех регистрационных журналах графы заполняются только в хронологическом порядке.

Однако ж урнальная форма регистрации документов в учреждениях со значительным документооборотом не должна применяться ввиду ее серьезных технологических недостатков:

· запись ведется в последовательности поступления, поэтому ее может вести один человек;

· регистрация документа дублируется в структурных подразделениях, куда документ передается для исполнения;

· усложняется справочная работа, в частности возникают затруднения при наведении поисковых справок, поскольку недостаточно поисковых признаков (основной - дата поступления или отправки);

· усложняется сроковый контроль за исполнением документа, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале, что, во-первых, крайне неудобно, а во-вторых, замедляет документооборот;

От этой формы регистрации целесообразно отказаться даже в некрупных учреждениях и организациях с небольшим документооборотом (школах, правлениях кооперативов и т.д.), имеющих правильно составленные номенклатуры дел.

Поступивший документ в этом случае после экспедиционной обработки подшивается в соответствующее дело и вместе с делом передается на рассмотрение и исполнение. В регистрационном штампе проставляется его порядковый номер в данном деле. При необходимости может вестись внутренняя опись дела, в которой указываются наименования документов, их исходящие номера и даты, номера листов дела. Справочная и контрольная работа осуществляется непосредственно по делам. Такой способ учета документов дает возможность значительно сократить трудоемкость делопроизводственных операций и уделить большее внимание работе с самими документами.

Карточная форма регистрации. Виды картотек.