Преимущества и технологические недостатки журнальной формы

В настоящее время существуют 3 формы регистрации документов: журнальная; карточная, автоматизированная (компьютерная).

Журнальная форма - одна из первых форм регистрации документов, была введена Генеральным регламентом Петра 1 в 1720 году. Главное ее преимущество - простота использования.

Сегодня эта форма используется в тех организациях, куда поступает небольшое количество документов (менее 500-600 документов в год).

Слишком дробная система регистрации усложняет работу, поэтому ведение регистрационных журналов целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер:

ü документы об образовании (дипломы, аттестаты),

ü трудовые книжки,

ü пропуска,

ü справки,

ü экзаменационные направления.

В работе с конфиденциальными и кадровыми документами также целесообразно использовать журнальную форму регистрации.

Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Одновременно ведутся несколько журналов регистрации:

· входящей корреспонденции;

· исходящей корреспонденции;

· входящих распорядительных документов от руководства;

· входящих телеграмм;

· исходящей переписки с руководством и т.д.

Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные непосредственно специалистами службы ДОУ.

Обложка журналов изготавливается на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме:

_______________________________________________________ (наименование организации) НАИМЕНОВАНИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ЖУРНАЛ регистрации_______________________________________ Начат ___ ___________ 200__ г. Окончен ___ ____________ 200__ г.

С момента заведения журнала регистрации (учета) документов на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (на лицевой или оборотной стороне) или на каждой странице журнала. Они могут оформляться и на последней странице. Например:

Лицо, ответственное за ведение журнала

_________________ _________________

Должность Фамилия И.О.

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

1. Все листы журнала нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго, по порядку.

2. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона) и склеивают середины концов нитки. На узел шнуровки листов на последней странице журнала делается наклейка. Для этого используется бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати

3. Поверх наклейки ставят оттиск печати (сургучной, мастичной) отдела или организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата.

4. На последней странице делается заверительная надпись, которую проставляет делопроизводитель (секретарь, начальник подразделения, заместитель руководителя организации по управлению или сам руководитель организации) по следующему образцу:

В данном журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью _________________ листов

Начальник отдела _____________________________

________________ _____________________

подпись расшифровка подписи

_____ ___________ 200 __ г.

Все записи в журнале делаются чернилами (пастой) синего или фиолетового цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в неё вносится запись:

Исправлено в графе 6

_______________ ______________________________

подпись расшифровка подписи

00.00.200__

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка (запись № ______ в графе № ________ недействительна) и указываются новые сведения.

Журналы регистрации (учета) являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц с журналом регистрации (учета) должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведения. По окончании журнала на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

На отдельные виды журналов Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Росархивом от 06.10.2000, установлены сроки хранения от 3 до 75 лет.