Разработка классификационной схемы

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения.

Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).

За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), договорами, перепиской и другими документами.

Последними включают регистрационно-учетные формы (картотеки, журналы, электронные базы данных и т.п.).

Внутри групп документов заголовки также располагаются по степени важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный.

В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с директивными и вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями и в конце - с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий.

Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы РФ, постановления, указы, декреты, распоряжения Президента РФ, распоряжения Администрации Президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, уставы (положения об организации), протоколы, приказы, штатные расписания, планы (годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные), информации, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по функциональному принципу. Разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Пример схемы номенклатуры, построенной

по функциональному принципу

01 Руководство или исполнительная дирекция.

02 Планирование.

03 Финансирование.

04 Учет и отчетность.

05 Кадры.

06. Документационное обеспечение.

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу.

Пример схемы номенклатуры, построенной

по структурному принципу

01 Общий отдел.

02 Бухгалтерия.

03 Отдел кадров.

04 Юрисконсульт.

В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).

Пример схемы номенклатуры, построенной

по структурно-функциональному принципу

01 Руководство.

02 Организационно-методическая работа.

03 Спортивно-массовая работа.

04 Тренерский совет.

05 Бухгалтерия.

06 Отдел кадров.

Дела с протоколами, приказами по основной деятельности, уставами, положениями, свидетельствами о регистрации включаются в первый раздел - «Руководство». Внутри разделов номенклатуры дела располагаются по степени важности документации в логической последовательности.

14.2.5. Определение сроков хранения дел;