Графы номенклатуры

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов - номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом. Например: 02-01, 02-02, 02-03 и т. д.

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело «Приказы исполнительного директора по основной деятельности. Копии» в номенклатуре дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и т. д.

Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных индексов для незапланированных дел в течение года.

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел. Заголовки дел по вопросам, которые решаются более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.

Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел определенной категории, заведенных в организации в течение года. Каждое дело не должно превышать 250 листов. Поэтому при большем объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Более того, нужно помнить, что в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному или типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом «наименование должности руководителя службы ДОУ».

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел; передаче дел в другие организации или структурные подразделения для продолжения; о незаведении дел; о переходящих делах; включении дел в акт на уничтожение; о сотрудниках, ответственных за формирование дел; о местонахождении подлинника и др.

В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка «в электронном виде».

На последнем листе номенклатуры дел помещаются виза заведующего архивом, подпись руководителя службы ДОУ, гриф согласования номенклатуры дел ЦЭК (ЭК) организации, гриф согласования с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.

Номенклатура дел организации на следующий календарный год составляется в 3-4 кварталах текущего года на основе предложений, подготавливаемых структурными подразделениями или сотрудниками организации, лицами, ответственными за делопроизводство, Составленные в каждом структурном подразделении организации номенклатуры дел визируются ее руководителем. При наличии в организации ЭК в структурных подразделениях они согласовывают номенклатуру дел своих структурных подразделений.

Номенклатура дел согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом (распоряжением).

Утвержденная номенклатура дел организации согласовывается с государственным архивом (ЦЭК) и действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически.

В том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (экспедиции, театры, учебные заведения и другие, делопроизводственный год которых начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности), номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Корректировку номенклатуры дел рекомендуется проводить следующим образом: в конце текущего года руководители службы ДОУ и ведомственного архива проводят совещание с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. На нем анализируют разделы номенклатуры дел текущего года, определяют правильность формулировок заголовков дел, проверяют соблюдение указанных сроков хранения дел, полноту отражения в номенклатуре всего комплекса документов. В процессе обсуждения и анализа номенклатуры дел определяется необходимость ее корректировки.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Работу по составлению номенклатуры дел организует руководитель организации.