Общие требования к номенклатуре дел. Изучение состава документов

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

· охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

· раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

· конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

· систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Основными документами, которыми следует руководствоваться при составлении номенклатуры, являются:

· устав или положение об организации;

· положения о структурных подразделениях;

· штатное расписание;

· классификаторы участков деятельности и классификаторы структурных подразделений;

· справочные картотеки;

· номенклатуры дел за прошедшие годы;

· типовые и примерные номенклатуры данной системы;

· описи дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу;

· акты о выделении документов и дел к уничтожению;

· регистрационные формы (журналы, картотеки).

Но главным источником являются сами документы организации. Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

· определение круга документов для включения в номенклатуру;

· составление заголовков (наименований) дел;

· разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

· определение сроков хранения дел;

· определение системы индексации и установление индексов дел;

· оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел организации.

В номенклатуру дел включаются дела и временно действующих органов, комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций, которые служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например, ликвидационной комиссии.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для их продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.). Они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах, научно-технических библиотеках или других подразделениях организации.