2015-04-30
1931
И ведомственном архиве
На основании номенклатуры дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации, при этом оформляется титульный лист, если это министерство, ведомство, или используется общий бланк организации.
Номенклатура дел организации (сводная) составляется в четырех или пяти экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра. Первый экземпляр является документом постоянного срока хранения (ст. 6 Перечня типовых документов). Он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют ДОУ. Второй экземпляр является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами. Третий экземпляр служит в качестве учетного документа в ведомственном архиве, а четвертый остается после согласования в соответствующем архивном учреждении. Пятый экземпляр может в виде выписок, которые заверяются службой ДОУ, направляться в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.
Номенклатура дел структурного подразделения может составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.
Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив. Номенклатурой дел должны быть предусмотрены все документы и дела, как получаемые, так и создаваемые в организации, и отражающие документируемые ими направления деятельности. В номенклатуре дел должно быть учтено раздельное формирование дел постоянного и временного хранения.
