Нумерация листов в деле

Листы дела для удобства использования и обеспечения сохранности нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не затрагивая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

Нумеруются все листы в деле, кроме внутренней описи и заверительной надписи. Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют по каждому тому или по каждой части отдельно.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне, в левом верхнем углу.

Сложенные листы (формата А3, А2) разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется отдельно. Листы большого формата (более А4) за середину подшивать запрещается.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и пр.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверт.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. Чистые листы не нумеруются.

Если документы наклеены «елочкой», например, в приложениях к авансовым отчетам по командировкам, то сначала нумеруется лист-основа, а затем все приклеенные документы.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов проводится их перенумерация; при этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. К делу составляют новую заверительную надпись, старую зачеркивают и сохраняют в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Например, если два-три листа пронумерованы под одним и тем же номером - 20, или лист пропущен при нумерации, то к числу «20» необходимо приписать буквы в алфавитном порядке, начиная со второго документа - 19, 20, 20а, 20б, 20в, 21, 22.